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Servicios - 53650-2018
06/02/2018    S25

Alemania-Aquisgrán: Servicios de desarrollo de software de transacciones comerciales y personales

2018/S 025-053650

Anuncio de información previa

El presente anuncio es una convocatoria de licitación

Servicios

Base jurídica:
Directiva 2014/24/UE

Apartado I: Poder adjudicador

I.1)Nombre y direcciones
Nombre oficial: Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen - RWTH Aachen University
Dirección postal: Wüllnerstr. 5
Localidad: Aachen
Código NUTS: DEA2D Not specified
Código postal: 52062
País: Alemania
Persona de contacto: Abteilung 7.3 Einkauf und Zollangelegenheiten
Correo electrónico: beschaffung@rwth-aachen.de
Teléfono: +49 2418094200
Fax: +49 2418092251
Direcciones de internet:
Dirección principal: www.rwth-aachen.de
I.3)Comunicación
Puede obtenerse más información en la dirección mencionada arriba
Las ofertas o solicitudes de participación deben enviarse a la dirección mencionada arriba
I.4)Tipo de poder adjudicador
Organismo de Derecho público
I.5)Principal actividad
Educación

Apartado II: Objeto

II.1)Ámbito de la contratación
II.1.1)Denominación:

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit integriertem Reisekostenmanagement

II.1.2)Código CPV principal
72212400 Servicios de desarrollo de software de transacciones comerciales y personales
II.1.3)Tipo de contrato
Servicios
II.1.4)Breve descripción:

Seit 2014 wird SAP (Module FI, FI-AA, FI-TV, PSM, PS, CO, OM, MM, HCM und BI) in der zentralen Verwaltung der RWTH Aachen genutzt. Aktuell sollen die dezentralen Bereiche der RWTH in die elektronische Eingangsrechnungs-, Reiseantrags- und -abrechnungsbearbeitung eingebunden werden. Hierfür sollen diese mit einem komfortablen und ergonomischen Verwaltungsdesktop ausgestattet werden, über den die administrativen Aufgaben workflowgesteuert und effizient abgebildet werden. Es können bis zu

3 000 Mitarbeiter betroffen sein, die in die Prozesse der Rechnungsbearbeitung und des Reisemanagements einbezogen werden müssen. Es sollen einheitliche Oberflächen zum Einsatz kommen, da z.B. Projektverantwortliche eine Freigabe sowohl in der Rechnungs- als auch in der Reisekostenbearbeitung zu verantworten haben. Es wird eine Software-Lösung gesucht, die auf SAP-Technologien basiert und das vorhandene Dokumentenmanagementsystem d.3 der Fa. develop nutzt bzw. integriert.

II.1.5)Valor total estimado
II.1.6)Información relativa a los lotes
El contrato está dividido en lotes: no
II.2)Descripción
II.2.2)Código(s) CPV adicional(es)
72212400 Servicios de desarrollo de software de transacciones comerciales y personales
72212451 Servicios de desarrollo de software de planificación de recursos empresariales
48311000 Paquetes de software de gestión de documentos
II.2.3)Lugar de ejecución
Código NUTS: DEA2D Not specified
Emplazamiento o lugar de ejecución principal:

Aachen.

II.2.4)Descripción del contrato:

Auf einem bestehenden SAP-System (FI, FI-AA, FI-TV, PSM, PS, CO, OM, MM, HCM und BI) sollen die Institute in die elektr. Rechnungseingangs-, Reiseantrags- und -abrechnungsbearbeitung eingebunden werden. Hierfür sollen diese mit einem komfortablen und ergonomischen Verwaltungs-Desktop, basierend auf SAP-Technologien, ausgestattet werden, über den die administrativen Aufgaben workflowgesteuert und effizient abgebildet werden. Diese Lösung soll eine lokale Installation (OnPremise, keine Cloud) auf den Systemen der RWTH sein. Es können bis zu 3 000 Mitarbeiter betroffen sein, die in die Prozesse einbezogen werden. Es sollen einheitliche Oberflächen zum Einsatz kommen, da z.B. Projektverantwortliche eine Freigabe sowohl in der Rechnungs- als auch in der Reisekostenbearbeitung zu verantworten haben.

Anforderungen:

— GOBD-konform,

— Mehrsprachig (mind. Deutsch und Englisch) und Barrierefreiheit,

— Mindeststandards xRechnung des IT Planungsrates und ZUGFeRD,

— differenzierte Berechtigungen einzelner Workflowaufgaben auf Basis von Rollen aus dem RWTH-eigenen Identity-Management und/oder aus SAP,

— Information der Workflowbeteiligten über Aktion z.B. per Mail,

— Revisionssichere Prozessabbildung/-protokollierung,

— Bearbeitung dezentraler Workflows über SAP NetweaverPortal, zentraler Workflows über SAP GUI,

— Erweiterungsoption der portalgestützten Workflowoberfläche unter SAP Fiori,

— SAP-zertifizierte Lösung mit dauerhafter Releasefähigkeit,

— Kundeneigene Anpassbarkeit der Workflowaufgaben,

— Mandantenfähige Integration in die vorhandene 3-Systemlandschaft.

Rechnungen gehen zentral ein, werden an die Verantwortlichen zur Prüfung und Vorkontierung weitergeleitet und zur Buchung an die zentrale Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Zukünftig sollen diese Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert werden.

Funktionale Anforderungen an elektr. Rechnung:

— Einhaltung der EU Richtlinie 2014/55 und der nationalen Beschlüsse,

— Abbildung über Mail-Postfächer mit Extraktion in die Verarbeitung,

— Verarbeitung gescannter Papierrechnungen mit Leerseiteneliminierung, automatisierte Rechnungstrennung usw. sowie fortgeschrittene OCR-Erkennung,

— Erkennung und Zuordnung von Rechnungsinhalten in die SAP-(Vor)Erfassungs-transaktionen und intelligente Unterstützung von verbundenen Geschäftsvorfällen z.B. Anlegen eines Kreditors in SAP in einer ergonomischen Softwareoberfläche,

— Erkennung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie differenzierte SAP-Weiterbearbeitung,

— Abbildung von Workflows zur Ergänzung von fehlenden Buchungsinformationen z.B. PSP-Element und Freigabeschritte durch definierte Personen,

— Verknüpfung gebuchter Belege mit Rechnungsabbild.

Mitarbeiter der dezentralen Einrichtungen sollen ihre Dienstreiseanträge elektr. stellen und genehmigen lassen. Anschließend soll die Reisemittelbeschaffung elektr. unterstützt erfolgen und die Kosten hierfür workflowgesteuert bei der zentralen Reisekostenstelle geltend gemacht und von dort automatisiert in SAP ausgezahlt werden. Reisekostenbelege sollen dem digitalen Antrag zugeordnet werden können.

Für die Abbildung des Reisekostenmanagements sind folgende Funktionen erforderlich:

— Reiseantrags- und Abrechnungsworkflow mit dezentralen Freigabeoptionen und zentraler Freigabe mit Zuordnung und Übermittlung einer SAP-Reisenummer,

— Reisevorschussbeantragung per Workflow mit verschiedenen Freigaben,

— Verknüpfung von Buchungsprozessen für Reisemittel gängiger Reiseanbieter bzw. deren Buchungsportale (Bahn, Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenanbieter usw.) mit der Reisenummer und Integration in Verwaltungsdesktop,

— Selfservice zur Reiseabrechnung mit Zuordnung gescannter oder elektronischer Belege,

— Belegerfassungsoption über mobile Endgeräte,

— Belegintegration mit Reisebezug ins DMS d.3,

— Belegzuordnung (z.B. Lieferscheine) über Partner gebuchter und zentral bezahlter Reisemittel aus SAP-Kreditkarten-Clearing zur Reise bzw. deren Abrechnung anhand verschiedener Erkennungsmerkmale,

— Geschäftsprozessvarianten.

II.2.5)Criterios de adjudicación
El precio no es el único criterio de adjudicación, y todos los criterios figuran únicamente en los pliegos de la contratación
II.2.6)Valor estimado
II.2.7)Duración del contrato, acuerdo marco o sistema dinámico de adquisición
II.2.10)Información sobre las variantes
II.2.11)Información sobre las opciones
II.2.13)Información sobre fondos de la Unión Europea
El contrato se refiere a un proyecto o programa financiado con fondos de la Unión Europea: no
II.2.14)Información adicional

Informationen und Kennzahlen der RWTH finden Sie hier: http://www.rwth-aachen.de/cms/root/Die-RWTH/Profil/~enw/Daten-Fakten/

Apartado III: Información de carácter jurídico, económico, financiero y técnico

III.1)Condiciones de participación
III.1.1)Habilitación para ejercer la actividad profesional, incluidos los requisitos relativos a la inscripción en un registro profesional o mercantil
Lista y breve descripción de las condiciones:

Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie/Scan). Der Auszug darf nicht älter als vom 1.12.2017 sein. Sollte der Bewerber gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, nicht in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen sein, ist dieser Umstand mittels einer unterschriebenen schriftlichen Eigenerklärung zu erklären und diese Erklärung anstelle des Nachweises einzureichen.

III.1.2)Situación económica y financiera
Lista y breve descripción de los criterios de selección:

a. Darstellung des Bewerbers (Name, Anschrift, Rechtsform, Gründungsdatum, Leistungsspektrum, Kerngeschäft, strategische Ausrichtung und Gesellschafterverhältnisse) und der Organisation (Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, Struktur/Aufbau) sowie - falls zutreffend - ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit mit anderen Unternehmen.

b. Unterschriebene schriftliche Eigenerklärung des Bewerbers (Dokument B) gemäß § 123 GWB

c. Nachweis einer Versicherung über das Bestehen einer marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung unter Nennung der Deckungssumme für Vermögensschäden.

d. Es ist eine Bestätigung der Berufsgenossenschaft über die Mitgliedschaft des Bieters oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, die Bestätigung des Versicherers über die Mitgliedschaft /Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bieter ansässig ist dem Angebot beizufügen. (inkl. Name der Berufsgenossenschaft und Mitgliedsnummer).

Nivel o niveles mínimos que pueden exigirse:

Zu c. Die RWTH fordert eine Mindestdeckung von 1 000 000,- Euro für Vermögensschäden, jeweils pro Jahr.

III.1.3)Capacidad técnica y profesional
Lista y breve descripción de los criterios de selección:

Benennung von Referenzen des Bewerbers für eine Tätigkeit als Implementierer im Rahmen von 2 Projekttypen:

1. Projekt zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnung

2. elektronisches Reisekostenmanagement unter Einbindung von Reisedienstleisterportalen und einer Reistestellenkarte

Durch Angabe des/der

— Leistungsgegenstands,

— Leistungszeitraums,

— Leistungsortes,

— Mitarbeiterzahl,

— Ansprechperson mit Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer/Durchwahl, Emailadresse) zur evtl. Überprüfung.

Nivel o niveles mínimos que pueden exigirse:

Mindestens eine bis max. 4 Referenzen pro Projekttyp. Das führende ERP-System muss jeweils SAP gewesen sein. Die Projektreferenz muss in den letzten 5 Jahren abgeschlossen worden sein. Mind. eine der Projektreferenzen muss ein öffentlicher Auftraggeber aus Deutschland sein. Je Projekttyp ist eine Referenz mit mind. 50 aktiven Nutzern erforderlich. Es ist möglich, einen Referenzkunden zu benennen, mit dem Sie beide Projekttypen realisiert haben.

III.2)Condiciones relativas al contrato
III.2.2)Condiciones de ejecución del contrato:

a. Verpflichtungserklärung Scientology Schutzklausel

b. Dok 2.1 Verpflichtungserklärung nach § 8 TVgG zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf & Familie

c. Dok 2.2 Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestlohn (Dieses Dok 2.2 ist nur vorzulegen, wenn die Leistung, die auf Grundlage dieses Vergabeverfahrens ist, im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland erbracht wird).

Die Erklärungen finden Sie unter der Rubrik Downloads am Ende dieser Webseite http://www.rwth-aachen.de/Lieferanten. Sie müssen erste im späteren Verfahren vorgelegt werden.

III.2.3)Información sobre el personal encargado de la ejecución del contrato
Obligación de indicar los nombres y cualificaciones profesionales del personal asignado a la ejecución del contrato

Apartado IV: Procedimiento

IV.1)Descripción
IV.1.1)Tipo de procedimiento
Procedimiento restringido
IV.1.3)Información sobre un acuerdo marco o un sistema dinámico de adquisición
IV.1.8)Información acerca del Acuerdo sobre Contratación Pública
El contrato está cubierto por el Acuerdo sobre Contratación Pública: sí
IV.2)Información administrativa
IV.2.2)Plazo para la recepción de manifestaciones de interés
Fecha: 13/03/2018
Hora local: 11:00
IV.2.4)Lenguas en que pueden presentarse las ofertas o las solicitudes de participación:
Alemán
IV.2.5)Fecha prevista para el inicio de los procedimientos de adjudicación:
11/04/2018

Apartado VI: Información complementaria

VI.3)Información adicional:

Alle interessierten Unternehmen werden auffordert, ihr Interesse per E-Mail (Interessensbekundung) an interessensbekundung@zhv.rwth-aachen.de mitzuteilen. Die Interessensbekundung hat folgende Informationen zu enthalten:

1. ein Firmenprofil, in dem das Unternehmen sich vorstellt

2. die Darstellung möglicher Produkte und Lösungen für die skizzierten Aufgaben

3. die Registrierungsnummer im Vergabeportal https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/welcome.do; diese Registrierung ist für die Einladung zum später anschließende Interessenbestätigungsverfahren erforderlich.

Eine Angebotsstellung mit Preisen ist noch nicht erforderlich. Gleiches gilt für die Angaben zur Leistungsfähigkeit unter Abschnitt III und die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags. Die RWTH beabsichtigt den Auftrag im nicht offenen Verfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung zu vergeben. Nach ihrer Interessensbekundung werden die Firmen aufgefordert ihr Interesse in einem formalen Antrag zu bestätigen (Interessensbestätigung). Im Rahmen dieses Antrages sind auch die Eignungsanforderungen nachzuweisen.

VI.4)Procedimientos de recurso
VI.4.1)Órgano competente para los procedimientos de recurso
Nombre oficial: Vergabekammer Rheinland
Dirección postal: Zeughausstr. 2-10
Localidad: Köln
Código postal: 50667
País: Alemania
Correo electrónico: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de
Teléfono: +49 2211473116
Fax: +49 2211472889
Dirección de internet: www.bezreg-koeln.nrw.de
VI.4.3)Procedimiento de recurso
Información precisa sobre el plazo o los plazos de recurso:

Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

VI.5)Fecha de envío del presente anuncio:
02/02/2018