2021-OJS55-139402-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock

Nationale Identifikationsnummer: DE803

Postanschrift: Dezernat 2, Referat 2.3

Ort: Rostock

NUTS-Code: DE803 Rostock, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 18051

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Universität Rostock, Dezernat 2, Referat 2.3

E-Mail: mathias.evert@uni-rostock.de

Telefon: +49 3814981530

Fax: +49 3814981531

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.uni-rostock.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Unterstützungsleistungen bei der Einführung von HISinOne APP

Referenznummer der Bekanntmachung: 2020/S099-238118

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.2.

Beschreibung

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE803 Rostock, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung: Universität Rostock, IT und Medienzentrum, Albert-Einstein-Str. 22, 18069 Rostock

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags

Da an der UR keinerlei Expertise bzgl. DoSV und HISinOne-APP vorhanden sind und sich diese auch nicht innerhalb der knappen Zeit aufbauen lassen, muss ein externer Dienstleister die Konfiguration von APP vornehmen. Dies beinhaltet eine grundlegende Einrichtung aller Studiengänge, für die eine Bewerbung möglich sein soll, die Anpassung an die Zulassungskriterien der UR sowie eine Anpassung an das Corporate Design der UR. Weiterhin sind die Schnittstellen zwischen APP und DoSV sowie zwischen APP und den lokal an der UR betriebenen HIS-Alt-Systemen notwendig. Letzteres wird benötigt, um nach Abschluss des Zulassungsverfahrens die einzuschreibenden Bewerber in das lokale HIS-System zu übernehmen.

Für die Leistungserbringung soll ein Vertrag über ein Kontingent von ca. 12 Personentagen/Monat abgeschlossen werden. Die Laufzeit des Vertrages ist gebunden an die Erfüllung des Auftrages zeitlich jedoch auf maximal 48 Monate begrenzt. Die Abrechnung erfolgt bedarfsgenau entsprechend der in Anspruch genommenen Personentage zu den verinibarten Konditionen.

II.2.7.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 099-238118

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 20-00430

Bezeichnung des Auftrags:

Unterstützungsleistungen bei der Einführung von HISinOne APP

V.2.

Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1.

Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe
14/05/2020

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH

Postanschrift: Deutsche-Med-Platz 2

Ort: Rostock

NUTS-Code: DE803 Rostock, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 18057

Land: Deutschland

E-Mail: info@gecko.de

Internet-Adresse: www.gecko.de

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert der Beschaffung: 720 000,00 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern

Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14

Ort: Schwerin

Postleitzahl: 19053

Land: Deutschland

Telefon: +49 3855885160

Fax: +49 3855884855817

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages mit einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen Zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern

Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14

Ort: Schwerin

Postleitzahl: 19053

Land: Deutschland

Telefon: +49 3855885160

Fax: +49 3855884855817

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
15/03/2021

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1.

Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen

VII.1.1.

CPV-Code Hauptteil
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

VII.1.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)

VII.1.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE803 Rostock, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung: Universität Rostock IT und Medienzentrum Albert-Einstein-Str. 22 18069 Rostock

VII.1.4.

Beschreibung der Beschaffung

VII.1.5.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48

VII.1.6.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 608 400,00 EUR

VII.1.7.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH

Postanschrift: Deutsche-Med-Platz 2

Ort: Rostock

NUTS-Code: DE803 Rostock, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 18057

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

VII.2.

Angaben zu den Änderungen

VII.2.1.

Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Für die Leistungserbringung wurde Vertrag über ein Kontingent von 12 Personentagen/Monat abgeschlossen. Die Laufzeit des Vertrages ist gebunden an die Erfüllung des Auftrages zeitlich jedoch auf maximal 48 Monate begrenzt.

Ohne Änderung der Laufzeit des Vertrages wurden aufgrund von nicht vorher erkennbarer Mehrbedarfe die die vereinbarten Personentage von 12 auf 20 Tage erhöht.

Eine Erhöhung des Auftragswertes um 50 % wäre demnach ohne eine Neuausschreibung möglich.

Die Erhöhung der Personentage erfolgt jedoch über die in §132 Abs. 2 GWB genannte Grenze von 50 % hinaus. Der ursprünglich geschätzte Auftragswert betrug bei einer Laufzeit von 4 Jahren 604 800 EUR netto. Die Erhöhung der Personentage auf 20 pro Monat bedeutet eine Erhöhung des Auftragswertes um 60 %.

Da jedoch der ursprüngliche Vertrag durch eine Ausschließlichkeit im Rahmen eines Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach §14 Abs. 4 Nr. 2b VgV an die Gecko mbH erteilt worden ist, wird auch die Erweiterung des bestehenden Auftrages unter Anwendung der Ausschließlichkeit für die Firma Gecko mbH vergeben, da sich die Bedingungen und der wesentliche Charakter des Auftrages nicht geändert Die oben genannten Gründe für die Ausschließlichkeit greifen auch bei der Erhöhung der Personentage.

VII.2.2.

Gründe für die Änderung

Notwendigkeit der Änderung aufgrund von Umständen, die ein öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber bei aller Umsicht nicht vorhersehen konnte (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/25/EU)

Beschreibung der Umstände, durch die die Änderung erforderlich wurde, und Erklärung der unvorhersehbaren Art dieser Umstände:

Der ursprüngliche Ansatz bei der Einführung von HISinOne-APP bestand darin, möglichst viele Aspekte im Bewerbungsprozess um Studienplätze in Form von Clustern zu vereinheitlichen, auch um den Implementierungsaufwand möglichst gering zu halten. Inzwischen stellte sich aber heraus, dass eine zu starke Vereinheitlichung nicht funktioniert. Infolge dessen müssen sog. Bewerbungsbestandteile abhängig von den jeweiligen Studienangeboten stärker individualisiert werden, was mit einem erhöhten Aufwand einhergeht. Mit neuen Versionen des Systems HISinOne steigt auch dessen Komplexität an, was wiederum dazu führt, dass trotz einer intensiven Qualitätsprüfung des Software-Anbieters HIS eG bei neuen Releases Fehler auftreten können. Diese werden zwar bei der HIS eG beseitigt, jedoch führen der Test neuer Versionen sowie die Kommunikation von Fehlern bei der UR und damit auch bei der Firma Gecko mbH Rostock zu erhöhten Aufwänden.

VII.2.3.

Preiserhöhung

Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)

Wert ohne MwSt.: 608 400,00 EUR

Gesamtauftragswert nach den Änderungen

Wert ohne MwSt.: 1 008 000,00 EUR