Rahmenvertrag Digitalisierung von Büchern 1913 ff.

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:

In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).

Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.

Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.

Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Hauptort der Ausführung: Leipzig

Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:

— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig,

— Regalweise Entnahme der zu bearbeitenden Medien aus den Magazinregalen und Transport in den zur Verfügung gestellten Arbeitsraum mittels Bücherwagen (siehe auch Anlage 1),

— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen, siehe Anlage 1. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen. Im Bedarfsfall kommen Buchaufnahmesysteme mit 45o-110o Öffnungswinkel zum Einsatz. Den Bedarfsfall legt die Auftraggeberin in Absprache mit der Auftragnehmerin fest,

— Erzeugung von technischen Metadaten je Objekt,

— Texterkennung mittels OCR,

— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten sowie der OCR-Daten,

— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,

— Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Objekt,

— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,

— Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin,

— Rücktransport in die Magazinräume und Rückstellung in die Regale,

— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Alle zur Digitalisierung benötigten Geräte inkl. der Bücherwagen stellt die Auftragnehmerin.

Preis - Gewichtung: 50

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4

Für die Teilnehmer, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden:

Um sich ein Bild vom Umfang und den Gegebenheiten der Räumlichkeiten machen zu können ist es zwingend erforderlich, die Liegenschaft am Standort Leipzig zu besichtigen. Besichtigungstermine (Zeitbedarf ca. 2 Stunden) sind in der 15. Kalenderwoche vom 13.4.2021 bis 15.4.2021 möglich. Andere Termine können nur in begründeten Ausnahmefällen angeboten werden.

Bestandteil des Angebots ist das zu erstellende Referenzdigitalisat mit den Scans des Werkes gemäß allen Forderungen der Leistungsbeschreibung (Benennungen, Transferpakete usw.). Das Musterheft für die Erstellung des Referenzdigitalisats wird den ausgewählten Teilnehmern am Verfahren, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, unverzüglich nach der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots auf dem Postweg zugesandt.