Hardware Rahmenvertrag

Zur Vereinfachung des Beschaffungsvorgangs sowie zur Steigerung der Qualität soll ein Rahmenvertrag für Standard Hardware abgeschlossen werden. Die gewünschten Hardwaretypen werden im Kriterienkatalog aufgeführt und genauer beschrieben. Der Auftraggeber soll über ein Online Portal (oder vergleichbar) des Auftragnehmers entsprechend eines vorher festgelegten Rahmens Hardware anfordern können (Abrufbestellung). Die gewünschte Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre mit Verlängerungsoption um weitere 4 Jahre.

Zu jedem Hardwaretypen nennt der Auftragnehmer das angebotene Produkt. Die angebotene Hardware muss mindestens ein Jahr verfügbar sein. Für das erste Vertragsjahr wird eine Mindestabnahmemenge angegeben. Die Anforderung an die genannten Hardwaretypen wird jährlich in Abstimmung mit dem Auftragnehmer auf Aktualität geprüft, sodass ein Wechsel auf Nachfolgemodelle (z. B. bei Abkündigung des Modells) oder technisch andere Geräte möglich ist. Auch bei technisch anderen Geräten gilt der Festpreis. Wird eine technische Anforderung auf explizite Anforderung der ÜSTRA neu und abweichend vom Ursprungsmodell vereinbart, kann auch nur für diese neue und abweichende technische Anforderung ein neuer Preis vereinbart werden, nicht für das gesamte Gerät. Für die weiteren Vertragsjahre wird keine Mindestabnahmemenge garantiert. Darüber hinaus darf der Auftraggeber im Gesamtwert von bis zu 20 % des Rahmenvertragswertes weitere Produkte des Auftragnehmers erwerben, die nicht in dem Kriterienkatalog aufgeführt sind.

Die Lieferung muss binnen 14 Kalendertagen ab Eingang der Bestellung durch den Auftraggeber erfolgen und stückweise möglich sein.

Der Auftragnehmer übermittelt bei Lieferung digital eine CSV Tabelle nach Vorlage durch den Auftraggeber.

Der Auftraggeber soll bei Bestellungen zusätzliche, auswählbare Optionen haben, sodass bei Bedarf PC/Desktops bereits vor der Lieferung mit einem vorkonfigurierten Image, welches vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, durch den Auftragnehmer aufgesetzt werden, Hardware durch den Auftragnehmer bereits vor der Lieferung gelabelt wird und/oder bei Lieferung am Zielort durch den Auftragnehmer aufgebaut wird.

Der Auftragnehmer soll hierzu Preise und Mindestmengen nennen.

Aus Gründen der Transparenz und um Überbuchung des Rahmens zu vermeiden, stellt der Auftragnehmer aktiv (gemeint ist hierbei eine Übersicht auf dem Bestellportal) (oder alternativ auf Anfrage des Auftraggebers) dar, wie hoch die aktuelle Belastung des Rahmens zu dem jeweiligen Zeitpunkt ist.

Bei der Auswahl des Verpackungsmaterials ist den Erfordernissen des Umweltschutzes Rechnung zu tragen. Im Rahmen einer Nachhaltigen Beschaffung ist darauf zu achten, dass nur ein Mindestmaß an Verpackungsmaterialien verwendet wird, die den sicheren Transport der Ware garantieren. Soweit möglich, ist der Einsatz von nicht recycelbaren Materialien zu vermeiden.

Für das erste Vertragsjahr wird eine Mindestabnahmemenge angegeben:

Mini Desktop PC: 0 Stück

Business Notebook: 50 Stück

Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1): 50 Stück

Tablet PC (Detachable 2-in-1): 0 Stück

Monitor: 80 Stück

Für die weiteren Vertragsjahre wird keine Mindestabnahmemenge garantiert.

Die geplanten Abnahmemengen beziehen sich auf die Grundlaufzeit des Rahmenvertrages von 4 Jahren:

Mini Desktop PC 270 Stück

Business Notebook 13,0" 100 Stück

Business Notebook 14,0" 75 Stück

Business Notebook 15,5" 50 Stück

Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1) 540 Stück

Tablet PC (Detachable 2-in-1) 450 Stück

Monitor 600 Stück

20 Prozent-Kontingent Pauschal-Festpreis

Der Auftraggeber darf im Gesamtwert von bis zu 20 Prozent des Rahmenvertragswertes (kumulierter Auftragswert der Positionen 1, 2, 3, 4, 5 und 6 aus der Aufgabe Produkte/Leistungen) weitere Produkte des Auftragnehmers erwerben, die nicht in dem Kriterienkatalog aufgeführt sind.

Der Bieter trägt als Bestellmenge für den Pauschal-Festpreis ein:

(Summe Bestellmenge Position 1 + Summe Bestellmenge Position 2 + Summe Bestellmenge Position 3 + Summe Bestellmenge Position 4 + Summe Bestellmenge Position 5 + Summe Bestellmenge Position 6) × 0,2

Beispiel:

(Summe Bestellmenge Position 1 500 000,00 EUR netto

+ Summe Bestellmenge Position 2 100 000,00 EUR netto

+ Summe Bestellmenge Position 3 100 000,00 EUR netto

+ Summe Bestellmenge Position 4 100 000,00 EUR netto

+ Summe Bestellmenge Position 5 100 000,00 EUR netto

+ Summe Bestellmenge Position 6 100 000,00 EUR netto — ergibt Gesamtsumme der Positionen von 1 000 000,00 EUR netto)

× 0,2

= 200 000,00 EUR netto als einzutragender Wert für das 20 Prozent-Kontingent

Schulungen 12 Schulungen

Schulung von 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bereiches Service der ÜSTRA auf alternative, produktspezifische Eigenschaften, wenn Hardware eines anderen Herstellers als HP (ausgenommen Monitore) angeboten wird.

Der Bieter hat den Schulungsaufwand je Mitarbeiterin und Mitarbeiter des Bereiches Service der ÜSTRA in den Leistungskriterien in Tagen anzugeben (1 Tag = 8 Stunden). Die Anzahl der Tage ist mit dem Stundenverrechnungssatz der Mitarbeiterin und Mitarbeiter des IT Service Desks des Bereiches Service der ÜSTRA (aktuell: 92,90 EUR netto) zu multiplizieren.

Beispiel:

Schulungsaufwand 2,5 Tage (=20 Stunden) x Stundensatz 92,90 EUR netto = 1 858,00 EUR netto je Schulung für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Die Bestellmenge von 12 Schulungen stellt die Gesamtzahl der zu schulenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar.

Image aufsetzen 945 Stück

Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass der Auftragnehmer vor der Lieferung PCs/Notebooks/Tablets mit einem Image aufsetzt, welches vom Auftraggeber bereitgestellt wird.

Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.

Die Bestellmenge ergibt sich aus der kumulierten Zahl von 270 Mini Desktop PC, 225 Business Notebook und 450 Tablet PC (Detachable 2-in-1).

Hardware labeln 2 085 Stück

Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass Hardware vor Lieferung durch den Auftragnehmer gelabelt wird.

Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.

Die Bestellmenge ergibt sich aus der kumulierten Zahl von 270 Mini Desktop PC, 225 Business Notebook, 540 Dockingstation (Thunderbolt): Business Notebook und Tablet PC (Detachable 2-in-1), 450 Tablet PC (Detachable 2-in-1) und 600 Monitor.

Lieferung inklusive Aufbau vor Ort 48 Lieferungen

Der Auftraggeber hat bei der Bestellung die Option, dass die Lieferung inklusive Aufbau vor Ort erfolgt.

Der Auftragnehmer nennt Mindestmenge(n) für diese Option unter den Leistungskriterien.

Die Bestellmenge ergibt sich aus einer Lieferung je Monat über die garantierte Vertragslaufzeit von 4 Jahren.

Preis - Gewichtung: 50