1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Lieferung und Implementierung eines KI-gestützten Enterprise Resource Planning-Systems (ERP)
Beschreibung: Die Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH hat ihren Sitz in Mainz. Sie ist als gemeinnützige Gesellschaft selbstlos tätig, verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke und unterliegt den Rahmenbedingungen des öffentlichen Haushalts-, Zuwendungs-, Vergabe- und Tarifrechts. Zugleich arbeitet die Gesellschaft nach den Regeln großer Kapitalgesellschaften. Alle Anforderungen der Vollkosten- und Trennungsrechnung müssen erfüllt werden. Schließlich sind aus Bilanz-GuV die Unterschiede zu einer Einnahmen-Ausgabenrechnung in aggregierter Form als sogenannte Überleitung darzustellen (terminus technicus „Überleitungsrechnung“). Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden. Das ERP-Systems soll zum 01.07.2027 vollständig betriebsfertig sein.
Kennung des Verfahrens: 664331c4-51a4-4517-a86f-db7377c3ff82
Interne Kennung: 2025-0446
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Vertragsbeginn mit Zuschlagserteilung. Elektronische Rechnung nur in Form einer PDF Rechnung.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
Betrug:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Lieferung und Implementierung eines KI-gestützten Enterprise Resource Planning-Systems (ERP)
Beschreibung: Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden. In HR sind damit die Leistungsbestandteile Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1- Bescheinigung und eAU angesprochen. „Finance“ umfasst internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung und Controlling sowie Drittmitteladministration. Das Angebot umfasst die Lieferung, Implementierung und Bereitstellung des neuen ERP-Systems, die Übernahme der bestehenden LOGA-3- bzw. RediPro-Umgebungen sowie Gewährleistung des laufenden Betriebs (Lizenzen, Hosting, Pflege, Abrechnungsfälle, Support und Customizing). Geltende Frist für die Leistungserbringung ist, dass das ERP-Systems spätestens am 01.07.2027 entsprechend den Vorgaben der Vergabeunterlagen konfiguriert ist und in einem arbeitsfähigen Zustand zur Verfügung steht. Alle Testläufe und Implementierungsschritte müssen bis zum 01.05.2027 umgesetzt worden sein, sodass ab dem 01.05.2027 eine Testphase dem produktiven Betrieb ab 01.07.2027 vorangehen kann. Die volle Funktionalität zur Bearbeitung von sämtlichen finanzbuchhalterischen Buchungen muss bereits zum 01.01.2027 zur Verfügung stehen. Das ERP-System sollte die Konformität zum Haushaltsrecht sowie den einschlägigen Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Bundesministeriums für Finanzen entsprechen und folglich die Anforderungen der Vorschriften von GoBS, GDPdU und GoBD erfüllen. Das System ist revisionssicher. Es wird ein EVB-IT-Cloud-Vertrag geschlossen. Ferner wird ein ERP-System geliefert und implementiert, mit den Leistungsbestandteilen Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1- Bescheinigung und eAU (HR) sowie internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung & Controlling und Drittmitteladministration (Finance). Alle damit angesprochenen Prozesse sollen vollständig digital in dem System abgebildet werden können.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Laufzeit der jeweiligen Verlängerung beträgt 12 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert ist ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister (in Kopie; nicht älter als 6 Monate ab dem Veröffentlichungstag der Auftragsbekanntmachung) des Staates, in dem das Unternehmen des Bieters niedergelassen ist. Besteht keine Eintragungspflicht und ist diese auch nicht freiwillig erfolgt, ist ein alternativer aktueller Nachweis der erlaubten Berufsausübung gefordert.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert ist eine Eigenerklärung zum Vorliegen einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer marktüblichen Deckungssumme pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in marktüblicher Höhe bzw. dass im Falle der Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den o.g. Bedingungen abgeschlossen wird. Das Bestehen des Versicherungsschutzes ist innerhalb von zwei Wochen nach Auftragserteilung durch Vorlage einer aktuellen Versicherungsbestätigung des Versicherungsgebers über den Umfang und die Höhe der Deckung gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen. Im Falle von Bietergemeinschaften muss von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft eine Versicherung zu den oben genannten Bedingungen bzw. eine Erklärung zum Abschluss einer solchen nachgewiesen werden. Die Vorlage nur von einem Mitglied der Bietergemeinschaft genügt lediglich dann, wenn der Versicherungsschutz eines Bietergemeinschaftsmitglieds die Beteiligung an einer Arbeitsgemeinschaft und die Versicherung aller weiteren Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft erfasst. Dies ist mit Abgabe des Angebots unaufgefordert nachzuweisen. Mit dem Angebot ist nur die oben aufgeführte Eigenerklärung abzugeben; die Kopie einer Versicherungspolice ist nicht einzureichen! Für den Fall, dass trotzdem die Kopie der Versicherungspolice eingereicht werden sollte, müssen sämtliche o.g. Anforderungen aus dem Text der Versicherungspolice hervorgehen.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert ist der Gesamtumsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert sind geeignete unternehmensbezogene Referenzen betreffend der ausgeschriebenen Leistung, jeweils mit folgenden Angaben: - Name des Auftraggebers (auf gesondertes Verlangen: Ansprechperson und Kontaktdaten) - Bezeichnung des Referenzauftrags - Auftragswert in Euro netto - Leistungszeitraum (von MM /JJJJ bis MM/JJJJ); - Angaben zum Leistungsinhalt und -umfang, aus denen insbesondere die Erfüllung von Mindestanforderungen hervorgeht Mindestanforderung: Gefordert sind mindestens 3 Referenzen eines gleichwertigen realisierten Projektes im Öffentlichen Bereich. Mit Benennung der Kundenreferenzen muss nachgewiesen werden, dass die Einhaltung der GoBS auch im Zusammenhang mit bereits vorgekommenen Jahresabschlussprüfungen bei Kunden von Wirtschafsprüfern, Steuerberatern oder der Finanzverwaltung anerkannt wurde Das Leistungsende jeder Referenz darf nicht mehr als 3 Jahre zurückliegen (Projektabschluss nicht vor 12/2022). ACHTUNG: Aus den Angaben muss die Erfüllung der obenstehenden Mindestanforderungen eindeutig hervorgehen, anderenfalls wird die Referenz nicht berücksichtigt/gewertet.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der Preis ist das einzige Zuschlagskriterium.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 08/03/2026 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 80 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 08/03/2026 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Eigenerklärung Russland-Sanktionen nach Artikel 5 k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Artikels 1 Ziff. 25 der Verordnung (EU) Nr. 2025/395 des Rates vom 24. Februar 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren (siehe Anlage 14_Eigenerklärung Art. 5k VO (EU) 833-2014
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Rheinland-Pfalz
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
Registrierungsnummer: 9786
Postanschrift: Wallstraße 7
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55122
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 61318944809
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Rheinland-Pfalz
Registrierungsnummer: aba9bfd2-aa53-4985-9a57-5101b35a46c2
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131162234
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3fd94f56-73a6-4cb2-9486-54e2c2fcb4cb - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/02/2026 16:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 135795-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 40/2026
Datum der Veröffentlichung: 26/02/2026