Erbringung von internen Postdiensten

Die EZB hat einen Auftrag für die Sortierung und Verteilung der gesamten eingehenden Post (Briefe, Pakete, Kuriersendungen, Einschreiben) im Postverteilungszentrum im EZB-Hauptgebäude sowie für die Bearbeitung der gesamten ausgehenden Post vergeben. Der Auftragnehmer soll diese Dienstleistungen autonom als verwalteten Dienst nach bestimmten Dienstebenen und KPI's erbringen.

Der Bewerber muss in der Lage sein, die Dienstleistungen intern in den Räumlichkeiten der EZB zu erbringen.

Die Dienstleistungen werden hauptsächlich für die drei Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main erbracht:

— the Main Building (MB) in der Sonnemannstraße 20, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND;

— the Eurotower (ET) in der Kaiserstraße 29, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND; und

— the Japan Center (JC) am Taunustor 2, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND.

Einige der Dienstleistungen könnten gelegentlich an externen Standorten, auch außerhalb des Rhein-Main-Gebiets, benötigt werden.

Das Personal für die Erbringung der Dienstleistungen im Rahmen des Auftrags muss montags bis freitags von 7:00 bis 18:00 Uhr anwesend sein.

Der Umfang dieses Auftrags umfasst eine breite Palette von Aufgaben:

— tägliche Abholung und Transport zum und vom Postsortierzentrum Frankfurt;

— Verteilung von externer und interner Post in der EZB. Dies erfolgt derzeit mit vier täglichen Verteilungsrunden, in denen eingehende Post ausgeliefert und ausgehende Post von den Postverteilungsstellen auf jedem Stockwerk abgeholt wird;

— Posttransport zwischen den Gebäuden zur Verteilung von intern bearbeiteter Post zwischen den Gebäuden der EZB;

— regionale Kurierdienste (Dienst auf Abruf) zum Versand von Gegenständen per Kurier im Rhein-Main-Gebiet;

— regelmäßige Erfassung der Rückmeldungen der Kunden;

— optional: scannen der eingehenden Post.

Der erfolgreiche Bewerber muss Schlüsselpersonal mit Deutsch- und Englischkenntnissen bereitstellen. Weitere Informationen und Einzelheiten zu den oben genannten Dienstleistungen werden zu einem späteren Zeitpunkt in der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Der erfolgreiche Bewerber muss die Dienstleistungen in eigener Verantwortung erbringen und insbesondere die Mitarbeiter, die Aufsicht, die Verwaltungskompetenzen und die Ressourcen bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen der EZB erbracht werden.

Die Bieter werden hiermit darüber informiert, dass die Übernahme der Dienstleistungen vom derzeitigen Auftragnehmer möglicherweise als Betriebsübergang im Sinne von Artikel 1 der Richtlinie über Betriebsübergänge und den entsprechenden Bestimmungen des nationalen Rechts (z. B. § 613a BGB) gesehen wird. Dies bedeutet, dass die erfolgreichen Bieter möglicherweise verpflichtet sein können, alle Mitarbeiter der derzeitigen Auftragnehmer für die Ausführung des Auftrags zu übernehmen. Die Mitarbeiter können jedoch Einwände gegen die Übertragung ihres Arbeitsverhältnisses erheben.

Dieses Ausschreibungsverfahren wird durch das elektronische Ausschreibungssystem („e-tendering“) der EZB geführt, auf das über folgende Internetadresse zugegriffen werden kann:

Wenn Sie das elektronische Ausschreibungssystem der EZB noch nicht genutzt haben, müssen Sie sich über den obigen Link registrieren (klicken Sie auf „Register“ (Registrieren)). Im Anschluss an die Registrierung erhalten Sie eine automatisierte Benachrichtigung mit Ihren Benutzerdaten zur Anmeldung (klicken Sie auf „Login“ (Anmelden)) und um auf die Ausschreibungsunterlagen zuzugreifen. Es wird auf Folgendes hingewiesen:

— Eine Registrierung für das oben genannte System ist nur einmal erforderlich, und Sie können Ihre Benutzeranmeldeinformationen in allen zukünftigen Verfahren der EZB, die über das oben genannte System durchgeführt werden, wiederverwenden. Bitte bewahren Sie daher Ihre Benutzerdaten für die Zukunft auf;

— Für den Fall, dass Sie in der Vergangenheit an früheren EZB-Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben, die über das vorherige Online-System der EZB durchgeführt wurden, müssen Sie sich dennoch noch einmal am elektronischen Ausschreibungssystem der EZB unter der oben genannten Adresse registrieren;

— Ihre einfache Registrierung jedoch entspricht nicht einer Bewerbung/einem Angebot. Sie müssen Ihre Bewerbung/Ihr Angebot über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einreichen, wie in den Bewerbungs-/Angebotsunterlagen beschrieben.

Die Systemreferenznummer für die obige Beschaffung lautet: RFX-PT-2021-000095: PRO-007563-R1-Provision of Mail services (Bereitstellung von Postdiensten)

Um die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim elektronischen Ausschreibungssystem der EZB an. Erweitern Sie das Feld „Public Tenders – Upcoming Events“ (Öffentliche Ausschreibungen – Bevorstehende Veranstaltungen). Klicken Sie auf „Click to request an invitation to this event“ (Klicken Sie, um eine Einladung zu diesem Ereignis anzufordern) für das obige Verfahren und schließen Sie das neue Fenster, das sich öffnet. Sobald die Anfrage abgeschlossen ist (dies kann einige Minuten dauern), ändert sich der Status der Teilnahmeanfrage in „Invited“ (Eingeladen) und die RFx-Dokumentation wird über die RFx-Registerkarte zugänglich sein.

Unter dem oben angegebenen Link finden Sie auch alle Handbücher mit Einzelheiten zur Systemanwendung und die Kontaktdaten des technischen Kundendiensts.

Sollten Sie technische Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen, wenden Sie sich bitte an das technische Support-Team der EZB unter sourcing.support@ecb.europa.eu unter Angabe der Referenznummer und des aufgetretenen Problems.

Alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit diesem Beschaffungsverfahren und dem Inhalt der Ausschreibungsunterlagen sind als Nachricht über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einzureichen (unter der Registerkarte „Discussion“ (Diskussion)).

Die EZB ist bestrebt, alle Anfragen so schnell wie möglich zu beantworten, kann jedoch eine minimale Antwortzeit nicht garantieren. Die EZB ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger als 7 Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote eingehen.

Das Ausschreibungsverfahren steht gleichermaßen natürlichen oder juristischen Personen offen, die ihren Sitz oder ihren Standort in der Europäischen Union haben, sowie allen natürlichen und juristischen Personen, die ihren Sitz oder ihren Standort in einem Land haben, das das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen der WTO ratifiziert oder mit der Europäischen Union ein bilaterales Abkommen über das Beschaffungswesen geschlossen hat, und zwar nach den in dem jeweiligen Abkommen festgelegten Bedingungen.

Das Ausschreibungsverfahren wird in Übereinstimmung mit dem EZB-Beschluss 2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln (in der geänderten Fassung) durchgeführt, welches auf der EZB-Website unter http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html zur Verfügung steht.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: