285933-2025 - Wettbewerb
Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Chatbot
OJ S 86/2025 05/05/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Düsseldorf
E-Mail: submission@med.uni-duesseldorf.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Chatbot
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Düsseldorf (UKD) und das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) möchten Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und nutzerfreundlich optimieren. Als Teil dieser Digitalisierungsstrategie soll ein KI-gestützter virtueller Assistent (Chatbot) entwickelt und implementiert werden, der Anfragen zu Verwaltungsprozessen effektiv kanalisiert und rund um die Uhr qualitativ hochwertige Antworten liefert. Dieses Angebot wird sowohl von Studierenden als auch von Mitarbeitenden nachgefragt. Der Chatbot soll zunächst im Bereich der Verwaltungsprozesse des Dekanats sowie der Stabsstellen Recht und Compliance sowie Datenschutz eingesetzt und auf den zugehörigen Webseiten implementiert werden. Dabei soll er die Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig eine fachkundige Beratung bieten. In späteren Entwicklungsstufen ist geplant, auch interne Verwaltungsprozesse mit der Nutzung nicht öffentlicher Daten zu integrieren. Diese Erweiterung ist nicht Gegenstand der aktuellen Beauftragung soll aber hinsichtlich der potentiellen Erweiterbarkeit um Rollenkonzepte berücksichtigt werden.
Kennung des Verfahrens: 1b50ced8-54df-4399-9e68-8c798c072267
Interne Kennung: 064a/24
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Moorenstr. 5  
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNYBBD7J1
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: 
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: 
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: 
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: 
Betrug: 
Korruption: 
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: 
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: 
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: 
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: 
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: 
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: 
Zahlungsunfähigkeit: 
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: - Erklärung des Bieters, dass über sein Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde - Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: 
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: - Erklärung des Bieters, dass über sein Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde - Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: 
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: 
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: 
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: 
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: 
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: 
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Chatbot
Beschreibung: Entwicklung bzw. Bereitstellung; - Der Auftragnehmer hat die Inbetriebnahme und Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen. - Unterstützung beim Aufbau der Wissensdatenbank - Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber hinsichtlich der Erstellung eines IT-Sicherheitskonzeptes und einer Datenschutzfolgeabschätzung - Vollständige Arbeiten zum Trainieren des Chatbots, Anlernen von UKD-Mitarbeitern zum Trainieren des Chatbots - Dokumentation - Unterstützung bei der Abnahme hinsichtlich Datensicherheit Betrieb, Pflege & Administration nach Produktivsetzung; - Es werden unter anderem aktuelle Softwareversionen, Updates, Fehlerbehebungen oder bei Ausfall Sicherstellung des Betriebes in Zusammenarbeit mit der UKD erwartet. Damit verbundener Kontakt mit dem Auftraggeber ist inbegriffen und wird nicht gesondert als Support abgerechnet. - Zum Zweck der Qualitätssicherung bzw. zur Identifizierung von Schwachstellen und Problemen hat der Auftragnehmer durch anlassbezogene Tests sicherzustellen, dass der Chatbot zuverlässig und effizient funktioniert. Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern. - Lizenzen - Anlassbezogen nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheitsanforderungen inklusive Penetrationstests durch das LSI und Barrierefreiheitstests, soweit erforderlich - Der Auftragnehmer hat Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen. - Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern. Support und Unterstützungsleistungen nach der Produktivsetzung - 60 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht - Ansprechpartner bei Fragen und Problemen; - Anweisung und bei Bedarf Unterstützung beim Training des Chatbots. Ziel ist es, dass das Training selbstständig durch die UKD erfolgen kann. - Ggf. gemeinsame Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit der hausinternen IT-Abteilung bzw. dem UKD-IT/FIT Support-Kontingent darf somit nur für die folgenden Unterstützungsleistungen abgerechnet werden: - Fortgeschrittene Analyse und Berichterstellung - Benutzerspezifische Anfragen Anwenderschulung - Schulung für die Redaktion, die Redaktionelle Freigabe und die Administration (z.B. Rechte- und Rollenverteilung) - 3 Personentage für den gesamten Vertragszeitraum (ein Personentag entspricht 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht Weiterentwicklung - 40 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht - Benutzerdefinierte gesonderte Anpassungen nach dem Go-Live - Anpassungen, die der Fehlerbehebung, Qualitätserhaltung oder Erfüllung von datenschutzrechtlichen Anforderungen, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit dienen - Kosten für eventuell später folgende Weiterentwicklung des Chatbots inklusive nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheits- und Barrierefreiheitsanforderungen sowie Penetrationstests durch das BSI und Barrierefreiheitstests, so-weit erforderlich.
Interne Kennung: 064a/24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Moorenstr. 5  
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerungsoption: Im Falle der Ausübung der Option durch den Auftraggeber, verlängert sich der Vertrag zum Betrieb, Pflege und Administration sowie zur Weiterentwicklung, Support und Training maximal zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr vorbehaltlich verfügbarer Finanzmittel. Diese Option muss aktiv durch den Auftraggeber mittels Bestellung durch den zentralen Einkauf erfolgen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Nachweis zu Berufs- / Betriebs- Haftpflichtversicherung (Deckungssummen sind auf das jeweilige Projekt abzustimmen)´.

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zum Unternehmen, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Gründungsjahr; Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieter ansässig ist (Handelsregisterauszug oder vergleichbar)

Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (ersatzweise Eigenerklärung des Bewerbers).

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mindestens ein aktiver Chatbot in der öffentlichen Verwaltung. Mit Angabe von Umfang der Leistung und Kontaktdaten des Auftraggebers.

Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: ISO 27001
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungszeitraum
Beschreibung: 1-3 Monate: 10 Punkte 3-6 Monate: 5 Punkte > 6 Monate: 0 Punkte
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Angebots
Beschreibung: Die Qualität des Angebots wird anhand der Angaben des Anbieters zu den in der "Anlage 2 - Zuschlagskriterien und Bewertung" angegebenen Kriterien bewertet: - C5 Testat (max. Punktzahl 2) - Möglichkeit des Trainings in Update-Zyklen in Testumgebung und Freigabe durch Auftraggeber (max. Punktzahl 2) - Intent Erkennung (Accuracy, 50 Fragen) (2.3.4) (max. Punktzahl 2) - Confidence Score Handling (2.3.4) (max. Punktzahl 4) - Fehlertoleranz (2.3.8) (max. Punktzahl 4) - Mehrstufige Dialoge (2.3.5) (max. Punktzahl 4) - Quellenverweis (2.3.9) (max. Punktzahl 6) - Regelungen zur Informellen Zuverlässigkeit (2.3.10) (max. Punktzahl 4 ) - Rollen- und Rechteverteilung (2.3.13) (max. Punktzahl 2) - Konzept (max. Punktzahl 20)
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/05/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBD7J1/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBD7J1
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYBBD7J1
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 03/06/2025 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 6 Wochen
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Wesentliche Preisangaben werden nicht nachgefordert.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 03/06/2025 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 123 GWB) Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 124 GWB) Siehe Eignungs- und Mindestkriterien im Leistungsverzeichnis.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Düsseldorf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Düsseldorf
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Düsseldorf
Registrierungsnummer: DE119432190
Postanschrift: Moorenstr. 5
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Submissionsstelle
E-Mail: submission@med.uni-duesseldorf.de
Telefon: +49 2118119301
Internetadresse: https://www.uniklinik-duesseldorf.de/
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221147-3055
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE 812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221147-3055
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7d8a5c23-f4e3-4408-a344-3794a4e69e17  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/05/2025 14:22:55 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 285933-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 86/2025
Datum der Veröffentlichung: 05/05/2025