Dienstleistungen für IT-Projekte

Das SMR führt gegenwärtig und zukünftig eine Vielzahl von Projekten im Bereich der Informationstechnologie durch. Beispielhaft seien hier die Implementierung der Software „Intraplan“ oder die Digitalisierung der Verwaltung bzw. des Zugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) genannt. Für die Integration und Umsetzung interner und externer IT-Projekte sucht das SMR qualifizierte externe Unterstützung, um die Projekte reaktionsschnell und flexibel umsetzen zu können. Mit der vorliegenden Ausschreibung vergibt der Auftraggeber daher Unterstützungsleistungen bei der Umsetzung von verschiedenen Projekten.

Hauptort der Ausführung: Dresden, DE

Der Auftragnehmer übernimmt bedarfsorientiert und nach Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber Leistungen in der Rolle eines externen Projektleiters oder eines externen Projektmitarbeiters.

1. Art der Leistung

Der Auftragnehmer unterstützt in einem ersten Schritt Teilprojekte, die im Zusammenhang mit der fachlichen Vorbereitung und technischen Umsetzung der Einführung des Produktes „Intraplan“ im SMR geplant und durchgeführt werden.

Nach Bedarf werden weitere Projekte bzw. Teilprojekte, die im Geschäftsbereich des Auftraggebers im Vertragszeitraum anfallen, vom Auftragnehmer zu bearbeiten sein.

1.1 Einführung des Produktes „Intraplan“

Mit Gründung des SMR wurde es notwendig, Instrumente zur Überwachung der Zielerreichung in der politischen Planung zu etablieren. Die Entscheidung fiel aus verschiedenen Gründen für das in anderen Ressorts bereits im Einsatz befindliche Produkt der Firma Agendo „Intraplan“ in neuester Fassung. Dies geschah unter der Prä-misse, dass ein unkomplizierter Datenaustausch mit der Sächsischen Staatskanzlei (SK) möglich wird sowie einerseits die interne Planung strikt von anderen Ressort getrennt wird und andererseits keine Mehrfacherfassung (zusätzlich zum internen System noch im System der SK) erfolgen muss.

Die Software wurde installiert und von der Zentralstelle bereits initial mit den SMR-internen Strukturdaten befüllt. Ebenso wurden die politischen Vorhaben und der gegenwärtige Umsetzungsstand manuell eingepflegt. Es handelt sich um eine Weblösung, so dass prinzipiell alle Mitarbeiter mit diesem Werkzeug arbeiten könnten, da die Benutzer ebenfalls eingepflegt wurden/werden. Bisher werden aber die konkreten Abfragen zu den Vorhaben noch per E-Mail durchgeführt und die Antworten manuell an zentraler Stelle eingegeben.

Künftig soll die Software „Intraplan“ von allen bisher manuell/per Mail abgefragten Stellen direkt benutzt werden, so dass der Aufwand für die zusätzliche Erfassung entfällt und die Übersicht über den aktuellen Stand durch automatisierte Berichterstellung (diese bringt die Software bereits mit) nicht von der manuellen Nacherfassung abhängt.

Dafür soll ein Rollout-Projekt aufgesetzt werden, welches – beginnend bei der Hausspitze (Staatsminister (StM) und Staatssekretär (StS) einschließlich der dazugehörigen Vorzimmer, persönlichen Referenten und Büros) – den Einsatz dieser Software auf alle dafür relevanten Stellen im Ministerium ausweitet.

Das Projekt ist in Abstimmung mit der Zentralstelle detailliert zu planen und umzusetzen.

Im Projekt wirken nach jetzigem Stand folgende Organisationseinheiten und Rollen mit:

• Zentralstelle / StS als Auftraggeber

• Ausgewählte Personen aus allen Abteilungen und Referaten als Nutzer

• Agendo GmbH als Technischer Betreiber und Softwareentwickler

Der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und Projektleitung des Rollout-Projektes.

1.2 Leistungen als externer Projektleiter

Als Projektleiter sind folgende Leistungen von Auftragnehmer zu erbringen:

a) Aufgaben im Projektmanagement

- Fachliche Beratung zum Projektmanagement

- Erstellung von Ablauf-, Zeit- und Projektstrukturplan im jeweiligen Projektkontext

- Kontinuierliche Bewertung des tatsächlich erreichten Projekt-Zustands (z.B. Soll-Ist- Abgleich, Meilensteinauswertung)

- Ableitung von Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele und Begleitung der Umsetzung zusammen mit der Anwendungsbetreuung

b) Risikomanagement

- Identifikation und Dokumentation von Projektrisiken,

- Ableitung von Maßnahmen,

- Controlling der Umsetzung der Maßnahmen,

- Eskalation von Problemfällen

c) Mitwirkung beim Anforderungsmanagement

- Bewerten von Änderungsanforderungen

- Abstimmung mit den Projektpartnern

d) Fachliche und technische Beratungsleistungen

- Vorbereitung und Begleitung regelmäßiger Beratungen

- Durchführung von Workshops, Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse

- Diskussion und Entscheidungsvorbereitung zu fachlichen und organisatorischen Fragen mit Projektbezug

- Beratung zu organisatorischen Fachfragen und technische Beratung im Kontext der Umsetzung

- Erstellung von Schnittstellenspezifikationen zur Anbindung von Drittsystemen

Die Leistungen als externer Projektleiter werden zum vereinbarten Tagessatz für Projektleiter (siehe Anlage Preisblatt) erbracht.

1.3 Leistungen als externer Projektmitarbeiter

Als Projektmitarbeiter sind folgende Leistungen von Auftragnehmer zu erbringen:

a) Aufgaben im Projektmanagement

- Aktive Mitwirkung in Teilprojekten

- Überwachung des Ablauf- und Zeitplans im jeweiligen Projektkontext

- Erfassung von Projekt-Ist-Daten und kontinuierliche Bewertung des tatsächlich erreichten Projekt-Zustands

b) Mitwirkung beim Anforderungsmanagement

- Entgegennahme sowie

- Dokumentation von Änderungsanforderungen

c) Unterstützung der bestehenden Supportprozesse nach ITIL

- Anwendungs- und Nutzerbetreuung

d) Fachliche und technische Beratungsleistungen

- Vorbereitung und Begleitung regelmäßiger Beratungen

- Mitwirkung an Workshops, Erstellung der Protokolle und Führen der Ablage nach den

Vorgaben des Auftraggebers

- Klärung fachlicher und organisatorischer Fragen mit Bezug zum Projekt

- Beratung zu OZG-Fachfragen und technische Beratung im Kontext der technischen Umsetzung

- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops mit Projektbezug

- Mitarbeit bei der Erstellung von Schnittstellenspezifikationen

e) Aufgaben beim Test und bei der Abnahme von Leistungen Dritter

- Unterstützung der Tester des Auftraggebers

- Unterstützung von Pilotierungen

- Mitwirkung an Abnahmeverfahren nach den Vorgaben des Auftraggebers

Die Leistungen als externer Projektmitarbeiter werden zum vereinbarten Tagessatz für Projektmitarbeiter (siehe Anlage Preisblatt) erbracht.

 

2. Leistungsort und Leistungszeit

Für die Erbringung der Leistung ist eine Vorortpräsenz des Auftragnehmers erforderlich. Der Umfang dafür wird derzeit auf 80% der abgerufenen Leistung geschätzt.

Hauptsächlicher Leistungsort für die Vorortpräsenz ist 01097 Dresden, Archivstraße 1. Zudem ist davon auszugehen, dass ca. 10% der Dienstleistungen in weiteren Standorten des SMR (Dresden, Gerokstraße; Dresden, Königstraße) erbracht werden müssen.

Der Auftragnehmer soll seine Dienstleistungen bei Vorortpräsenz von Montag bis Frei-tag zwischen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr erbringen.

3. Leistungsqualität

Der Auftragnehmer hat die zu erbringenden Leistungen nach geltenden Prozess-Standards (z.B. ITIL-konform) durchzuführen. Wesentliche Maßnahmen zur Einhaltung dieser Prozessqualität weist der Auftragnehmer in seinem Angebot nach.

Der Auftragnehmer wendet ein eigenes Qualitätsmanagementsystem an. In seinem Angebot beschreibt er die wesentlichen Bestandteile (z.B. Richtlinien, Methoden) und weist die Wirksamkeit des QM-Systems geeignet nach (z.B. Zertifizierung). Der Auftragnehmer dokumentiert die Struktur seines QM-Handbuchs in seinem Angebot.

4. Erteilung von Einzelaufträgen

Auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung werden konkrete Einzelaufträge erteilt.

Dazu wird zunächst die geforderte konkrete Leistung durch den Auftraggeber beschrieben. Es werden die konkret zu erbringenden Leistungen, der Zeitraum der Leistungserbringung und die Projektorganisation beschrieben.

Der Auftraggeber setzt dem Auftragnehmer eine angemessene Frist für die Abgabe eines Angebotes für den Einzelauftrag; dabei berücksichtigt er insbesondere die Komplexität des jeweiligen Auftragsgegenstandes und die für die Erstellung des konkreten Angebotes jeweils erforderliche Zeit.

Auf dieser Grundlage erstellt der Auftragnehmer ein verbindliches Angebot, das die einzelnen Leistungen, den zeitlichen Aufwand in Personentagen, den Gesamtpreis, den Zeitraum der Leistungserbringung und die zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter enthält.

Die Angebote sind schriftlich bzw. in Textform* nach § 126 b BGB (u.a. E-Mail) einzureichen.

Der Auftraggeber nimmt – ggf. nach weiterer Verhandlung – das Angebot durch Auftragsbestätigung in Textform an. In der Auftragsbestätigung legt der Auftraggeber fest, welche der angebotenen Leistungen und Aufwände zu erbringen sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, mit der Leistungserbringung innerhalb von maximal 10 Arbeitstagen nach Beauftragung – soweit nichts anderes vereinbart wurde – zu beginnen.

Mit dem Auftragnehmer schließt der Auftraggeber bei der erstmaligen Beauftragung einer Dienstleistung einmalig einen EVB-IT Vertrag „Dienstleistung“ und bei der erst-maligen Beauftragung einer Softwareerstellung einmalig einen EVB-IT Vertrag „Erstellung“ ab. Diese Verträge gelten für alle weiteren Beauftragungen.

5. Auftragsänderungen

Grundlage der Leistungserbringung ist das gemäß Punkt 4. kalkulierte Angebot für den Einzelauftrag. Auftragsänderungen richten sich grundsätzlich nach dem Auftrags-änderungsverfahren.

Darüber hinaus sind Abweichungen des Auftraggebers vom Leistungsinhalt, Leistungsumfang oder Zeitplan unverzüglich dem Auftragnehmer anzuzeigen. Werden Änderungen am Auftrag notwendig, etwa weil der Auftrag aufgrund von nicht vorhersehbaren Umständen innerhalb der ursprünglichen Kalkulation nicht mehr umsetzbar ist, können entstehende Mehrkosten nur dann vom Auftragnehmer abgerechnet werden und ist der Auftraggeber nur zur Bezahlung verpflichtet, wenn den zu den Mehr-kosten führenden Leistungen vor Leistungserbringung durch den Auftraggeber in Textform zugestimmt wurde bzw. diese beauftragt worden sind.

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3