Rahmenvertrag Fahrradleasing mit Service

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Schaffung eines Dienstrad Leasingmodells für alle berechtigten Beschäftigten des Landratsamtes Bautzen angeboten werden insbesondere:

• Leasing der Fahrräder

• Abwicklung von Bestellungen, Aus- und Rückgaben

• Serviceleistungen wie Inspektion, Wartung und Reparaturen

• Versicherung und Mobilitätsservice

• Unterstützung bei Garantie- und Gewährleistungsansprüchen

• Management der Leasing- und Versicherungsverträge und

• Schadens- und Störfallabwicklung

Hauptort der Ausführung: Bautzen, DE

Angeboten werden sollte die Vermittlung oder Vergabe von Leasingverträgen inklusive der geforderten Serviceleistungen (wie zum Beispiel die Gestellung des Portals und die Komplettabwicklung des Leasinggegenstandes) für Fahrräder im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Der zentrale Vertrags- und Ansprechpartner (Dienstrad-Vermittler und Leasinggesellschaft) soll das gesamte Thema Abwicklung von Dienstrad-Leasingabläufen (im Direktleasing mit der Leasinggesellschaft) darstellen.

Der sich ergebende tatsächliche Bedarf ist nicht bekannt. In einer Umfrage im März 2022 haben rd. 400 Mitarbeitende grundsätzliches Interesse am Fahrradleasing geäußert.

Für jedes Fahrrad ist ein Leasing-Einzelvertrag abzuschließen. Der in diesem Zusammenhang notwendige Überlassungsvertrag wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber im Online-Auftritt (Portal) des Auftragnehmers vorgehalten. Der Einzelleasingvertrag/ Überlassungsvertrag endet mit Ablauf der vertraglich bestimmten Leasingzeit von 36 Monaten. Die Leasing-Einzelverträge sind unabhängig von der Laufzeit des Rahmenvertrages.

Eine Durchführung der Dienstleistung ist zu gewährleisten, auch wenn der Einzel-Leasingvertrag im letzten Monat des Rahmen-Leasing-Vertrages abgeschlossen wurde.

Als Leasingobjekt kommen sowohl Fahrräder und Elektrofahrräder/ Pedelecs, die verkehrstechnisch als Fahrräder eingestuft sind (ohne Kennzeichen- und Versicherungspflicht) in Betracht. Hierzu zählen auch Fahrräder, die über einen Hilfsantrieb verfügen, der eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten oder Kurbeln des Fahrers, ermöglicht (Anfahr- oder Schiebehilfe). Gegenstand der Entgeltumwandlung kann somit nur ein Fahrrad im Sinne des § 63 a StVZO sein. Im Rahmen des Leasings dürfen Fahrräder bis zum Wert von 7.000,00 Euro brutto einschließlich leasingfähigen Zubehörs und etwaiger Sonderausstattungen oder konfigurierbarer Extras angeboten werden. Maßgeblich für den Preis des Fahrrads ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs Großhändlers oder Einzelhändlers einschließlich der Umsatzsteuer (§4 Abs. 2 TV Fahrradleasing). Der Beschäftige hat die freie Händlerwahl.

Der Auftragnehmer stellt für die Auftragsabwicklung ein kostenfreies, übersichtliches und intuitiv bedienbares browserbasiertes Online-Portal zur Verfügung, über das der Leasing-Einzelvertrag samt allgemeiner Leasingbedingungen zum Fahrradleasing verwaltet werden können.

Der Auftraggeber erwartet einen aufwandsarmen, digitalen Prozess, der folgende Struktur aufweist und die folgenden Anforderungen erfüllt:

- Online-Portal mit Arbeitgeberbereich und Beschäftigtenbereich, Händlersuche, Erinnerungsfunktion Dokumentationsmöglichkeit für die Durchführung der fälligen Inspektionen, Vergleichsrechner, Berichtswesen mit Darstellung Anzahl der Teilnehmenden, Preisegmente der geleasten Fahrräder, Fahrradantrieb, Standorte der in Anspruch genommenen Händler  Die Testung des Portals wird durch die Beschäftigten der Wertungskommission erfolgen. Die Bedienbarkeit geht in die Bewertung des Umsetzungsprozesses ein.

- Hotline

- Sicherstellung der Verfügbarkeit der gesamten Einzelleasingvertragslaufzeit

- IT-Sicherheit

Mindestvoraussetzungen Leasing:

- mindestens einmal jährlich eine Inspektion zur Überprüfung der Verkehrs- und Betriebssicherheit des Fahrrades (UVV-konform) durch eine qualifizierte Person

- Full-Service-Vertrag

- Zahlung per Lastschriftverfahren

- Sicherung der Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Übernahme des Fahrrads nach Leasingende + Übernahme aller dadurch anfallenden Kosten. (ESTGB §37B)

- Vollkaskoversicherung mit Versicherungsschutz für Absicherung bei Unfallschäden, Transportschäden, Sturzschäden, Fallschäden, Elektronikschäden, Elementarschäden, Bedienungsfehler, Handhabungsfehler, Diebstahl- inkl. Teildiebstahl, Raub, Vandalismus, Schäden durch Dritte Feuchtigkeitsschäden am Akku, Produktions-, Konstruktions- und Materialfehler; Keine Kostendeckelung; Keine Selbstbeteiligung; Keine Bagatellschadensgrenze; Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus sind versichert; Zeitwertentschädigung mit einer GAP-Deckung, insbesondere für den Fall von Diebstahl oder Totalschaden, enthalten); Eigenverschulden versicherbar; Europaweiter Versicherungsschutz 24/ 7; Schadenabwicklung ausschließlich über den Fachhändler (keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Landratsamtes Bautzen); Private Mitbenutzung durch Familienangehörige soll möglich sein

- Lösungswege bei Störfälle: z.B. bei Tod, Kündigung/ Ausscheiden des Mitarbeiters, Wegfall der Gehaltszahlung usw.

- Online-Portal, Hotline (Siehe Ausführung oben sowie Verdingungsunterlagen)

Der Bieter hatte u.a. auch darzustellen, mit welchen Mitteln nach Vertragsschluss die Beschäftigten des Landratsamtes Bautzen verstärkt auf das Produkt „Leasing Dienstfahrräder” aufmerksam gemacht werden können/ sollen. Dies bezieht sich auf die Einführungsphase sowie die Zeit der Vertragslaufzeit. Es waren auch Aussagen zu treffen, inwieweit der Auftraggeber hierbei vom Auftragnehmer unterstützt wird.

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 7

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 7