5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Noordoost-Noord-Brabant (NL416)
Land: Niederlande
Zusätzliche Informationen: 's-Hertogenbosch
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Implementatieplan (15%)
Beschreibung: Open vraag 1: Stel een implementatieplan op hoofdlijnen op (15%) In haar routekaart heeft het KW1C staan dat een nieuw SIS uiterlijk per 1 januari 2024 geïmplementeerd dient te zijn voor het gehele KW1C. De scope van deze implementatie omvat de volgende onderdelen zoals beschreven in het programma van eisen: • Invoering van de organisatiestructuur van het KW1C met onderwijsafdeling, onderwijsteams en ondersteunende afdeling zoals studentadministratie, examenorganisatie. • Invoering van de kernregistratie van studenten voor MBO, contractonderwijs en Educatie inclusief uitwisseling met ROD, RIO en VVA. • Invoering van Begeleiding voor studenten. • Invoering van Onderwijsbeheer/Opleidingenbeheer. • Invoering van Examinering en Diplomering voor MBO studenten. • Realisatie van koppelingen. • Conversie van data uit Eduarte van het voormalig KW1C en Education Online van voormalig de Leijgraaf. • Ter beschikking stellen van alle opgeslagen data in uw SIS aan de datalaag van het KW1C zodat systemen als Exact, ELO, Presto, B3NET en Xedule gevoed blijven worden en de managementinformatie (Power-BI dashboard en Rapportagecentrum) goed blijft werken. • Getrainde beheerders, administratieve gebruikers (studentenadministratie, examen organisatie en Startcollege) en keyusers die docenten kunnen opleiden. Het KW1C wil graag in september 2022 starten met de implementatie van SIS. Beschrijf in maximaal 4 a4-tjes het implementatieplan. Hierin staat tenminste het volgende: • Voorstel voor een implementatiemethode inclusief project governance • Voorstel voor mijlpalen • De kosten van de realisatie van bovengenoemde scope. • De benodigde resources vanuit het KW1C zowel kwalitatief als kwantitatief • Uitgangspunten en randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie Doelstelling: Dat wij het vertrouwen krijgen door het aanleveren van een realistisch implementatieplan dat u in staat bent de implementatie binnen planning en budget succesvol af te ronden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: AVG richtlijnen in het SIS (5%)
Beschreibung: Open vraag 2: Op welke wijze wordt voldaan aan de AVG richtlijnen in het SIS (5%) Het KW1C heeft de privacy van haar studenten en medewerkers hoog in het vaandel staan. Beschrijf in maximaal 1 A4-tje op welke wijze het SIS ingericht wordt zodat voldaan wordt aan 1) dataminimalisatie, 2) toegang van medewerkers tot privacygevoelige data van studenten beperkt wordt tot wat wettelijk moet en noodzakelijk is voor uitoefening van hun functie, 3) recht op vergetelheid van studenten gegarandeerd wordt en 4) wettelijke bewaartermijnen conform DSP van MBO-raad. Doelstelling: Dat u ons het vertrouwen geeft dat uw SIS voldoet aan de AVG richtlijnen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Service Level Agreement (10%)
Beschreibung: Open vraag 3: Service Level Agreement (10%) Op welke wijze geeft inschrijver SMART invulling aan de eisen en wensen m.b.t. de gewenste dienstverlening? Doel Het doel van de SLA is om de kwaliteit van dienstverlening te borgen en te verbeteren en zo actief te werken aan een duurzame relatie. Voor de monitoring van kwaliteitsparameters legt het KW1C de verantwoordelijkheid bij de inschrijver. Inschrijver dient aan te tonen dat KPI’s al dan niet behaald zijn middels aantoonbaar betrouwbare herkenbare informatie en rapportage. Omschrijving Gedurende de contractperiode zal opdrachtgever de kwaliteit van de geleverde dienstverlening minimaal vier maal per jaar beoordelen, onder andere aan de hand van onderstaande kritische prestatie-indicatoren (KPI). Inschrijver doet tevens een voorstel voor een overlegstructuur, specifiek voor het KW1C (naast het Gebruikersoverleg), op basis van onderwerp, informatiebron, deelnemers en frequentie: - Evaluatie dienstverlening, o.a. SLA (kwartaal). - Strategisch niveau (minimaal 1 keer per jaar) Bij het niet realiseren van één of meer KPI's stelt inschrijver binnen twee weken na constatering een verbeterplan op. Het verbeterplan wordt geaccordeerd door het KW1C en vervolgens zonder kosten voor het KW1C, binnen 2 weken ten uitvoer gebracht. In het plan staat aangegeven wanneer acties tot het gewenste resultaat leiden. Nakomen van afspraken, KPI 1,2 en 3: Het KW1C stelt zichzelf als doel tot een langdurige vruchtbare samenwerking te komen met Inschrijver. Boeteclausules passen ons inziens niet goed bij dat uitgangspunt. Toch is enige vorm van sanctionering bij niet nakomen van gemaakte afspraken onvermijdelijk. Daarom vragen wij u bij de beantwoording van de vragen tevens aan