1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung von ISMS-Tools
Beschreibung: Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD), möchte die Informationssicherheit auf Landesebene sowie auf kommunaler Ebene stärken. Um dieses Ziel zu erreichen, möchte das MHKBD für die Landesverwaltung einschließlich aller Ressorts sowie für alle nordrhein-westfälischen Kommunen und von diesen beherrschte IT-Dienstleister eine Möglichkeit anbieten, wirtschaftlich, einfach und effizient Informationssicherheits-Managementsystem-Tools (ISMS-Tool) zu beschaffen. Ein ISMS-Tool ist ein Softwareprogramm, das Einrichtungen dabei unterstützt, ihre Informationssicherheit systematisch zu organisieren und zu verwalten. Es hilft, IT-Assets systematisch zu erfassen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und eine IT-Sicherheits-Governance-Struktur zu etablieren, Risiken systematisch zu behandeln, geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen auszuwählen und zu implementieren, Reports über den Stand der Informationssicherheit zu erstellen und die Einhaltung von gesetzlichen oder normativen Vorgaben, wie zum Beispiel dem BSI-Grundschutz-Kompendium und den BSI-Standards der Reihe 200-x, nachzuweisen.
Kennung des Verfahrens: b4353fd5-b67a-438f-9ab0-e41c23b655a5
Interne Kennung: MHKBD
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Das MHKBD vergibt die Rahmenverträge im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert das MHKBD interessierte Unternehmen auf, (soweit interessiert je Los) einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Anhand des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MHKBD die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MHKBD die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein verbindliches Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird das MHKBD die Bieter zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auffordern. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MHKBD mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge. Das MHKBD behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Ganzes Landesgebiet Nordrhein-Westfalen
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 10 000 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 10 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNY6CDVYM# Der Auftraggeber wird voraussichtlich in jedem Los 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in jedem Los in 3 Stufen vorgehen: 1. Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. 2. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Dies ist der Fall, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt. 3. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als 5 geeignete Unternehmen in dem jeweiligen Los beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt wird. Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, in jedem Los nur die 5 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die Referenzen des Bewerbers und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben bewerten. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 4
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 1
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Basis-ISMS-Tool als SaaS-Variante
Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt einen Rahmenvertrag über die Bereitstellung und Lizenzierung eines Basis-ISMS-Tools aus, das durch den Auftragnehmer als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die dazugehörigen Hosting-, Wartungs-, Service- und Schulungsleistungen erbringen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 4 Jahre. Der Zuschlag auf ein Angebot vermittelt keinen Anspruch auf einen bestimmten Abruf von Einzelaufträgen, sondern erfolgt je nach Bedarf. Einzelheiten ergeben sich aus dem Rahmenvertragsentwurf zu Los 1 mitsamt Anlagen (Anlage 2.1 zur AzA), insbesondere dem Einzelvertragsentwurf (Anlage 1 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.1 zur AzA) und dem Entwurf der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.1 zur AzA).
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Ganzes Landesgebiet Nordrhein-Westfalen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Bieter werden nur in einem der Lose 1, 2, 3 und 4 den Zuschlag erhalten, wenn und soweit ausreichend wertbare und wirtschaftliche Angebote eingehen (zwingende Zuschlagslimitierung). 2. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen innerhalb eines Loses sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. 3. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. 4. Interessierte Unternehmen dürfen sich für alle Lose bewerben. Bei Mehrfachbewerbungen für die Lose 1 bis 4 sind für jedes Los die jeweiligen Formblätter für den Teilnahmewettbewerb (Teilnahmeunterlagen) einzeln einzureichen. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) innerhalb eines Loses sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen iRd Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben. 5. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt. Mehrfachbewerbungen innerhalb eines Loses, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer BG, sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. 6. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden. 7. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, sind mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des die Eignung verleihenden Unternehmens, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise einzureichen. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden. 8. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)). 9. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie zur Eintragung ins Handelsregister / Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist; sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschlüsse und Prüfberichte belegt, sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Für Los 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens Euro 1,5 Millionen pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die mit der zu vergebenden Leistung (Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind, in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 (drei) Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträge, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die Bewerber müssen pro Los mindestens eine Referenz in folgendem Bereich vorlegen: Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird. Eine mehrfache Verwendung der Referenzen für verschiedene Lose ist zulässig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1,00
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte insgesamt und gesondert ausgewiesen das Kernentwicklerteam im Bereich ISMS - jeweils Vollzeit-Äquivalente. Das Kernentwicklerteam muss mindestens aus drei Vollzeit-Äquivalenten bestehen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei Los 1 und 3: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Nachweis einer Zertifizierung der Clouddienste nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz und/oder ISO 27001 und/oder C5-Testat oder gleichwertig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 20
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Vorläufige Einzelheiten zu den Zuschlagskriterien ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bewerber den Bewerberbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/04/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 4
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Basis-ISMS-Tool als On-Premise-Variante
Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt einen Rahmenvertrag über die Bereitstellung und Lizenzierung eines Basis-ISMS-Tools als On-Premise-Variante aus. Zudem muss der Auftragnehmer die dazugehörigen Wartungs-, Service- und Schulungsleistungen sowie die Leistungen zur Unterstützung der On-Premise-Installation und Einrichtung erbringen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 4 Jahre. Der Zuschlag auf ein Angebot vermittelt keinen Anspruch auf einen bestimmten Abruf von Einzelaufträgen, sondern erfolgt je nach Bedarf. Einzelheiten ergeben sich aus dem Rahmenvertragsentwurf zu Los 2 mitsamt Anlagen (Anlage 2.2 zur AzA), insbesondere dem Einzelvertragsentwurf (Anlage 1 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.2 zur AzA) und dem Entwurf der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.2 zur AzA).
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Ganzes Landesgebiet Nordrhein-Westfalen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Bieter werden nur in einem der Lose 1, 2, 3 und 4 den Zuschlag erhalten, wenn und soweit ausreichend wertbare und wirtschaftliche Angebote eingehen (zwingende Zuschlagslimitierung). 2. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen innerhalb eines Loses sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. 3. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. 4. Interessierte Unternehmen dürfen sich für alle Lose bewerben. Bei Mehrfachbewerbungen für die Lose 1 bis 4 sind für jedes Los die jeweiligen Formblätter für den Teilnahmewettbewerb (Teilnahmeunterlagen) einzeln einzureichen. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) innerhalb eines Loses sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen iRd Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben. 5. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt. Mehrfachbewerbungen innerhalb eines Loses, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer BG, sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. 6. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden. 7. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, sind mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des die Eignung verleihenden Unternehmens, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise einzureichen. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden. 8. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)). 9. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie zur Eintragung ins Handelsregister / Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist; sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschlüsse und Prüfberichte belegt, sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Für Los 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens Euro 1,5 Millionen pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die mit der zu vergebenden Leistung (Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind, in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 (drei) Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträge, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die Bewerber müssen pro Los mindestens eine Referenz in folgendem Bereich vorlegen: Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird. Eine mehrfache Verwendung der Referenzen für verschiedene Lose ist zulässig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1,00
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte insgesamt und gesondert ausgewiesen das Kernentwicklerteam im Bereich ISMS - jeweils Vollzeit-Äquivalente. Das Kernentwicklerteam muss mindestens aus drei Vollzeit-Äquivalenten bestehen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei Los 1 und 3: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Nachweis einer Zertifizierung der Clouddienste nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz und/oder ISO 27001 und/oder C5-Testat oder gleichwertig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 20
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Vorläufige Einzelheiten zu den Zuschlagskriterien ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bewerber den Bewerberbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/04/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 4
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Premium-ISMS-Tool als SaaS-Variante
Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt einen Rahmenvertrag über die Bereitstellung und Lizenzierung eines Premium-ISMS-Tools aus, das durch den Auftragnehmer als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die dazugehörigen Hosting-, Wartungs-, Service- und Schulungsleistungen erbringen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 4 Jahre. Der Zuschlag auf ein Angebot vermittelt keinen Anspruch auf einen bestimmten Abruf von Einzelaufträgen, sondern erfolgt je nach Bedarf. Einzelheiten ergeben sich aus dem Rahmenvertragsentwurf zu Los 3 mitsamt Anlagen (Anlage 2.3 zur AzA), insbesondere dem Einzelvertragsentwurf (Anlage 1 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.3 zur AzA) und dem Entwurf der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.3 zur AzA).
