1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: DB Vertrieb GmbH (Bukr 2H)
Tätigkeit des Auftraggebers: Eisenbahndienste
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Scandienstleistung im Abo-Vertrieb
Beschreibung: Der Leistungsgegenstand umfasst die Erbringung von Scan-Dienstleistungen in Bezug zu Fahrscheinen, Belegen, Formularen und jeglicher schriftlicher Korrespondenz mit dem Abo-Vertrieb. Dementsprechend sind die Formate des Belegguts vielfältig (Briefmarkengröße bis DIN A 4). Die Hauptleistungen beinhalten: • die werktägliche (nur Montag bis Freitag) Abholung der Briefsendungen in den bereits existierenden Hamburger Postfächern. Standardmäßig ist mit Belegen in jeglichem Format in jeder werktäglichen Abholung zu rechnen. • das Reporting zum Eingangsvolumen der einzelnen Postfächer am selben Tag der werktäglichen Abholung bis 10:00 Uhr auf Grundlage der Vorgaben des Auftraggebers • das Vorbereiten und Sortieren der eingegangenen Postsendungen nebst datenschutzkonformer Entwertung von Originalbelegen • das anschließende Scannen gemäß vorgegebenen Spezifikationen • Archivierung von Originalbelegen, welche nach einem definierten Zeitraum, nach Freigabe des Auftraggebers, durch den Auftragnehmer datenschutzkonform zu vernichten sind • Bereitstellung der Scans in einem definierten Format und Schnittstelle am selben Tag der werktäglichen Abholung bis 19:00 Uhr • Regelmäßige Überprüfung von Rescan-Anfragen im Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers Die Umsetzung folgender Sonderprozesse ist erforderlich: • Abruf von Postsendungen im Original durch den Auftraggeber mit zeitnahem versichertem Versand an eine vom Auftraggeber benannte Adresse • Ausbuchen und erfassen von Belegen im internen System (gesicherter VPN-Zugriff über 2FA) des Auftraggebers • Umgang mit spezifischen Poststücken inkl. unerwünschter Zahlungsmittel und nicht zu definierenden Dokumenten • Monatliche Ablage von bestimmten Dokumenten auf einem durch den Auftraggeber genannten Share in der IT-Infrastruktur des Auftraggebers o Alternativ Erstellen von DVD-Exports und Versenden dieser an den Auftraggeber Darüber hinaus ist es erforderlich, dass die genutzten Scanner, Technologien und Prozesse den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen. Alle verarbeiteten Daten müssen vertraulich behandelt werden. Der Auftragnehmer muss den Nachweis eines gültigen ISO 27001 Zertifikats, der den Geltungsbereich dieser ausgeschriebenen Dienstleistung abdeckt, vorlegen und dem Auftraggeber innerhalb der Vertragslaufzeit die Rezertifizierung vorweisen. Weiterhin wird erwartet, dass der Auftragnehmer eine gültige ISO 9001 Zertifizierung vorweist und auch für diese eine Rezertifizierung während der Vertragslaufzeit vorweist. Die Bewerbungsbedingungen zu der Vergabe und ergänzende Informationen (wie Vertragsbedingungen, Ausfüllhilfe, Bietereigenerklärung und Vertraulichkeitserklärung) stehen jedem als Download zur Verfügung unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (dort nach Vergabe 25FEA82504 suchen).
Kennung des Verfahrens: 3bbf9270-5dde-451e-a43d-33b365e48c4c
Interne Kennung: 25FEA82504
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet
Zusätzliche Informationen: Wer sich bewerben will (einen Teilnahmeantrag abgeben möchte), muss sich rechtzeitig bei der Bieterplattform des Auftraggebers registrieren lassen. Wir empfehlen dies mindestens 10 Tage vorm Einreichen bzw. Hochladen der Dateien und tatsächlicher Teilnahme an der Vergabe bzw. Abgabe des Teilnahmeantrags zu der Vergabe zu tun. Alle Unterlagen zur Vergabe, die nicht vertraulich sind, finden Sie auf dem Bieterportal des Auftraggebers (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort suchen Sie bitte die Vergabe 25FEA82504 oder nach dem Stichwort Scan. Bei der auf dem Bieterportal veröffentlichten Vergabe 25FEA82504 erhalten Sie alle geltenden Vertragsbedingungen, Bewerbungsbedingungen und verschiedene zu beachtende bzw. zu nutzende Vorlagen. Es sind u.a. von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Excel-Datei „Ausfüllhilfe zum Teilnahmeantrag…“ (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen. Dafür ist die Datei „A_Ausfüllhilfe zum Teilnahmeantrag_25FEA82504_ScanDL“ von Ihnen vollständig auszufüllen und sämtliche erforderlichen Anlagen sind beizulegen. Eine Veränderung oder Nichtverwenden der „A_Ausfüllhilfe zum Teilnahmeantrag_25FEA82504_ScanDL“ sowie die Abgabe falscher Angaben kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Es sind zwingend die auf dem Bieterportal vorliegenden Muster (zur Bietereigenerklärung, Vertraulichkeit und die Ausfüllhilfe zum Teilnahmeantrag) zu verwenden. Eine Verwendung anderer Muster oder die Änderung der Muster kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Es dürfen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Diese können zum Ausschluss führen. Eine bestimmte Rechtsform ist nicht gefordert, jedoch gilt – sofern Sie sich als Bietergemeinschaft bewerben wollen – folgende Anforderung: Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor- und entgegen zu nehmen. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitglieder sind nachzuweisen. Es dürfen keine Ausschlussgründe im Sinne §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen. Eine Bietergemeinschaft muss sich als solche auch auf dem Bieterportal registrieren lassen und sich bewerben und nicht unter einem „einzelnen Unternehmen“ der Bietergemeinschaft den Teilnahmeantrag einreichen Wir weisen darauf hin, dass die VO (EU) 2022/576 zur Änderung der VO (EU) Nr. 833/2014 Anwendung findet und Unternehmen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen. Hinweis des Auftraggebers: Angebote müssen weiterhin verbindlich sein und den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z.B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen. Bei dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin handelt es sich um den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge, inkl. aller erforderlichen Anlagen, auf dem Bieterportal http://www.deutschebahn.com/bieterportal und zusätzlich in Form eines Datenträgers an die in der Datei „Bewerbungsbedingungen..“ genannten Adressen. Sollten dort in den Bewerbungsbedingungen keine Adressen genannt werden, entfällt die zusätzliche Zusendung eines Datenträgers. Eine Zusendung per E-Mail ist ausgeschlossen. Eine Angebotsabgabe zu diesem Termin ist unzulässig. Für die Teilnahmeanträge ist zwingend die Exceltabelle (Datei „Ausfüllhilfe zum Teilnahmeantrag…“) des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden die Teilnahmeanträge keine Berücksichtigung. Der Auftraggeber stellt diese Exceltabelle auf dessen Bieterportal http://www.deutschebahn.com/bieterportal jedem Bewerber zum Download zur Verfügung. Es ist nicht ausreichend auf dem Bieterportal nur Dateien zu hinterlegen. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen (z.B. Erklärungen, Vertragsmuster, AVBs, EVB, Leistungsbeschreibung etc.) dienen zum jetzigen Zeitpunkt lediglich zur detaillierten Information über Umfang, Inhalt des Auftrags. Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl. Der Teilnahmeantrag ist zwingend bis zum Ende einer Buchung durchzuführen, sofern man sich an der Vergabe beteiligen will. Die auf dem Bieterportal http://www.deutschebahn.com/bieterportal veröffentlichten Anlagen sind wie folgt strukturiert: Anlagen mit der Kennung „A“ sind bereits für den Teilnahmewettbewerb relevant. Anlagen mit der Kennung „B“ sind erst für die Angebotsabgabe relevant. Anlagen ohne Kennung „A“ oder „B“ sind allgemeingültig und für beide Phasen relevant (Teilnahmewettbewerbs- und Angebotsphase). Information zum finalen Verhandlungsprozess: Ziel des Vergabeverfahrens ist die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Der Auftraggeber beabsichtigt hierzu, das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess besteht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhandlungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphasen beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmännische Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln. Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, Verhandlungsmethoden wie zum Beispiel sog. „holländische“ oder „englische“ Beschaffungsauktionen einzusetzen. Hierbei kann der Auftraggeber den Bietern gleichzeitig oder auch nacheinander Zielpreise vorgeben. Der Auftraggeber behält sich auch vor, in diesem Zusammenhang einem Bieter ein „Erstangebotsrecht“ einzuräumen. In diesem Fall behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor, den Zuschlag auch ohne jegliche bzw. jede weitere Verhandlung zu erteilen. Die Verhandlungen erfolgen entweder als Präsenzveranstaltung, per Telefon oder auch unter Einsatz elektronischer Mittel (virtuell). Für die Entscheidungen über eine Angebotsabgabe in den finalen Verhandlungsphasen erhalten die Bieter jeweils eine Zeitvorgabe, die zwischen wenigen Minuten und einigen Tagen variieren kann. Der Auftraggeber wird für die Durchführung des finalen Verhandlungsprozesses im Vorfeld zur weiteren Konkretisierung geeignete Regeln festlegen und diese rechtzeitig allen verbliebenen Bietern kommunizieren.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU
sektvo -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Scandienstleistung im Abo-Vertrieb
