PERLE - neues ELS

Feuerwehr und Polizei der Freien und Hansestadt Hamburg nutzen seit vielen Jahren gemeinsam das Hamburger Einsatzleitsystem „HELS“. Es handelt sich dabei um das Produkt Siveillance Command in der Version 4.16 der Firma Siemens. Im Rahmen des Projekts „Erneuerung der Leitstellen von Feuerwehr und Polizei (PERLE)“ beabsichtigt die Freie und Hansestadt Hamburg, vertreten durch die Behörde für Inneres und Sport (BIS), ein neues Einsatzleitsystem zu beschaffen, um den zeitgemäßen und zukunftsorientierten Anforderungen von Feuerwehr, Polizei und nicht zuletzt den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Besucherinnen und Besuchern Hamburgs zu entsprechen. Dabei hat es sich aus Sicht der BIS bewährt, ein gemeinsames Einsatzleitsystem für Feuerwehr und Polizei zu nutzen.

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Inhalt der Beschaffung

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In der Großstadt Hamburg rücken bei einer Vielzahl von Einsätzen Einheiten von Feuerwehr und Polizei gemeinsam aus, um schnellstmöglich Hilfe an den Einsatzorten leisten zu können. Dafür benötigen Sie möglichst zeitgleich alle einsatzrelevanten Informationen aus dem Einsatzleitsystem (ELS). Das gemeinsame ELS ermöglicht es zudem, eine physikalische Redundanz bei Ausfall einer der Leitstellen von Feuerwehr bzw. Polizei bereitzustellen. Die noch funktionsfähige Leitstelle kann somit – befristet für die Dauer des Ausfalls – von beiden Organisationen genutzt werden.

In Hamburg erfolgt die Aufnahme von Hilfeersuchen, die Alarmierung von Einsatzmitteln und die Bearbeitung der Vorgänge sowohl bei der Feuerwehr als auch bei der Polizei nach dem Calltaker- / Dispatcherprinzip. Hilfeersuchen werden durch den Calltaker aufgenommen, die weitere Bearbeitung, wie Alarmierung der Einsatzmittel und Begleitung der Vorgänge, wird durch den Dispatcher durchgeführt. Übergreifende Führungs- und Controllingfunktionen werden in der jeweiligen Leitstelle von Führungskräften wahrgenommen.

Das ELS ist die zentrale Software für die Bearbeitung aller vorgangsbezogenen Aufträge, bei der Einsatzlenkung und der Bearbeitung von Großeinsatzlagen. Das im Rahmen dieser Ausschreibung zu beschaffende ELS muss insbesondere die folgenden Kernaufgaben erfüllen:

• Lageangepasste Steuerung und Disposition von Einsatzmitteln von Feuer-wehr und Polizei in Hamburg und

• Vorgangsmanagement für die Leitstellen von Feuerwehr und Polizei.

Das Vorgangsmagement umfasst dabei die Unterstützung der Leitstellen bei der Vorgangsaufnahme, der Vorgangssachbearbeitung, Recherche bei Rückfragen, Nachbearbeitung von Vorgängen, der Doppelvorgangsprüfung sowie dem Teilen von Vorgängen mit anderen Nutzern. Im Rahmen der Disposition von im ELS vorhandenen Einsatzmitteln werden u.A. Einsatzmittelvorschläge erstellt, die der Nutzer annehmen oder nach Bedarf anpassen kann.

Die Nutzer in den Leitstellen sehen sich einer immer weiter anwachsenden Informationsflut ausgesetzt. Deswegen ist es von entscheidender Bedeutung, Informationen im ELS immer so zur Verfügung zu stellen, dass sie den jeweiligen Arbeitsschritt optimal unterstützen. Das ELS bietet daher die Möglichkeit, jeweils kontextabhängig die für einen Arbeitsschritt benötigten Informationen und Services anzuzeigen und so die Nutzer bei der Durchführung der prozessgesteuerten Arbeitsabläufe zu unterstützen.

