2021-OJS1-1303-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle

Postanschrift: Kurt-Wagener-Str. 11

Ort: Elmshorn

NUTS-Code: DEF09 Pinneberg

Postleitzahl: 25337

Land: Deutschland

E-Mail: zentraleVergabestelle@kreis-pinneberg.de

Telefon: +49 41214502-4455

Fax: +49 41214502-94455

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.kreis-pinneberg.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

12-PBG-20-243; Dokumentenmanagementsystems für die Stadtverwaltung Pinneberg

Referenznummer der Bekanntmachung: 12-PBG-20-243

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72210000 Programmierung von Softwarepaketen

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Lieferung und Überlassung auf Dauer, Installation, Konfiguration und individuelle Anpassung (Customizing und ggf. Individualsoftware) eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) sowie zugehöriger Serviceleistungen in der Stadtverwaltung Pinneberg (Kernverwaltung und KSP).

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 468 544,05 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
72210000 Programmierung von Softwarepaketen

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEF09 Pinneberg

Hauptort der Ausführung: In den Vergabeunterlagen aufgeführt

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadtverwaltung Pinneberg plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche in der Breite in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Das DMS soll in der Lage sein, elektronische Akten und Vorgänge ohne zusätzliche Führung und Nutzung von Papierakten zu verwalten und zur Verfügung zu stellen (ausgenommen davon sind Akten oder Vorgänge, die rechtlich die Papierform benötigen). Wir verstehen das Dokumentenmanagementsystem als eine Unterstützung für die vollständige, ordnungsgemäße, elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten Kernverwaltung sowie im Kommunalen Servicebetrieb. Aktuell arbeiten in Stadtverwaltung (Kernverwaltung und Kommunaler Servicebetrieb) ca. 450 Mitarbeiter*innen, wovon ca. 340 Mitarbeiter*innen jeweils an einem Computerarbeitsplatz arbeiten. Ca. 300 Arbeitsplätze verteilen sich auf die Örtlichkeiten der Kernverwaltung. Es ist beabsichtigt, zukünftig alle Vorgänge grundsätzlich digital als sogenannte elektronische Akte zu führen. Dabei müssen papiergebundene Posteingänge gescannt und digital eingehende bzw. digital erstellte Dokumente aus den entsprechenden Anwendungen heraus in das DMS abgelegt werden. Daraus herausgelöst ist der Vorgang des Einscannens zu betrachten, bei dem die Scananforderungen vom DMS an die Auftraggeberin weitergeben wer-den. Dieses Anforderungsprofil wird in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin organisatorisch und technisch erarbeitet und als Grundlage für den Scan-Prozess definiert. Das Ein-scannen von bis zum aktuellen Zeitpunkt existierenden Papierakten, als auch in Zukunft generierten Papierdokumenten ist dabei nicht Ausschreibungsgegenstand. Die Dokumente/Vorgänge im DMS müssen grundsätzlich allen Mitarbeitenden (je nach Berechtigung) mit Volltextrecherchemöglichkeit zur Verfügung stehen. Das DMS muss über einen Workflow verfügen, bei dem Dokumente/Vorgänge hausintern weitergegeben werden können. Darüber hinaus müssen Dokumente/Vorgänge nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen bzw. nach einem definierbaren Zeitraum in einer Liste den Mitarbeitenden zur Überprüfung und anschließenden möglichen Vernichtung oder Archivierung vorgelegt werden. Das Angebot umfasst Lizenzerwerb, Installation und Konfiguration in ein vorhandenes Microsoft Windows Netzwerk, inklusive Schulungen für die Mitarbeitenden und Anwendenden sowie Wartungs- und Supportdienstleistungen. Die Stadtverwaltung Pinneberg wird folgende Leistung in Anspruch nehmen:

1. Umsetzung der Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung,

2. Erwerb der Lizenzen,

3. Dienstleistungsaufwände: Organisationsworkshop vor der Installation, Technikworkshop/Installationsvorabsprache, Beratung, Aufwand für Grundinstallation mit Berechtigungskonzeption und Vorlagenverwaltung, individuelle Konfiguration,

4. Mitarbeiterschulungen (s. Leistungsbeschreibung),

5. Anbindung an andere Fachverfahren (Schnittstellen),

6. Jährliche Wartungs- und Instandhaltungskosten 7. Support: Vor-Ort-Service mit einer Reaktionszeit von 2 Tagen, telefonischer First-Level-Support (Montag bis Freitag + Support-Hotline 8.00 - 17.00 Uhr). Die Preise sind nach diesen genannten Leistungen transparent und ausführlich aufzulisten. Sollten in der vorangegangenen Auflistung Positionen fehlen, welche für die Einrichtung und die dauerhafte Aufrechterhaltung des Betriebes empfehlenswert oder notwendig sind, so sind diese zwingend zusätzlich mit anzugeben und die damit verbundenen Kosten sind aus-zuweisen. Alle Angaben im Leistungsverzeichnis müssen zwingend erfüllt werden. Ansonsten führt dies zu einem Ausschluss des Bieters. Vertragsunterlagen werden auf Basis der EVB-IT erstellt.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Qualitätswettbewerb (genaue Auflistung aller Punkte können den Vergabeunterlagen entnommen werden) / Gewichtung: 100

Preis - Gewichtung: 0

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Offenes Verfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 203-493672

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
21/12/2020

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: comundus regisafe GmbH

Ort: Waiblingen

NUTS-Code: DE116 Rems-Murr-Kreis

Postleitzahl: 71332

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 468 544,05 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein

Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94

Ort: Kiel

Postleitzahl: 24105

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de

Telefon: +49 431-9884644

Fax: +49 431-9884702

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies auf Grund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
30/12/2020