Ermittlung einer Kommunikationsagentur für die Erarbeitung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts für Weine der g. U. Rheinhessen 2021 ff.

Rheinhessenwein e. V. ist die Gemeinschaftswerbung für Deutschlands größtes Weinbaugebiet. Diese Einrichtung gibt es seit 1961; sie hat heute 1.550 Mitglieder. Zweck des Vereins ist die Absatzförderung rheinhessischer Weine. Die Arbeit konzentriert sich auf die Weinwerbeaktivitäten im Inland.

Mit dem hiesigen Vergabeverfahren soll ein Dienstleistungsauftrag an eine leistungsfähige Agentur zwecks Erarbeitung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts für Weine der g. U. Rheinhessen 2021ff. vergeben werden.

Hauptort der Ausführung: Alzey

Der Aufgabenumfang umfasst sämtliche Einzel-Leistungen aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 01) einschließlich aller dort im Einzelnen beschriebenen Maßnahmen, die durch öffentliche Fördermittel (z. B. Landwirtschaftskammer Rheinland-Pfalz sowie EU-Fördermitteln) gefördert werden. Der Start der neuen Kommunikationskampagne ist für Anfang 2021 vorgesehen.

Das Gesamtbudget der auszuschreibenden Agenturleistungen beläuft sich auf 1. Mio. EUR pro Jahr. Es beinhaltet sowohl das Agenturhonorar als auch sämtliche projektspezifische Produktionskosten und Mediaschaltkosten. Hierbei soll ein Mindestwert von 20 % auf die Produktionskosten fallen. Es besteht die Möglichkeit, das Jahresbudget mit Hilfe von EU-Fördergeldern (bestenfalls) zu verdoppeln.

Der EU-weite Schwellenwerte für Dienstleistungsaufträge wird überschritten. Die Pflicht für den Auftraggeber zur Durchführung eines Vergabeverfahrens folgt hierbei aus dem Fördermittelbescheid.

Für die Vergabe dieser Dienstleistungen wird zunächst ein Teilnahmewettbewerb (= 1. Stufe des Vergabeverfahrens) durchgeführt, an das sich in der Angebotsphase ein Verhandlungsverfahren (= 2. Stufe) anschließt. Durch den EU-weiten Teilnahmewettbewerb sollen geeignete Büros bzw. Bürogemeinschaften gefunden werden, die an der Übernahme eines solchen Auftrages interessiert sind.

Es ist vom Auftraggeber beabsichtigt, den Zuschlag im Januar 2021 zu erteilen. Sodann soll unmittelbar die Leistungserbringung durch den Zuschlagsbieter erfolgen. Eine zügige Umsetzung aller beauftragten Leistungen wird vorausgesetzt.

Mit der vorliegenden Bekanntmachung werden den Bewerbern zahlreiche Anlagen als Download zur Verfügung gestellt, welche auch in der Leistungsbeschreibung (Anlage 01) benannt sind.

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Bietergemeinschaften haben alle Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigte Vertreterin oder bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat die geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen jeweils für sich vorzulegen. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft muss zudem eine rechtsverbindliche Erklärung für sich abgeben, wonach im Auftragsfall eine gesamtschuldnerisch haftende Rechtsform zugesichert wird.

Will sich der Bieter der Kapazitäten anderer Unternehmen für die Erfüllung des Auftrags bedienen, muss er nachweisen, dass dieses Unternehmen die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Zudem muss der Bieter nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des Nachunternehmens tatsächlich zur Verfügung stehen, indem er z. B. eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmens vorlegt.

Der Bewerber hat folgende Eignungskriterien zu erfüllen und hierfür folgende Eigenerklärungen abzugeben bzw. Eignungsnachweise zu erbringen.