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Die Ausschreibung umfasst insbesondere

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* die Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer

* die Anpassung der Software an die geforderten Anforderungen

* die Lieferung einer Lösung zur Archivierung von Vorgängen

* Die Lieferung einer Lösung zur Berechnung von Belastungssituationen

* Systemservice sowie Weiterentwicklung und Support des Gesamtsystems ELS für mindestens 10 Jahre

Feuerwehr und Polizei der Freien und Hansestadt Hamburg nutzen seit vielen Jahren gemeinsam das Hamburger Einsatzleitsystem „HELS“. Es handelt sich dabei um das Produkt Siveillance Command in der Version 4.16 der Firma Siemens. Im Rahmen des Projekts „Erneuerung der Leitstellen von Feuerwehr und Polizei (PERLE)“ beabsichtigt die Freie und Hansestadt Hamburg, vertreten durch die Behörde für Inneres und Sport (BIS), ein neues Einsatzleitsystem zu beschaffen, um den zeitgemäßen und zukunftsorientierten Anforderungen von Feuerwehr, Polizei und nicht zuletzt den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Besucherinnen und Besuchern Hamburgs zu entsprechen. Dabei hat es sich aus Sicht der BIS bewährt, ein gemeinsames Einsatzleitsystem für Feuerwehr und Polizei zu nutzen.

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Inhalt der Beschaffung

In der Großstadt Hamburg rücken bei einer Vielzahl von Einsätzen Einheiten von Feuerwehr und Polizei gemeinsam aus, um schnellstmöglich Hilfe an den Einsatzorten leisten zu können. Dafür benötigen Sie möglichst zeitgleich alle einsatzrelevanten Informationen aus dem Einsatzleitsystem (ELS). Das gemeinsame ELS ermöglicht es zudem, eine physikalische Redundanz bei Ausfall einer der Leitstellen von Feuerwehr bzw. Polizei bereitzustellen. Die noch funktionsfähige Leitstelle kann somit – befristet für die Dauer des Ausfalls – von beiden Organisationen genutzt werden.

In Hamburg erfolgt die Aufnahme von Hilfeersuchen, die Alarmierung von Einsatzmitteln und die Bearbeitung der Vorgänge sowohl bei der Feuerwehr als auch bei der Polizei nach dem Calltaker- / Dispatcherprinzip. Hilfeersuchen werden durch den Calltaker aufgenommen, die weitere Bearbeitung, wie Alarmierung der Einsatzmittel und Begleitung der Vorgänge, wird durch den Dispatcher durchgeführt. Übergreifende Führungs- und Controllingfunktionen werden in der jeweiligen Leitstelle von Führungskräften wahrgenommen.

Das ELS ist die zentrale Software für die Bearbeitung aller vorgangsbezogenen Aufträge, bei der Einsatzlenkung und der Bearbeitung von Großeinsatzlagen. Das im Rahmen dieser Ausschreibung zu beschaffende ELS muss insbesondere die folgenden Kernaufgaben erfüllen:

• Lageangepasste Steuerung und Disposition von Einsatzmitteln von Feuerwehr und Polizei in Hamburg und

• Vorgangsmanagement für die Leitstellen von Feuerwehr und Polizei.

Das Vorgangsmagement umfasst dabei die Unterstützung der Leitstellen bei der Vorgangsaufnahme, der Vorgangssachbearbeitung, Recherche bei Rückfragen, Nachbearbeitung von Vorgängen, der Doppelvorgangsprüfung sowie dem Teilen von Vorgängen mit anderen Nutzern. Im Rahmen der Disposition von im ELS vorhandenen Einsatzmitteln werden u.A. Einsatzmittelvorschläge erstellt, die der Nutzer annehmen oder nach Bedarf anpassen kann.

