Operatives und strategisches Prozessmanagement im Rhein-Sieg-Kreis - Begleitung des Einführungsprojektes

Der Rhein-Sieg-Kreis beabsichtigt, Prozessmanagement in der gesamten Organisation zu etablieren und kontinuierlich zu professionalisieren. Das Prozessmanagement soll organisationsweite Standards für das Prozessmanagement setzen und der organisationsweiten und systematischen Planung, Überwachung und Steuerung von Prozessen dienen. Die gewonnenen Informationen sollen auch Basis für die Koordinierung sonstiger Aufgaben der Verwaltungsmodernisierung, der Automatisierung und Digitalisierung, für die Personalbemessung und Optimierung von Verwaltungsabläufen sowie die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) sein. Das Prozessmanagement soll die Basis sein für ganzheitliche, systematische und nachhaltige Strukturen sowie einen organisationsweiten Lernprozess über die Ablauforganisation.

Ziel dieses Auftrags ist die Entwicklung eines Gesamtkonzepts zur Umsetzung dieses Projekts und die Begleitung des Einführungsprojekts.

Das Konzept soll mit einem auf einen Zeithorizont von vier Jahren angelegten Einführungsprojekt etabliert werden. Der Zeitplan zur Einführung basiert auf folgendem Phasenmodell zur Umsetzung der Zielbereiche:

1. Konzeptphase (ca. 8. Wochen)

2. Aufbauphase (4 - 6 Monate)

4. Ausbauphase (1 - 4 Jahre)

5. Regelbetrieb (ab dem 5. Jahr)

Das Einführungsprojekt soll nach Abschluss der Ausbauphase in einen Regelbetrieb ohne Unterstützung durch den Auftragnehmer als externen Prozessmangement-Experten übergeleitet werden.

Hauptort der Ausführung: Rhein-Sieg-Kreis Kaiser-Wilhelm-Platz 1 53721 Siegburg

Die Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung des Gesamtprojektes soll in den Phasen "Konzeptphase" und "Aufbauphase" federführend durch den Auftragnehmer erfolgen. Ab der "Ausbauphase" soll der Begleitungsaufwand bedarfsgerecht verringert werden.

Die genaue Ausgestaltung der Phasenabläufe hat der Auftragnehmer im Konzept für die Begleitung des Projekts darzustellen. Vor Beginn des Einführungsprojektes ist ein verbindlicher Projektplan (inhaltlich und zeitlich) vorzulegen und mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Im Rahmen des Einführungsprojektes unterstützt der Auftragnehmer als externer Prozessmanagement-Eyperte die internen Rollen mit Expertise und Kapazität. Während des Einführungsprojekt ist die Prozessmanagement-Software "PICTURE" zu benutzten.

Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber Projektstatusberichte vor, die mindestens folgende Aspekte beinhalten:

- Bericht über den inhaltlichen Fortschritt des Projektes

- zeitlicher Soll-Ist-Vergleich, Information über die Einhaltung des vorgesehenen Zeitplanes

- Darstellung der weiteren Planung

- Benennung von Problemen, kritischen bzw. offenen Punkten

- Benennung von zu ergreifenden Maßnahmen bzw. zu klärenden Punkten.

In Konzept und Aufbauphase sollen die Projektstatusberichte quartalsweise erfolgen, während der Ausbauphase halbjährlich.

Zur Überleitung des Einführungsprojektes in den Regelbetrieb soll ein Abschlussbericht vorgelegt werden mit mindestens folgenden Inhalten:

- Darstellung von Projektaufbau und Projektverlauf

- Darstellung der wesentlichen Ergebnisse

- Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise.

Der Projektauftakt soll innerhalb von vier Wochen nach Auftragserteilung erfolgen.

Für die einzelnen Phasen werden folgende Zeiträume kalkuliert: Die Konzeptphase soll innerhalb von acht Wochen abgeschlossen sein. Die Aufbauphase soll innerhalb von vier bis sechs Monaten abgeschlossen sein. Ab dem Abschluss der Aufbauphase beginnt die Ausbauphase (Jahr 1 - Jahr 4), nach der die Einführungsphase im fünften Jahr in den Regelbetrieb übergeleitet werden soll (voraussichtlich ab 31.10.2027).

Preis - Gewichtung: 300

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Aufgrund einer Plausibilitätsprüfung in der für die Erstellung dieser Bekanntmachung verwendeten Software mussten zwingend Auftragswerte in dieser Bekanntmachung angegeben werden. Aus den in § 39 Abs. 6 Ziffern 3 und 4 VgV genannten Gründen wurden nicht die geschätzten bzw. die tatsächlichen Auftragswerte angegeben, sondern fiktive, die keinesfalls den ordnungsgemäß geschätzten bzw. den tatsächlichen Auftragswerten entsprechen.

Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBDCHU

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: