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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Workflowgesteuertes Informations- und Bestellsystem für das DESY in Hamburg und Zeuthen
Beschreibung: Das Deutsche Elektronen-Synchrotron (DESY) ist eine Forschungseinrichtung der Helmholtz-Gemeinschaft mit Standorten in Hamburg und Zeuthen. DESY betreibt naturwissenschaftliche Grundlagenforschung und wird über Fördermittel finanziert. Als Fördermittelempfänger ist DESY bei der Beschaffung an das Vergaberecht gebunden. DESY hat aufgrund bisheriger Systemdefizite zur Implementierung eines neuen workfloworientierten Beschaffungssystems entschieden. Es soll eine externe Lösung beschafft werden, die die Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen im SAP/ERP umsetzen kann. Weitere Einzelheiten enthalten die Beschreibung der Beschaffung in dieser EU-Bekanntmachung sowie die Leistungsbeschreibung (Lastenheft), die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird. Das zu beschaffende System muss SAP S/4 Hana fähig sein und wird aktuell in das bestehende SAP/ERP, EHP8 FOR SAP ERP 6.0 implementiert.
Kennung des Verfahrens: f108862e-6d27-4a7f-b06b-bf5ec3fecc2f
Interne Kennung: 4101020
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: DESY führt ab Februar 2025 auch ein neues SAP-System ein (SAP S/4 Hana). Dieses Projekt bindet bei DESY erhebliche Personalressourcen in den Fachabteilungen. Gleichzeitig kann mit der Einführung des Beschaffungssystems nicht bis zum Abschluss der SAP S/4 Hana Implementierung im Jahr 2027 abgewartet werden. Der einzige Zeitraum, in dem DESY entsprechendes Fachpersonal bereitstellen kann, ist in der ersten Hälfte der Vorprojektphase für SAP S/4 Hana. Die Vorprojektphase für SAP S/4 Hana beginnt im Februar 2025 und endet spätestens im Dezember 2025. Ab September 2025 werden die DESY Fachabteilungen erheblich in die Vorbereitung der nächsten Phase eingebunden sein, sodass eine qualitative Integration des Bestellsystems auf Seiten des DESY realistisch nur bis einschließlich August 2025 stattfinden kann. Für die Implementierung des Bestellsystems sollte den Bewerberbern / Bietern ein ausreichender Zeitraum von sechs Monaten zur Verfügung stehen. Mit der Ausführung ist daher bereits am 1. März 2025 zu beginnen. Gleichzeitig konnte DESY die Beschaffung des Bestellsystems nicht früher anstoßen, da die Fördermittel erst Ende Dezember 2024 bewilligt wurden. DESY hat sich nach Erhalt des Fördermittelbescheids unmittelbar und prioritär mit der Beschaffung des Bestellsystems befasst und das Verfahren angestoßen. Nach alledem ist das Zuwarten bis zum Ablauf der Regelmindestfrist von 30 Tagen für DESY nicht möglich. Bei einer Fristverkürzung nach § 17 Abs. 3 VgV kommt es auf objektive Gründe an, die es dem Auftraggeber unmöglich machen, die Mindestregelfrist einzuhalten, weil ansonsten die Leistung nicht rechtzeitig beschafft werden kann. Solch objektive Gründe liegen hier auf Seiten von DESY vor. Die Situation der Dringlichkeit wurde von DESY auch nicht mutwillig herbeigeführt. Der zeitliche Rahmen wurde erheblich von externen Umständen beeinflusst (Fördermittelbescheid, Ausschreibung SAP S/4 Hana).
Zentrale Elemente des Verfahrens: DESY wird die Bieter - aus denselben Gründen wie denjenigen für das beschleunigte Verfahren - hinsichtlich der Angebotsfrist im Einklang mit § 17 Abs. 7 VgV um eine verkürzte Angebotsfrist ersuchen. Die vorgesehene Angebotsfrist wird weniger als die vorgesehenen 25 Tage betragen; sie wird mindestens auf zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, festgelegt (§ 17 Abs. 7 Satz 2 VgV).
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48490000 Softwarepaket für das Beschaffungswesen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Notkestraße 85
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22607
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Platanenallee 6
Stadt: Zeuthen
Postleitzahl: 15738
Land, Gliederung (NUTS): Dahme-Spreewald (DE406)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YMG5LSP
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Workflowgesteuertes Informations- und Bestellsystem für das DESY in Hamburg und Zeuthen
Beschreibung: Implementierung einer Beschaffungssoftware mit Unterstützung eines externen Dienstleisters zur software- bzw. systemtechnischen Optimierung der Beschaffungsprozesse im Rahmen des als Lastenheft definierten Anforderungskatalogs: Die Beschaffung umfasst die entsprechende Software und die Implementierung im Rahmen eines Projektes. Mit der Ausführung ist am 1. März 2025, spätestens jedoch innerhalb von 5 Werktagen nach Zuschlagserteilung zu beginnen und spätestens am 31. August 2025 zu beenden. Das Lastenheft ist in den Vergabeunterlagen enthalten, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden. Software zur Erfassung von Bedarfsmeldungen inkl. Workflowsteuerung, Genehmigungsübersicht und Sicht der SAP/ERP Belege zum Vorgang: - Konzeption und Implementierung von komplexen kundenindividuellen Validierungen auf der Erfassungsoberfläche oder beim Absenden des Warenkorbes; Abbildung der entsprechenden Bedarfsgenehmigung und Anpassungen im System: - Konzeption und Implementierung komplexer Genehmigungswege, -funktionen und Workflowsteuerungen; Abbildung von internen Lagerbestellungen / Materialreservierungen: - Anbindung von Fremdsystemen per Schnittstelle oder E-Mail-Ausgang an Funktionspostfach; Monitoring des Warenkorbs: - Die Software muss eine Budgetbindung bei der Erstellung des Warenkorbs abbilden können - Einsicht aller erstellten Warenkörbe oder der Warenkörbe, zu deren Einsicht ein Bearbeiter berechtigt ist - Einrichtung und Bereitstellung des SAP Fiori Launchpads - Implementierung von Aspekten im SAM Modul MM oder Berechtigungsanpassungen; Projektleistungen: - mind. 5 vierstündige Workshops zum Abgleich der Anforderungen - Konzeption inkl. Beschreibung kundenindividueller Abweichungen vom Master auf Basis der Workshop-Ergebnisse - Implementierung des Produktes - Tests - Schulungen - Dokumentation - Produktivsetzung (inkl. Anlaufbetreuung). Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung (Lastenheft), die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird. Mit dem Angebot werden entsprechende Konzepte abgefordert.
Interne Kennung: 4101020
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48490000 Softwarepaket für das Beschaffungswesen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftrag enthält Optionen (Wartungsleistungen und Supportleistungen). Weitere Informationen enthalten die Vergabeunterlagen, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben werden.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Notkestraße 85
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22607
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Platanenallee 6
Stadt: Zeuthen
Postleitzahl: 15738
Land, Gliederung (NUTS): Dahme-Spreewald (DE406)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 6 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Auftrag enthält optional Wartungs- und Supportleistungen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Der EU-Schwellenwert ist mit Blick auf den Gesamtwert der vorgesehenen Leistungen erreicht bzw. überschritten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamthonorar
Beschreibung: Gesamthonorar gemäß Angebotsformblatt
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 38
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Systems
Beschreibung: Qualität des Systems gemäß Lastenheft
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 28
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Projektkonzept
Beschreibung: Projektkonzept
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 28
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: - § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Beschaffungsdienstleister: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 4101020
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 4101020
Titel: Bestellsystem
Datum der Auswahl des Gewinners: 25/03/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 26/03/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Wert des höchsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Registrierungsnummer: DE118714904
Postanschrift: Notkestraße 85
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22607
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB / Dr. Oliver Jauch
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Registrierungsnummer: PR1281
Postanschrift: Alter Wall 20-22
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Dr. Oliver Jauch / Dr. Nadine Listl
Telefon: +49 40500360480
Fax: +49 40500360444
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: T022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE158253683
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191a
Stadt: Halle
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Telefon: 0345 585-0
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5703cb37-0062-4a17-995d-ede37a5f6f8e - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/03/2025 08:27:28 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 201400-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 62/2025
Datum der Veröffentlichung: 28/03/2025