te geven wat de normwaarden bij de KPI’s zijn waarop het KW1C de inschrijver kan aanspreken. Geef aan welke sanctie per KPI u voorstelt uzelf op te leggen bij het niet halen van één van de door uzelf gestelde normen. Deze sanctie treedt niet in de plaats van eventuele te vorderen schadevergoedingen. Uw antwoord m.b.t. het nakomen van afspraken, zal beoordeeld worden op: - scherpte van de door u gestelde drie normen; - de inventiviteit en praktische haalbaarheid (SMART) van de sanctie; - meerwaarde van de sanctie voor het KW1C. KPI 1: Beschikbaarheid Het SIS en bijbehorende beheerprocedures zijn ontworpen uitgaande van een minimale gegarandeerde beschikbaarheid van de productieomgeving van 99,7% per kwartaal (eis), buiten het onderhoudsvenster*. *Onderhoud vindt niet plaats van maandag tot en met vrijdag tussen 07.00 en 21.00 uur. Het reguliere onderhoud wordt minimaal 2 weken van te voren aangekondigd. Inschrijver geeft de beschikbaarheid aan (minimaal norm, eventueel scherper) voor de productie-, test- en acceptatieomgeving, tijdsduur, wijze van monitoring en een voorbeeldrapportage. KPI 2: Performance De performance betreft een SaaS oplossing. De wachttijd voor eindgebruikers bij schermwisselingen is aantoonbaar < 1,5 seconde (eis) per uitgevoerde beeldschermtransactie, bij concurrent gebruik van 2000 gebruikers of minder. Dit bij voldoende bandbreedte en netwerkcapaciteit aan de gebruikerskant (buiten de invloedssfeer van de leverancier). Inschrijver geeft de performance aan (minimaal norm eventueel scherper) , de wijze van monitoring en voegt een voorbeeldrapportage toe. KPI 3: Oplossnelheid meldingen Inschrijver beschrijft in de beantwoording een voorstel voor de wijze van afhandeling van meldingen en incidenten (via de helpdesk) volgens een prioriteitsbepaling (categorie, omschrijving, reactietijd en oplostijd) binnen en buiten het support window. Het support window betreft minimaal werkdagen tussen 08.00 -1700 uur, bereikbaarheid prioriteit 1 is 24/7 (eis). Inschrijver beschrijft het support (binnen en buiten het support window), de normen, de wijze van monitoring en voegt een voorbeeldrapportage toe.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Educatie (10%)
Beschreibung: Educatie heeft met een verscheidenheid aan trajecten (van Inburgering tot commercieel) en opdrachtgevers (van bedrijven tot gemeenten) te maken. Binnen de instelling is in kaart gebracht welke soorten gegevens er geregistreerd en gerapporteerd worden t.a.v. educatie trajecten. In het scoreformulier tabblad open vraag 4 kunt u aangeven per categorie of in uw SIS dit al dan niet ondersteund wordt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Programma van wensen (25%)
Beschreibung: Aanbestedende dienst heeft een aantal wensen ten aanzien van de opdracht. Wensen zijn niet verplicht maar hebben voor aanbestedende dienst een toegevoegde waarde. De inschrijver dient in het programma van wensen per wens aan te geven of hieraan kan worden voldaan. Het programma van wensen staat vermeld in bijlage 8: PvE SIS-Scoreformulier, dit dient u in te vullen en toe te voegen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Interview (10%)
Beschreibung: De interviews zijn gepland einde week 25 of week 26 en duren maximaal twee uur per leverancier. Het interview bestaat uit twee onderdelen: 1. Validatie van de ingevulde eisen en wensen lijst. Hiervoor wordt maximaal 1,5 uur voor ingeruimd. De uitkomst hiervan kan tot een bijstelling leiden van de door een leverancier ingeleverde wensenlijst of tot uitsluiting van de aanbesteding indien blijkt dat niet voldaan kan worden aan de gestelde eisen dan wel meerdere wensen niet juist zijn ingevuld. (Ter controle of het realistisch is wat u schriftelijk ingevuld heeft.) 2. Demo van een casus op een representatieve omgeving. De casus wordt uiterlijk op 20-06-2022 aan de leveranciers toegezonden. (Hier kunt u de 10% score behalen.) Doelstelling: Dat uw systeem gebruikersvriendelijk is (zie PvE 5.1.3) en dat de casus totaal getoond wordt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Prijs (25%)
Beschreibung: Inschrijver dient prijzen in te vullen voor de onderstaande items in bijlage 6, Prijsblad SIS. Het betreft licentiekosten en uurtarieven voor ondersteuning door verschillende functies. Om voor alle Inschrijvers een gelijke uitgangssituatie te creëren wordt in de prijstabel uitgegaan van fictieve aantallen gebruikers. Verder zie 4.3 aanbestedingsleidraad.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Koning Willem I College - Rechtbank Oost-Brabant
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Koning Willem I College
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Koning Willem I College
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Koning Willem I College