Hvad er e-formularer?

e-formularer er Den Europæiske Unions lovgivningsmæssige standard for udbudsdata, der anvendes af offentlige indkøbere til at offentliggøre bekendtgørelser i tillægget til Den Europæiske Unions Tidende på TED-webstedet.

Disse standardformularer blev oprettet i 2019 ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2019/1780. Bilaget til forordningen indeholder nærmere oplysninger om, hvordan e-formularer bør anvendes til at offentliggøre udbudsbekendtgørelser. Det definerer og beskriver f.eks. forretningsbetingelserne og afgør, om de er forbudte, obligatoriske eller betinget obligatoriske for hver type bekendtgørelse.

Forordningen om e-formularer er blevet ændret to gange, i november 2022 og i december 2023. Flere sektorspecifikke retsakter har også krævet medtagelse af visse felter i e-formularer.

Bekendtgørelser om offentlige udbud har siden november 2022 kunnet offentliggøres med e-formularstandarden, og e-formularer blev obligatoriske i oktober 2023. e-formularer erstattede de tidligere standardformularer, der var i overensstemmelse med Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/1986.

Hvad er formålet med e-formularer?

e-formularer har flere funktioner. Ud over deres primære rolle med hensyn til at offentliggøre bekendtgørelser på TED anvendes de også til dataindsamling og har potentiale til at støtte politiske beslutningstagere og videreanvendere.

Helt konkret har e-formularer til formål at:

  • øge de økonomiske aktørers evne til at finde relevante meddelelser
  • reducere de administrative byrder for købere
  • øge regeringernes kapacitet til at træffe datadrevne beslutninger om offentlige udgifter samt
  • gøre offentlige indkøb mere gennemsigtige for borgerne.

Typer af bekendtgørelser om offentlige udbud i e-formularer

e-formularer standardiserer følgende typer formularer:

  • Høring

Offentlige indkøbere kan anvende høringsformularer forud for markedsføring for at få et klarere billede fra de økonomiske aktører om tilgængelige varer, bygge- og anlægsarbejder samt tjenesteydelser med henblik på en planlagt konkurrence. På dette tidspunkt er høringsmeddelelserne ikke knyttet til en specifik udbudsprocedure.

  • Planlægning

Formularer til planlægning kan offentliggøres, inden en indkaldelse af tilbud påbegyndes, som forhåndsmeddelelser eller vejledende periodiske bekendtgørelser. Planlægningsbekendtgørelser er ikke i første omgang knyttet til en udbudsprocedure, men de efterfølges normalt af en eller flere meddelelser om udvælgelsesprøver, der knytter sig til en planlægningsbekendtgørelse.

  • Konkurrence

Der anvendes formularer til konkurrencevilkår til at bekendtgøre forskellige typer indkaldelser af tilbud, f.eks. en udbudsbekendtgørelse, en koncession eller en projektkonkurrence. En meddelelse om udvælgelsesprøve indeholder nærmere oplysninger om, hvordan udbudsproceduren vil blive gennemført, herunder om udbuddet er opdelt i delkontrakter, udførelsessted, links til udbudsdokumenterne og fristerne for, hvornår økonomiske aktører kan deltage eller afgive tilbud.

  • Forudgående underretning om direkte tildeling

Formularer til forudgående underretning om direkte tildeling (også kaldet bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed) giver køberne mulighed for at meddele, at de har til hensigt at tildele en kontrakt direkte (dvs. uden forudgående indkaldelse af tilbud) til en eller flere økonomiske aktører. I modsætning til bekendtgørelser om resultater offentliggøres DAP-bekendtgørelser, inden kontrakten underskrives.

  • Resultat

Formularer til resultater anvendes til at bekendtgøre resultatet af en udbudsprocedure. De henviser til meddelelsen om udvælgelsesprøven og giver oplysninger om tildelingen, f.eks. kontraktens eller koncessionens værdi, de vindende tilbudsgivere, antallet af modtagne tilbud samt oplysninger om strategiske udbud. En meddelelse om udvælgelsesprøve kan føre til mere end én bekendtgørelse om resultater, f.eks. når delkontrakter tildeles på forskellige tidspunkter.

  • Kontraktændring

Det kan være nødvendigt at ændre kontrakter under deres gennemførelse. Hvis der ikke er behov for en ny udbudsprocedure, indeholder en bekendtgørelse om ændring af kontrakten nærmere oplysninger om ændringerne baseret på den tildelte kontrakt i bekendtgørelsen om resultater.

  • Afslutning

Når en kontrakt er ophørt, kan køberne anvende bekendtgørelser om færdiggørelse af kontrakt til at rapportere om de nærmere oplysninger om kontraktens gennemførelse, f.eks. det beløb, der blev brugt.

Købere kan opdatere oplysningerne i alle typer formularer ved hjælp af meddelelser om ændring. Der vil blive offentliggjort en ny udgave af meddelelsen, der konsoliderer oplysningerne med en beskrivelse af ændringen, f.eks. forlængelse af fristen for en meddelelse om udvælgelsesprøve.