Die Nutzer in den Leitstellen sehen sich einer immer weiter anwachsenden Informationsflut ausgesetzt. Deswegen ist es von entscheidender Bedeutung, Informationen im ELS immer so zur Verfügung zu stellen, dass sie den jeweiligen Arbeitsschritt optimal unterstützen. Das ELS bietet daher die Möglichkeit, jeweils kontextabhängig die für einen Arbeitsschritt benötigten Informationen und Services anzuzeigen und so die Nutzer bei der Durchführung der prozessgesteuerten Arbeitsabläufe zu unterstützen.

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Die Ausschreibung umfasst insbesondere

• die Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer

• die Anpassung der Software an die geforderten Anforderungen

• die Lieferung einer Lösung zur Archivierung von Vorgängen

• Die Lieferung einer Lösung zur Berechnung von Belastungssituationen

• Systemservice sowie Weiterentwicklung und Support des Gesamtsystems ELS für mindestens 10 Jahre sowie

• die Erbringung von insbesondere folgenden Dienstleistungen:

o Erstellung des Gesamtsystems Einsatzleitsystem und Herstellung der Betriebsbereitschaft

o Die Anbindung von Schnittstellen – insbesondere zu dem vom AG beigestellten Kommunikationssystem und zu dem vom AG beigestellten Geoinformationssystem – aber auch zu weiteren Fachverfahren und zu sonstigen Drittsystemen in das Einsatzleitsystem

o Schulungen

o Projektmanagement

o Systemserviceleistungen während einer dreimonatigen Hypercarephase

o Sonstige weitere Beratungsleistungen.

Feuerwehr und Polizei sollen in 2025 neue Dienstgebäude erhalten, in denen – wie bislang getrennt voneinander - Rettungsleitstelle (RLST) und Polizeieinsatzzentrale (PEZ) einziehen werden. Sie sollen dort auf ein neues Einsatzleitsystem zugreifen können, das die volle Funktionalität des vom AG beigestellten Kommunikationssystem (LifeX der Firma Frequentis) und die Funktionalitäten des vom AG beigestellten Geoinformationssystem verarbeiten kann. Zudem sollen diverse weitere Schnittstellen an das ELS angebunden werden, um für die Nutzer in den Leitstellen Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Fehlerquellen zu reduzieren, Medienbrüche zu vermeiden und so letztlich noch schnellere Hilfeleistungen zu ermöglichen.

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Beschreibung des Anwendungs- / Einsatzbereiches

Das ELS soll hochverfügbar und redundant an den beiden Rechenzentrums-Standorten des IT-Dienstleisters Dataport (Twin Data Center) betrieben werden. Die Netzwerkverbindungen zwischen allen Standorten werden durch den Betreiber (Dataport) bereitgestellt. Dies gilt ebenso für die Netzwerkverbindungen innerhalb der Leitstellengebäude. Der Aufbau eines eigenständigen ELS in den Leitstellengebäuden ist nicht beabsichtigt. Minimale Vorgangsbearbeitung und Einsatzführung sollen allerdings im Falle eines kompletten Ausfalls des ELS in den Rechenzentren durch eine vom AN zu konzipierende lokale Rückfallstufenlösung ermöglicht werden. Dabei können rudimentäre Funktionalitäten des KS, das nicht nur in den Rechenzentren sondern zusätzlich lokal in den Leitstellengebäuden aufgebaut ist, genutzt werden.

Die neue Einsatzleittechnik (ELS, KS und GIS ) muss Mitte 2025 eingeführt werden, da der Herstellersupport für das Altsystem HELS Mitte 2025 ausläuft. Ziel ist es, die neue Einsatzleittechnik zeitgerecht bei Dataport und in den beiden Neubauten für die Leitstellen in Betrieb zu nehmen. Um die Geräusch- und Wärmebelastung der neuen Leitstellenarbeitsplätze zu minimieren, werden die Clients als abgesetzte Clients realisiert. Dabei werden die Clientrechner in einem nahegelegenen Technikraum installiert, der Zugriff von den Arbeitsplätzen erfolgt über eine KVM-Lösung. Die Clients werden über Dataport bereitgestellt und zentral von Dataport betrieben.