Interne Kennung: 3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Ganzes Landesgebiet Nordrhein-Westfalen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Bieter werden nur in einem der Lose 1, 2, 3 und 4 den Zuschlag erhalten, wenn und soweit ausreichend wertbare und wirtschaftliche Angebote eingehen (zwingende Zuschlagslimitierung). 2. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen innerhalb eines Loses sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. 3. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. 4. Interessierte Unternehmen dürfen sich für alle Lose bewerben. Bei Mehrfachbewerbungen für die Lose 1 bis 4 sind für jedes Los die jeweiligen Formblätter für den Teilnahmewettbewerb (Teilnahmeunterlagen) einzeln einzureichen. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) innerhalb eines Loses sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen iRd Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben. 5. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt. Mehrfachbewerbungen innerhalb eines Loses, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer BG, sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. 6. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden. 7. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, sind mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des die Eignung verleihenden Unternehmens, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise einzureichen. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden. 8. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)). 9. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie zur Eintragung ins Handelsregister / Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist; sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschlüsse und Prüfberichte belegt, sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Für Los 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens Euro 1,5 Millionen pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die mit der zu vergebenden Leistung (Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind, in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 (drei) Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträge, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die Bewerber müssen pro Los mindestens eine Referenz in folgendem Bereich vorlegen: Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird. Eine mehrfache Verwendung der Referenzen für verschiedene Lose ist zulässig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1,00
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte insgesamt und gesondert ausgewiesen das Kernentwicklerteam im Bereich ISMS - jeweils Vollzeit-Äquivalente. Das Kernentwicklerteam muss mindestens aus drei Vollzeit-Äquivalenten bestehen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei Los 1 und 3: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Nachweis einer Zertifizierung der Clouddienste nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz und/oder ISO 27001 und/oder C5-Testat oder gleichwertig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 20
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Vorläufige Einzelheiten zu den Zuschlagskriterien ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bewerber den Bewerberbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/04/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 4
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Premium-ISMS-Tool als On-Premise-Variante
Beschreibung: Der Auftraggeber schreibt einen Rahmenvertrag über die Bereitstellung und Lizenzierung eines Premium-ISMS-Tools als On-Premise-Variante aus. Zudem muss der Auftragnehmer die dazugehörigen Wartungs-, Service- und Schulungsleistungen sowie die Leistungen zur Unterstützung der On-Premise-Installation und Einrichtung erbringen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 4 Jahre. Der Zuschlag auf ein Angebot vermittelt keinen Anspruch auf einen bestimmten Abruf von Einzelaufträgen, sondern erfolgt je nach Bedarf. Einzelheiten ergeben sich aus dem Rahmenvertragsentwurf zu Los 4 mitsamt Anlagen (Anlage 2.4 zur AzA), insbesondere dem Einzelvertragsentwurf (Anlage 1 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.4 zur AzA) und dem Entwurf der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Rahmenvertrag, Anlage 2.4 zur AzA).
Interne Kennung: 4
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Ganzes Landesgebiet Nordrhein-Westfalen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 500 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Bieter werden nur in einem der Lose 1, 2, 3 und 4 den Zuschlag erhalten, wenn und soweit ausreichend wertbare und wirtschaftliche Angebote eingehen (zwingende Zuschlagslimitierung). 2. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen innerhalb eines Loses sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. 3. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. 4. Interessierte Unternehmen dürfen sich für alle Lose bewerben. Bei Mehrfachbewerbungen für die Lose 1 bis 4 sind für jedes Los die jeweiligen Formblätter für den Teilnahmewettbewerb (Teilnahmeunterlagen) einzeln einzureichen. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) innerhalb eines Loses sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen iRd Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben. 5. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt. Mehrfachbewerbungen innerhalb eines Loses, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer BG, sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. 6. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden. 7. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, sind mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des die Eignung verleihenden Unternehmens, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise einzureichen. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden. 8. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)). 9. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie zur Eintragung ins Handelsregister / Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist; sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschlüsse und Prüfberichte belegt, sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Für Los 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens Euro 1,5 Millionen pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, die mit der zu vergebenden Leistung (Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird) vergleichbar sind, in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 (drei) Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträge, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die Bewerber müssen pro Los mindestens eine Referenz in folgendem Bereich vorlegen: Für Lose 1 und 3: Lieferung, Wartung und Betrieb eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das als SaaS zur Verfügung gestellt wird; Für Lose 2 und 4: Lieferung und Wartung eines ISMS-Tools für einen öffentlichen Auftraggeber, das durch den Auftraggeber On-Premise betrieben wird. Eine mehrfache Verwendung der Referenzen für verschiedene Lose ist zulässig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1,00
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei allen Losen: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten bis zu 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte insgesamt und gesondert ausgewiesen das Kernentwicklerteam im Bereich ISMS - jeweils Vollzeit-Äquivalente. Das Kernentwicklerteam muss mindestens aus drei Vollzeit-Äquivalenten bestehen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bei Los 1 und 3: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Nachweis einer Zertifizierung der Clouddienste nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz und/oder ISO 27001 und/oder C5-Testat oder gleichwertig.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 2,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 20
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: vorläufiges Kriterium (auch bezüglich Gewichtung). Vorläufige Einzelheiten zu den Zuschlagskriterien ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bewerber den Bewerberbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 27/04/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 4
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer: 05111-08001-06
Postanschrift: Hubertusstraße 9
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40219
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: ...
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251 411-2165
Fax: 0251 4112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c3d84cbb-5ef4-4ca4-a5c8-4c1c33cff5ad - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/03/2026 22:15:56 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 214308-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 61/2026
Datum der Veröffentlichung: 27/03/2026