Det er ikke muligt at opdatere alle oplysninger gennem en meddelelse om ændring. Det er f.eks. ikke muligt i en meddelelse om ændring at foretage væsentlige ændringer såsom tilføjelse eller fjernelse af kontrakter.

Formulartyperne er yderligere inddelt i 46 undertyper af bekendtgørelser baseret på de fire vigtigste direktiver om offentlige indkøb:

Nogle undertyper gør det muligt at offentliggøre frivillige bekendtgørelser, der ikke er omfattet af disse direktiver, såsom høringer forud for markedsføring, færdiggørelse af kontrakter og procedurer, der ligger under EU-tærsklerne.

Bilaget til forordningen om e-formularer indeholder en liste over de 46 undertyper, og hvordan forretningsbegreberne anvendes i hver undertype. Denne Excel-version af bilaget kan gøre det lettere at forstå oplysningerne, men den har ikke i sig selv nogen juridisk gyldighed.

Oversigt over formulartyper, bekendtgørelsestyper og undertyper af bekendtgørelser:

Formulartype Bekendtgørelsestype Bekendtgørelsesundertype Beskrivelse
 Høring   PMC E1  Meddelelse om frivillig høring før markedsføring
 Planlægning  PIN-profil 1-3  Bekendtgørelse om offentliggørelse af en forhåndsmeddelelse (eller en vejledende periodisk bekendtgørelse) i en køberprofil
 PIN alene 4-6, E2   Forhåndsmeddelelse eller vejledende periodisk bekendtgørelse, der kun anvendes til oplysninger
 PIN-tidsfrister 7-9  Forhåndsmeddelelse eller vejledende periodisk bekendtgørelse, der anvendes til at afkorte fristerne for modtagelse af tilbud
 Konkurrence  PIN CFC socialt 10-11  Forhåndsmeddelelse eller vejledende periodisk bekendtgørelse, der anvendes som indkaldelse af tilbud — standardordningen
 PIN CFC socialt 12-14  Forhåndsmeddelelse eller vejledende periodisk bekendtgørelse, der anvendes som indkaldelse af tilbud — den lempelige ordning
 QS 15  Bekendtgørelse om anvendelse af en kvalifikationsordning
 CN generelt 16-19, E3  Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen
 CN socialt 20-21  Udbudsbekendtgørelse – den lempelige ordning
 CN-underentreprise 22  Bekendtgørelse om underentreprise
 CN-projektering 23-24  Bekendtgørelse om projektkonkurrence
 DAP  CAN VEAT 25-28  Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
 Resultat  CAN generelt 29-32, E4  Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller tildelte koncessioner — standardordningen
 CAN socialt 33-35  Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller tildelte koncessioner — den lempelige ordning
 CAN-projektering 36-37  Bekendtgørelse om resultater af projektkonkurrence
 CM  Kontraktændring 38-40, E6  Bekendtgørelse om kontraktændring
 Afslutning  Bekendtgørelse om færdiggørelse af kontrakt E5  Bekendtgørelse om frivillig færdiggørelse af kontrakt

 

SDK til e-formularer

Gennem forordningen om e-formularer indføres en lang række krav til de data, som via bekendtgørelser om offentlige udbud, der anvender standarden for e-formularer, bør indsamles og offentliggøres ("specifikationerne for e-formularer").

SDK til e-formularerne er den metode, hvorpå Den Europæiske Unions Publikationskontor har udformet og formaliseret disse specifikationer for e-formularer. "SDK" står for Software Development Kit og er en måde, hvorpå specifikationerne for e-formularer kan kodes og videreformidles i et maskinlæsbart format, således at de kan bruges direkte af computerapplikationer.

SDK anvendes af publikationskontorets egne systemer, eSenders, der indsender bekendtgørelser til offentliggørelse på TED, og af andre organisationer, der skal arbejde med bekendtgørelser baseret på e-formularer, f.eks. videreanvendere af TED-data.

Formålet med SDK er på den ene side at gøre det muligt for computerapplikationer at oprette og kode bekendtgørelser, der overholder de seneste specifikationer for e-formularer, og på den anden side at læse og tolke bekendtgørelser, der er oprettet tidligere (og dermed overholde lovgivningsmæssige rammer, der kan have ændret sig siden de blev udarbejdet).

På grundlag af den løbende udvikling af de lovgivningsmæssige rammer for europæiske offentlige indkøb tilpasses specifikationerne for e-formularer regelmæssigt. For at tage højde for denne stadig skiftende karakter af specifikationerne for e-formularer ajourføres SDK regelmæssigt gennem offentliggørelse af nye versioner.

Selv om SDK ikke formelt er omfattet af forordningen om e-formularer, omfatter den også de formularer, der kræves i henhold til forordning (EF) nr. 1370/2007 (offentlig personbefordring), forordning (EF) nr. 2157/2001, forordning (EF) nr. 1435/2003 og forordning (EF) nr. 2137/85 (for virksomhedsregistreringer) og EU's finansforordning 2024/2509 (for indkaldelser af interessetilkendegivelser).

Yderligere ressourcer