1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: RV Reisekostenabrechnung 2026
Beschreibung: Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e. V. einen regelmäßigen Bedarf an der Durchführung von Reisekostenabrechnungen. Die MPG unterliegt als Zuwendungsempfänger den Regularien des BRKG; diese sind allen Aktivitäten in dem hier relevanten Umfeld von Dienstreisen zu Grunde zu legen. Neben der Generalverwaltung planen zunächst rund 14 Institute in Deutschland, ihre Dienstreisen im In- und Ausland über den Auftragnehmer als externen Dienstleister abrechnen zu lassen. Gegenstand dieses Offenes Verfahren ist der Abschluss eines (Abruf-)Rahmenvertrags ("RV", oder "Vereinbarung") mit einem einzigen Auftragnehmer, der den Auftraggeber entlang der ganzen Reisekostenabrechnung schnell, digital, regel-, rechtssicher und revisionskonform begleitet.
Kennung des Verfahrens: 7c9fe4bd-688e-4586-b34b-b68e4665f70b
Interne Kennung: RKA_22.4.1.2.0.1.3_26
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63516000 Reiseverwaltung, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 350 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachung mit Aufruf zum Wettbewerb ab jetzt. Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt. Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäss § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat. Dieses Vergabeverfahren wird gemäss den Bestimmungen über die öffentliche Auftragsvergabe im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU nach den Bestimmungen des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) als offenes Verfahren i. S. d. § 15 VgV durchgeführt, ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden. Bieterfragen, Angebote und Kommunikation werden ausschliesslich elektronisch und über AI Vergabemanager laufen.
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: RV Reisekostenabrechnung 2026
Beschreibung: Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt. Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.200.000,00 EUR. Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.350.000,00 EUR. Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt NICHT. Abrufberechtigt aus der RV (und damit Bedarfsträger) sind die Generalverwaltung ("GV") und derzeit 14 Institute und Einrichtungen der MPG: - MaxIT, München - MPI für Bildungsforschung, Berlin - MPI für Geoanthropologie, Jena - MPI für Gravitationsphysik, Potsdam-Golm - MPI für Physik des Lichts, Erlangen - MPI für Terrestrische Mikrobiologie, Marburg - MPI für Biogeochimie, Jena - MPI für Biologie inkl. Friedrich-Miescher-Laboratorium, Tübingen - MPI für Kolloid- und Grenzflächenforschung, Potsdam - MPI für Biochemie, München Martinsried - MPI für Kernphysik, Heidelberg - MPI für Verhaltensbiologie, Radolfzell/ Konstanz - MPI für Infektionsbiologie, Berlin - Evtl. das ESI als unselbstständiges MPI ab 01.01.2027 Weitere Max-Planck-Institute, die hier nicht aufgelistet sind, können nach Rücksprache mit der Stabsstelle Travel Management während der Vertragslaufzeit einsteigen. Außerdem sind die selbstständigen Einrichtungen über die Eröffnungsklausel berechtigt, Einzelverträge auf Basis der Verfahrensergebnisse abzuschließen (Bsp. Max-Planck-Innovation GmbH, München).
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63516000 Reiseverwaltung, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Dieser Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren mit Leistungsbeginn ab 01.10.2026 und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, am 30.09.2030.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2030
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 350 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 33203-2026
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Abschluss einer (Abruf-)Rahmenvereinbarung für alle abrufberechtigte Einrichtungen der MPG, ohne Mindestabnahmepflicht. Ihr Angebot besteht aus: - der ausgefüllten Anlage D.1 (Erklärungen: Eignung und Ausschlusskriterien) inklusiv Ausführungsbedingungen) - der ausgefüllten Anlage A.2 Preisblatt - der ausgefüllten Anlage E.1 Konzeptfragen (- ggfs. aus den ausgefüllten Anlagen D.2 bei Bietergemeinschaften). Hinweis zu den Zuschlagskriterien: Bei der einfachen Richtwertmethode Z = L/P ist eine Gewichtung zwischen L und P mathematisch wirkungslos. Unglücklicherweise erwartet das Bekanntmachungsformular eine Gewichtung, weshalb die Vergabestelle eine Dummy-Gewichtung von 50 % für L und 50 % für P eingetragen hat. Es findet keine Gewichtung zwischen L und P statt.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mindestens 1 bis 3 Referenzen aus 2023-2025 (EK-08-A).
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl 2023-2025 inkl. Führungskräfte (EK-07-A): 1. Technische Fachkräfte bzw. Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) für die Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer SAP-Basis. 2. Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) inklusive Führungskräfte. Mindestens 10 Gesamt-Beschäftigte (VZÄ) für Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer SAP-Basis.
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Datenschutzrechtliche Bestimmungen (XK-02-A), s. auch B.1 Rahmenvertrag, Anlage B1.1 AVV und TOMs.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Haftpflichtversicherung (EK-04-A): - mindestens 5 Mio. EUR (2-fach maximiert, pro Jahr) für Personen- und Sachschäden, - mindestens 100.000,00 EUR (2-fach maximiert, pro Jahr) für Vermögensschäden.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A). Auftragsausführung: Russland-Sanktionen (XK-01-A).
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Unternehmensdarstellung (EK-02-A).
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umsatzdarstellung 2023-2025 (EK-05-A).
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umsatzdarstellung im Bereich Reisekostenabrechnung 2023-2025 (EK-06-A).
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A).
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Einfache Richtwertmethode
Beschreibung: Einfache Richtwertmethode
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Einfache Richtwertemethode
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 24/03/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 90 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Für die Vergabe des öffentlichen Auftrags werden nur Unternehmen in Betracht kommen, die geeignet und nicht in entsprechender Anwendung insbesondere der §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen worden sind (Vergleich zu § 122 Abs.1 GWB "Eignung"). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums wird zum Ausschluss des Angebots führen. Alle Eignungskriterien und Auftragsausführungskriterien sind ausführlich in der Anlage D.1 Eigenerklärungen Bieter genannt und erklärt. Darüber hinaus wird ggfs. die Anlage D.2 Eigenerklärungen Bietergemeinschaften verwendet.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 24/03/2026 10:01:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Eröffnungstermin — Beschreibung: Bindefrist bis 30.06.2026.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Maßgeblich für die Auftragsausführung sind der in Anlage B.1 Rahmenvertrag, der mit Zuschlag wirksam wird, sowie die in Anlage D.1 Erklärungen zur Eignung und Ausschlussgründe inklusiv Ausführungsbedingungen. Es besteht ausserdem ein Selbstausführungsgebot nach § 47 Abs. 5 VgV im Hinblick auf alle Leistungen, die systemseitig auf dem System des Auftraggebers erbracht werden sowie in Bezug auf die primären Ansprechpartner und die Leitung aller strategischen Leistungen, die unter diesem Vertrag zu erbringen sind. Diese Leistungen sind der Kernbereich des Aufgabenfeldes des künf-tigen Auftragnehmers. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind nicht zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Sachgebiet Vergabemanagement
Telefon: +49 8921080
Fax: +49 8921081344
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Fax: +49 8921081344
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: fb28c465-b498-43c7-97aa-31162294eca4 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/02/2026 13:21:22 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 131860-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 39/2026
Datum der Veröffentlichung: 25/02/2026