2021-OJS72-184214-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 — 5

Ort: Eschborn

NUTS-Code: DE71A Main-Taunus-Kreis

Postleitzahl: 65760

Land: Deutschland

E-Mail: markus.meyer@giz.de

Telefon: +49 6196794322

Fax: +49 619679804322

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: https://www.giz.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Juristische Person des privaten Rechts (gemeinnützige GmbH) finanziert durch die Bundesrepublik Deutschland

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Internationale Zusammenarbeit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

81256088_regulative Beratung während der organisatorischen und technischen Umsetzung des Records Managements

Referenznummer der Bekanntmachung: 81256088

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
79410000 Unternehmens- und Managementberatung

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen.

Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 425 000,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79100000 Dienstleistungen im juristischen Bereich, 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE71A Main-Taunus-Kreis

Hauptort der Ausführung: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Dag-Hammarskjöld-Weg 1 — 5 65760 Eschborn

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Die Aufgaben des hier ausgeschriebenen regulativen Beratungsdienstleisters sind:

— Beratung des Auftraggebers während der Ausschreibungsphase für die Umsetzungsdienstleistungen in Hinblick auf rechtliche und fachliche Anforderungen an Records Management-Lösungen, z. B. Beantwortung von Bieterfragen, Bewertung von Angeboten,

— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung detaillierter Lösungskonzepte der Umsetzungsdienstleister auf Grundlage von Best Practice-Erfahrungen zur Einführung von Records Management-Lösungen. Basis der Lösungskonzepte sind die fachlich-technischen Anforderungskataloge des Umsetzungskonzeptes,

— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung einzelner Lösungsansätze der Umsetzungsdienstleister in Bezug auf die im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen und Rechtskonformität,

— Fachliche Beratung des Auftraggebers hinsichtlich organisatorischer Aspekte (Änderung bestehender Arbeitsabläufe, Definition von Regeln u. ä.),

— Beratung des Auftraggebers bei der Gestaltung eines passenden Vorgehensmodells (agil, klassisch, hybrid) für die Entwicklung und Etablierung eines GIZ-passgenauen elektronischen Records Managements samt revisionssicherer Archivierung,

— Beratung und fachliche Unterstützung bei der Abnahme der technischen Lösungen,

— Beratung und fachliche Unterstützung des Auftraggebers zur Durchführung einer Verfahrensdokumentation am Ende des Projektes,

— Fachliche Unterstützung im Test-Management und bei der Durchführung von Tests der technischen Lösung,

— Fachliche Beratung zur Etablierung eines Records Management-Office.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Standard-Kriterien Dienstleistungsausschreibungen / Gewichtung: 70

Preis - Gewichtung: 30.00

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Verhandlungsverfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 182-438363

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 81256088

Bezeichnung des Auftrags:

Auftragsvergabe BearingPoint

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
06/04/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: BearingPoint

Postanschrift: Invalidenstraße 73

Ort: Berlin

NUTS-Code: DE300 Berlin

Postleitzahl: 10557

Land: Deutschland

E-Mail: alexander.schmid@bearingpoint.com

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 470 000,00 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 425 000,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y995.

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Die Vergabekammern des Bundes

Postanschrift: Villemombler Straße 76

Ort: Bonn

Postleitzahl: 53123

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 2289499-0

Fax: +49 2289499-163

Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
09/04/2021