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4

Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Rechtsanwälte SZK einzureichen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die fristgerecht eingegangen sind. Die Bewerber haben die Angebote und Teilnahmeanträge in deutscher Sprache einzureichen. Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge durch den Auftraggeber werden maximal 4 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Auswahl der Bewerber erfolgt nach den o. g. Eignungskriterien. Den Bewerbern wird mit den Vergabeunterlagen ein Bewerbungsbogen bereitgestellt, in denen die obigen (Eigen-)Erklärungen zu den Eignungskriterien eingetragen werden können. Sollten darüber hinaus gesonderte Angaben erforderlich sein, ist dies vorstehend ausdrücklich benannt. Bewerber, welche die Eignungsnachweise nicht vollständig erbringen, werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt. Der Bewerber kann somit nicht darauf vertrauen, dass fehlende Erklärungen und Nachweise von der Vergabestelle nachgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch ausdrücklich vor, zusätzliche Erklärungen, Angaben und Unterlagen, welche der Auftraggeber für die Feststellung der Eignung und sonstige Angebotsprüfung für erforderlich ansieht, unter Fristsetzung nachzufordern.

Ein Anspruch auf Aufforderung zur Angebotsabgabe sowie auf Auftragserteilung und/ oder diesbezügliche Vergütung bestehen mit der vorliegenden Veröffentlichung und mit der Teilnahme am Verfahren nicht. Der Auftraggeber behält sich die schrittweise Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote im Laufe der Verhandlungen vor. Er behält sich vor, die Anzahl der Teilnehmer im Auswahlverfahren (2. Stufe) zu reduzieren bzw. das Vergabeverfahren aufzuheben, wenn erkennbar ist, dass das Verfahren kein wirtschaftliches Ergebnis erwarten lässt.

Die Aufwandsentschädigung für die max. 4 präsentierenden Agenturen beträgt jeweils 5 000 EUR pro Agentur. Bei der beauftragten Agentur wird dieser Betrag in das Jahresbudget mit eingerechnet. Darüber hinaus wird eine Vergütung oder Kostenerstattung für jeglichen den Bewerbern während des Verfahrens entstandenen Aufwand bzw. sonstige Entschädigungen – gleich aus welchem Rechtsgrund – vom Auftraggeber nicht gewährt. Eingereichte Unterlagen werden nicht zurückgesandt. Die Arbeiten und Konzepte der Bewerber werden Eigentum des Auftraggebers und können von diesem frei geändert und verwertet werden. Konzeptmodule – auch der nicht beauftragten Agenturen – sind für den Auftraggeber weiterverwendbar. Die Urheberrechte bleiben unberührt.

Die Angebotsaufforderung wird u. a. die Abgabe eines bzw. mehrerer Angebotspreise/s und die Präsentation des Bewerbers zur Umsetzung der Aufgabenstellung (Pitch-Aufgabe) beinhalten. Der Pitch-Termin ist für den 12.1.2021 vorgesehen. Die Bewerber werden gebeten, sich diesen Termin bereits vorzumerken. Die eingehenden Angebotsunterlagen und die Präsentation werden von einem Auswahlgremium des Auftraggebers, das aus bis zu 12 Personen (je nach zeitlicher Verfügbarkeit) besteht, nach den im Formblatt „Zuschlagskriterien“ festgelegten Zuschlagskriterien geprüft. Dieses Formblatt wurde mitsamt der Bekanntmachung veröffentlicht. Es bleiben Verhandlungen über den Inhalt der Präsentationen und/oder der Angebotsunterlagen einschließlich der Preise vorbehalten.

Auskünfte sind ebenfalls bei der oben genannten Kontaktstelle (Rechtsanwälte SZK) erhältlich. Die Bewerber, die sich auf die vorliegende Bekanntmachung melden, werden gebeten, sich (freiwillig) auf der E-Vergabeplattform zu registrieren (d. h. ihren Namen und ihre Kontaktdaten per E-Mail anzugeben) – auch um ihnen im Falle etwaiger Fragen die notwendigen Antworten zur Verfügung stellen zu können. Darüber hinaus wird eine Datenschutzerklärung sowie eine Vertraulichkeits-Erklärung der Bewerber erbeten, dass sie die Informationen und Unterlagen aus dem Vergabeverfahren nur für ihre hiesige Bewerbung verwenden werden.