Beschreibung: Der Leistungsgegenstand umfasst die Erbringung von Scan-Dienstleistungen in Bezug zu Fahrscheinen, Belegen, Formularen und jeglicher schriftlicher Korrespondenz mit dem Abo-Vertrieb. Dementsprechend sind die Formate des Belegguts vielfältig (Briefmarkengröße bis DIN A 4). Die Hauptleistungen beinhalten: • die werktägliche (nur Montag bis Freitag) Abholung der Briefsendungen in den bereits existierenden Hamburger Postfächern. Standardmäßig ist mit Belegen in jeglichem Format in jeder werktäglichen Abholung zu rechnen. • das Reporting zum Eingangsvolumen der einzelnen Postfächer am selben Tag der werktäglichen Abholung bis 10:00 Uhr auf Grundlage der Vorgaben des Auftraggebers • das Vorbereiten und Sortieren der eingegangenen Postsendungen nebst datenschutzkonformer Entwertung von Originalbelegen • das anschließende Scannen gemäß vorgegebenen Spezifikationen • Archivierung von Originalbelegen, welche nach einem definierten Zeitraum, nach Freigabe des Auftraggebers, durch den Auftragnehmer datenschutzkonform zu vernichten sind • Bereitstellung der Scans in einem definierten Format und Schnittstelle am selben Tag der werktäglichen Abholung bis 19:00 Uhr • Regelmäßige Überprüfung von Rescan-Anfragen im Dokumentenmanagementsystem des Auftraggebers Die Umsetzung folgender Sonderprozesse ist erforderlich: • Abruf von Postsendungen im Original durch den Auftraggeber mit zeitnahem versichertem Versand an eine vom Auftraggeber benannte Adresse • Ausbuchen und erfassen von Belegen im internen System (gesicherter VPN-Zugriff über 2FA) des Auftraggebers • Umgang mit spezifischen Poststücken inkl. unerwünschter Zahlungsmittel und nicht zu definierenden Dokumenten • Monatliche Ablage von bestimmten Dokumenten auf einem durch den Auftraggeber genannten Share in der IT-Infrastruktur des Auftraggebers o Alternativ Erstellen von DVD-Exports und Versenden dieser an den Auftraggeber Darüber hinaus ist es erforderlich, dass die genutzten Scanner, Technologien und Prozesse den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen. Alle verarbeiteten Daten müssen vertraulich behandelt werden. Der Auftragnehmer muss den Nachweis eines gültigen ISO 27001 Zertifikats, der den Geltungsbereich dieser ausgeschriebenen Dienstleistung abdeckt, vorlegen und dem Auftraggeber innerhalb der Vertragslaufzeit die Rezertifizierung vorweisen. Weiterhin wird erwartet, dass der Auftragnehmer eine gültige ISO 9001 Zertifizierung vorweist und auch für diese eine Rezertifizierung während der Vertragslaufzeit vorweist. Die Bewerbungsbedingungen zu der Vergabe und ergänzende Informationen (wie Vertragsbedingungen, Ausfüllhilfe, Bietereigenerklärung und Vertraulichkeitserklärung) stehen jedem als Download zur Verfügung unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (dort nach Vergabe 25FEA82504 suchen).
Interne Kennung: 2a2df769-15c4-4a60-a17b-2407d25f3966
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag soll eine Grundlaufzeit von 5 Jahren (60 Monaten) haben und kann verlängert werden. Der Auftraggeber behält sich die Option vor, die Laufzeit des Vertrages um max. 24 Monate zu verlängern. Die Verlängerung kann jahresweise erfolgen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 500 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 168 800,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Für den Teilnahmewettbewerb gilt: Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 5 Anträge ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß den genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt. Es werden die Besten (geplante Höchstzahl , vsl. max. 5 Bieter) der geeigneten und zuverlässigen Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Für die Angebotsphase gilt: Der Zuschlag geht an den wirtschaftlichsten Bieter. Es ist beabsichtigt einen Rahmenvertrag zu schließen. Weitere Hinweise zur Bewertung der Angebote sind der Bewertungsmatrix in der Angebotsphase zu entnehmen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der jeweiligen Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: DB Vertrieb GmbH (Bukr 2H)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 3 168 800,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 168 800,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Cocq Datendienst GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 20251087398
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 3 168 800,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001 - Cocq Datendienst GmbH
Datum der Auswahl des Gewinners: 17/12/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 12/01/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: DB Vertrieb GmbH (Bukr 2H)
Registrierungsnummer: 9ad12b9d-b4d2-427e-84d6-cfe347b5e7e9
Postanschrift: Europa-Allee 78-84
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60486
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Kontaktperson: FE.EA 33
Telefon: +49 3029756731
Fax: +49 6926520154
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 0a9ea480-08e4-4ab6-bf12-d722d0ad54b6
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Cocq Datendienst GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: de5e08c9-6203-4673-a129-53ecca3a470e
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 21033
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 253f90b2-5ea1-479e-95de-2373df4fa963 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 30
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/02/2026 11:39:19 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 107680-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 32/2026
Datum der Veröffentlichung: 16/02/2026