Are you an ambitious procurement expert with recent publications? Check out the TED Ambassador award, our competition that aims to identify and reward research in the field of public procurement. Apply here by 28 April 2023.

Palvelut - 558460-2018
19/12/2018    S244

Suomi-Helsinki: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

2018/S 244-558460

Ennakkotietoilmoitus

Tämän ilmoituksen tarkoituksena on tarjousten vastaanottamisen määräaikojen lyhentäminen

Palvelut

Oikeusperusta:
Direktiivi 2014/24/EU

I kohta: Hankintaviranomainen

I.1)Nimi ja osoitteet
Virallinen nimi: Keva
Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus: 0119343-0
Postiosoite: Keva
Postitoimipaikka: Helsinki
NUTS-koodi: FI SUOMI / FINLAND
Postinumero: 00087
Maa: Suomi
Yhteyshenkilö: Anne Ruuskanen
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@keva.fi
Puhelin: +358 403542035
Internetosoite (-osoitteet):
Pääasiallinen osoite: http://www.keva.fi
I.3)Viestintä
Hankinta-asiakirjat ovat suoraan saatavilla täydellisinä, rajoituksetta ja maksutta osoitteesta: https://tarjouspalvelu.fi/keva
Lisätietoja saa edellä mainittu osoite
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on tehtävä/jätettävä sähköisesti osoitteessa: https://tarjouspalvelu.fi/keva?id=213700&tpk=40af9de8-7eca-428e-b079-b64399358258
I.4)Hankintaviranomaisen tyyppi
Julkisoikeudellinen laitos
I.5)Pääasiallinen toimiala
Sosiaaliturva

II kohta: Kohde

II.1)Hankinnan laajuus
II.1.1)Nimi:

Chatbot-hankinta: ennakkoilmoitus/tietopyyntö

Viitenumero: 369/2018
II.1.2)Pääasiallinen CPV-koodi
72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki - JA03
II.1.3)Sopimuksen tyyppi
Palvelut
II.1.4)Lyhyt kuvaus:

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkoilmoitus/tietopyyntö, jonka tarkoituksena on lyhentää tarjousten vastaanottamisen määräaikoja sekä hankkia lisätietoja kiinnostuneilta toimittajilta. Keva on hankkimassa kokonaisvaltaista chat-ratkaisua asiakaspalvelunsa käyttöön. Hankinta sisältää chat-ratkaisun, chatbot-työkalun sekä niiden vaatiman kehitys- ja ylläpitotyön tarvittavassa määrin. Tavoitteena on, että chatbot pystyisi hoitamaan yli 50 % asiakaskontaktoinnista ja näin vähentämään Kevaan tulevia puheluita ja asiakasneuvojan chat-keskusteluja. Hankinta tehdään premises-ratkaisuna tai SaaS:na, tarjoajien kommentteja näihin vaihtoehtoihin haetaan markkinavuoropuhelun yhteydessä.

II.1.5)Arvioitu kokonaisarvo
II.1.6)Osia koskevat tiedot
Tämä sopimus on jaettu osiin: ei
II.2)Kuvaus
II.2.2)CPV-lisäkoodi(t)
72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki - JA03
II.2.3)Suorituspaikka
NUTS-koodi: FI SUOMI / FINLAND
Pääasiallinen suorituspaikka:

Helsinki

II.2.4)Kuvaus hankinnasta:

Tämä hankinta sisältää chat-ratkaisun, chatbot-työkalun sekä niiden vaatiman kehitys- ja ylläpitotyön tarvittavassa määrin.

1. vaiheen tavoite:

– Chatbot auttaa julkisilla verkkosivuilla tunnistamattomia asiakkaita löytämään vastauksia peruskysymyksiin esim. ohjaamalla käyttäjä halutuille sivuille chatbotille esitettyjen kysymysten perusteella.

– Chatbotin tavoite on vähentää toistuvien, samankaltaisten kontaktien määrää asiakaspalvelussa.

– Asiakaskokemus paranee kävijöiden löytäessä tiedon nopeammin.

2. vaihe:

– Toisessa vaiheessa chatbottia laajennetaan antamaan tietoa kirjautumisen vaativilta sivuilta (tunnistetut asiakkaat). Tiedot voivat olla asiakasta koskevia henkilökohtaisia tietoja.

– Tavoitteena on helpottaa mm. hakemusten löytämistä.

– Mukaan tulee mahdollisuus reaaliaikaiseen chat-palveluun asiakaspalveluhenkilöiden kanssa.

Lisätiedot liitteessä KEVA_Chatbot-hankinta_lisätiedot, joka toimitetaan pyynnöstä.

II.2.5)Hankintasopimuksen tekoperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet on mainittu pelkästään hankinta-asiakirjoissa
II.2.6)Arvioitu arvo
Arvo ilman alv:tä: 2 000 000.00 EUR
II.2.7)Sopimuksen, puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Kesto (kuukausina): 48
Tätä sopimusta voidaan jatkaa: kyllä
Sopimusten jatkamisen kuvaus:

Hankinnan pohjalta tehdään toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Keva arvioi viimeistään neljän (4) vuoden kuluttua, tuleeko sopimus kilpailuttaa uudelleen.

Sopimuksella ei myönnetä toimittajalle mitään yksinoikeutta näiden palvelujen toimittamiseen asiakkaalle.

II.2.10)Tietoa eri vaihtoehdoista
II.2.11)Tietoa lisähankintamahdollisuuksista
II.2.13)Tietoa Euroopan unionin rahastoista
Hankinta liittyy Euroopan unionin varoin rahoitettavaan hankkeeseen ja/tai ohjelmaan: ei
II.2.14)Lisätiedot

Kevalla on tavoitteena saada 1. vaihe toteutettua 2019 keväällä. 2. vaihe aloitetaan heti 1. vaiheen jälkeen. Osana hankintaa valittavan toimittajan odotetaan kouluttavan Kevan asiantuntijoita chatbot-kehitys- ja ylläpitotöihin. Keva tulee säännöllisesti arvioimaan tarvittavan konsulttityön määrää. Konsultteja käytetään lisäresurssina toimittajan kouluttamien Kevan asiantuntijoiden rinnalla.

II.3)Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä:
25/01/2019

III kohta: Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot

III.1)Osallistumisvaatimukset
III.1.1)Ammattitoiminnan harjoittamiskelpoisuuden vaatimukset, myös ammatti- tai kaupparekistereihin kuulumista koskevat vaatimukset
Luettelo ehdoista ja niiden lyhyt kuvaus:

Tarjoajan tulee olla merkittynä asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin. Muut ehdot määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.

III.1.2)Vaatimukset taloudellisesta ja rahoituksellisesta tilanteesta
Luettelo valintaperusteista ja niiden lyhyt kuvaus:

Tarjoajalta vaaditaan vähintään 1 000 000 EUR vuotuista liikevaihtoa, jotta kyetään varmistumaan ehdokkaan taloudellisten edellytysten riittävyydestä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A, tai riskiluokka on 1–3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Ehdokas, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Ehdokas, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei ehdokas kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Muut valintaperusteet määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.

Mahdollisesti vaadittavien standardien vähimmäistaso(t):

Määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.

III.1.3)Vaatimukset tekniselle ja ammatilliselle pätevyydelle
Luettelo valintaperusteista ja niiden lyhyt kuvaus:

Valintaperusteena tullaan käyttämään mm. tarjoajan referenssejä tarjotun chatin ja chatbotin yhteensopivuudesta tuotannossa jo olevista ratkaisuista Suomesta. Suomalaisia referenssejä haetaan, koska Kevaan hankittavassa chatbot-palvelussa tullaan tarvitsemaan sujuvaa suomenkielen taitoa. Referenssit eivät saa olla viittä (5) vuotta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vähimmäisvaatimukset ylittäviä referenssejä tullaan käyttämään vertailuperusteena tarjoajia vertailtaessa. Valintaperusteet määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.

Mahdollisesti vaadittavien standardien vähimmäistaso(t):

Määritellään tarkemmin varsinaisessa tarjouspyynnössä.

IV kohta: Menettely

IV.1)Kuvaus
IV.1.3)Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä
IV.1.8)Tietoa WTO:n julkisia hankintoja koskevasta sopimuksesta (GPA)
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta: kyllä
IV.2)Hallinnolliset tiedot
IV.2.5)Sopimuksentekomenettelyn suunniteltu alkamispäivä:

VI kohta: Täydentävät tiedot

VI.2)Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
VI.3)Lisätiedot:

Ennakkoilmoitukseen/tietopyyntöön liittyvät hankintayksikön tuottamat asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. Ennakkoilmoitukseen/tietopyyntöön vastaajilla ei ole oikeutta saada korvausta vastauksen tekemisestä. Vastaus tulee antaa suomen kielellä. Tekniset kuvaukset voivat olla englanniksi. Saatujen vastausten ja lisätietojen perusteella Keva tulee valmistelemaan tarjouspyynnön EU-tason hankintaa varten. Vastaaminen tähän tietopyyntöön tai muu vuoropuhelu ei sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Vastaamatta jättäminen ei myöskään estä varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan mahdollisessa varsinaisessa tarjouskilpailussa.

Pyydetään vastauksia seuraaviin asioihin 11.1. klo 12:00 mennessä:

Liitteessä KEVA_Chatbot-hankinta_lisätiedot kuvatun alustavan ratkaisuehdotuksen toteutettavuus on-premises tai SaaS-palveluna. Liite KEVA_Chatbot-hankinta_lisätiedot toimitetaan pyynnöstä.

Toimittajan hinnoittelumalli ja kustannusarvio (alv 0 %) käytettävissä olevilla tiedoilla:

– käyttöönotto,

– käyttö/kk ja maksun perusteet (konsulttien määrä tms.),

– konsulttityö EUR/h.

Näkemys referenssivaatimuksista:

Toimittajan referenssit tarjotun chatin ja chatbotin yhteensopivuudesta tuotannossa jo olevista ratkaisuista:

– min yksi (1) tällainen referenssi Suomesta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta;

– useammista referensseistä saa vertailussa lisäpisteitä;

– etua erityisesti eläketoimialan palveluiden referensseistä.

Sopimusehdot – toimittajan näkemys:

– Kevan sopimusehdot (toimitetaan pyynnöstä),

– JIT2015-sopimusehdot,

– henkilötietojen käsittely,

– toimittajan Chatbot-työkalun lisenssiehdot palvelutasot (SLA) – toimittajan käytössä olevat palvelutasot:

– JHS-suosituksen mukaiset palvelutasoluokitukset.

Esitteet:

– toimittajan esitteet,

– muu materiaali.

Annetut vastaukset eivät ole julkisia, eivätkä ne sido toimittajia. Pyydämme kuitenkin, että merkitsette sanalla LIIKESALAISUUS ne dokumentit, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Kaikki materiaali pyydetään lähettämään sähköisesti tarjouspalvelun (https://tarjouspalvelu.fi/keva) kautta. Lisätietoja voi pyytää 8.1.2018 klo 12:00 asti sähköpostilla, yhteyshenkilönä toimii Anne Ruuskanen anne.ruuskanen@keva.fi (viestin otsikoksi Chatbot-hankinta).

Keva pitää 9.1. klo 11:00 markkinavuoropuhelutilaisuuden päätoimipisteessään (Unioninkatu 43, Helsinki), johon kaikki kiinnostuneet toimittajat ovat tervetulleita. Ilmoittautumiset ko. tilaisuuteen pyydetään yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen 8.1.2018 klo 12:00 mennessä.

Arvioitu aikataulu:

– Ennakkoilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa: joulukuu 2018

– Hankintailmoitus HILMA ilmoituskanavassa: tammikuu 2019

– Lisätietokysymykset ja vastaukset: tammi-helmikuu 2019

– Tarjoukset hankintayksikölle: helmikuu 2019

– Tarjousten tarkastaminen ja vertailu: helmikuu 2019

– Tarjoajien valinta: helmikuu 2019

– Hankintapäätös: helmikuu 2019.

VI.4)Muutoksenhakumenettelyt
VI.4.1)Muutoksenhakuelin
Virallinen nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Puhelin: +358 295643300
Faksi: +358 295643314
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus
VI.5)Tämän ilmoituksen lähettämispäivä:
18/12/2018