Alle Komponenten der Einsatzleittechnik sollen als gehostete Services bei und durch Dataport betrieben werden.

Die Performanz des neuen ELS muss hohen Ansprüchen genügen und in Bezug auf zusätzliche Funktionen und Nutzungskennzahlen hoch skalierbar sein.

Die zukünftigen Leitstellen sollen durch die gewählte Architektur und Technologie hohe Wartbarkeit, hohe Skalierbarkeit und störungsarme Erweiterbarkeit aufweisen. Ausreichende Möglichkeiten zur Konfiguration von Funktionen sollen kleine Anpassungen ohne Programmierung ermöglichen. Die Integration von Verfahren, Diensten und Systemen soll mit angemessenem Aufwand erfolgen können. Geplant ist, dass Dataport dauerhaft mit dem First- und Second-Level Support und der AN mit dem Third-Level-Support im Rahmen der Systemserviceleistungen beauftragt wird.

Das neue Einsatzleitsystem wird primär an den Arbeitsplätzen in der RLST sowie in der PEZ zum Einsatz kommen. In 2025 sollen dort zunächst rund 125 Arbeitsplätze für den täglichen Betrieb aufgebaut werden. Des weiteren gibt es zunächst rund 200 weitere Nutzer der Einsatzleittechnik außerhalb der Leitstellen.

Das neue Einsatzleitsystem soll auch mobile Funktionalitäten beinhalten. Der AG hat die dazu bestehende unterschiedliche Ausgangslage bei Feuerwehr und Polizei in Hamburg beschrieben und ist bereit, über fachlich/funktional geeignete und wirtschaftliche Vorschläge für die Umsetzung der gewünschten Funktionalitäten im Rahmen der Vergabe zu verhandeln.

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Mandantentrennung über Rollen- und Rechte

Feuerwehr und Polizei in Hamburg sollen auf ein gemeinsames ELS zugreifen. Zugleich müssen sie aber unterschiedliche Konfigurationen und Geschäftslogiken für die jeweilige Organisation nutzen können. In jedem Fall ist dabei den jeweiligen datenschutzrechtlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Eine wesentliche datenschutzrechtliche Anforderung ist in diesem Zusammenhang die Zweckbindung der personenbezogenen Daten. Um diese zu gewährleisten, sind die Inhalte, auf die nur eine Organisation (entweder Feuerwehr oder Polizei) zugreifen darf, mittels eines Rollen- und Rechtekonzepts strikt zu trennen.

Die Vergabestelle behält sich vor, auf Grundlage des endgültigen Angebots des Bieters, auf das der Zuschlag erteilt werden soll (Bestbieter), eine verifizierende Teststellung durchzuführen, um ggf. zu überprüfen, ob / dass die angebotene Leistung tatsächlich die in der Bewertungsmatrix gekennzeichneten Leistungsmerkmale erfüllt (verifizierende Teststellung).

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3

Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des interessierten Unternehmens (siehe Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens einer Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabeverfahren sowie zur Teilnahmeantrags- / Angebotserstellung und –einreichung können vom Bewerber / Bieter mehrere Benutzerkennungen verwendet werden. Der Bewerber / Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabeverfahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle ausschließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes / des Teilnahmeantrages erstmalig initiiert hat. Der Bewerber / Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.

Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deutscher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.

Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Vergabeverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bewerbers / Bieters (s.o.) senden.

Für den Teilnahmeantrag / das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.

Dem Bewerber obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß beigefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Teilnahmeantrag / Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bewerbers / Bieters.

Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Teilnahmeun-terlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.

Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Ab-schnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner darum, jede Frage eingangs mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil A - Teilnahmeunterlage).

Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bewerbers eröffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bewerber bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies unverzüglich mitzuteilen.

Ebenso mitzuteilen ist jeder Umstand, der eine/mehrere Erklärung/en des Teilnahmeantrages nachträglich in Frage stellt.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: