Rahmenvertrag zu Agenturleistungen für verschiedene analoge und digitale Veranstaltungsformate

Die Landeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen (im weiteren Verlauf: Landeszentrale, LZpB oder Auftraggeber) ist eine überparteiliche Bildungseinrichtung. Sie hat die Aufgabe, demokratisches Bewusstsein und politische Partizipation zu fördern. Die Landeszentrale informiert parteiübergreifend und über eine Vielzahl von wichtigen gesellschaftlichen und politischen Themen.

Zum Angebot der Landeszentrale zählen auch zahlreiche digitale und analoge Veranstaltungsformate zu unterschiedlichen Themen der politischen Bildung. Dabei handelt es sich sowohl um etablierte Veranstaltungsformate, als auch regelmäßig um neue Formate, die erstmals vorbereitet, umgesetzt und nachbereitet werden. Zu den Formaten zählen klassische, digitale oder analoge Veranstaltungsformate wie Sitzungen, Seminare, Fortbildungen, Planspiele, Konferenzen, Tagungen, etc., aber auch außergewöhnliche Veranstaltungsevents wie Theateraufführungen, Festveranstaltungen, Touren, Flash Mobs oder Sessions. Der Auftrag der Landeszentrale, Menschen im Land für die Demokratie zu begeistern und das demokratische Miteinander zu fördern, verlagert sich aus verschiedenen Gründen auch zunehmend in den digitalen Raum. Zuletzt wurden aufgrund der pandemischen Lage in Deutschland zunehmend Online-Veranstaltungen konzipiert und angeboten.

Für ihre zahlreichen in die Öffentlichkeit wirkenden digitale oder analoge Aktionen benötigen die Referate der Landeszentrale die Unterstützung durch eine professionelle Veranstaltungsagentur. Bereits in den vergangenen Jahren wurde eine professionelle Veranstaltungsagentur im Zuge eines Rahmenvertrags mit der Betreuung aller veranstaltungsrelevanter Aktivitäten beauftragt. Dieser Rahmenvertrag endet am 30. Juni 2021. Für die Landeszentrale ist es von besonderer Bedeutung, ohne zeitliche Unterbrechung Agenturleistungen in Anspruch nehmen zu können, damit die verschiedenen Veranstaltungsformate wie geplant angeboten werden können.

Zum Zeitpunkt dieses Vergabeverfahrens sind die genaue Art, der Umfang und der Zeitpunkt der zu erbringenden Leistungen nicht konkret beschreibbar. Es wird daher ein Rahmenvertrag ausgeschrieben, aus dem sukzessiv Leistungen zu vereinbarten Aufwandsvergütungssätzen abgerufen werden können. Der Auftraggeber wird jede Einzelleistung durch einen Einzelauftrag beauftragen. Hierzu vereinbaren Auftraggeber und Veranstaltungsangentur (im folgenden Auftragnehmerin genannt) jeweils vor einer Leistungserbringung in Textform (i.d.R. per E-Mail), welche Leistung im Einzelnen und mit welchem Aufwand er-bracht werden soll. Alle Kalkulationen müssen sämtliche Nebenkosten enthalten.

Der Auftraggeber erhält an allen Arbeitsergebnissen im Sinne des Urheberrechtsgesetzes die ausschließlichen, unwiderruflichen, übertragbaren sowie räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte.

Bei der Beauftragung handelt es sich nicht um einen Alleinvertretungsauftrag für die Landeszentrale im Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen.

Es wird davon ausgegangen, dass die geforderten Leistungen in der Gesamtverantwortung des Bieters liegen, auch wenn Teilleistungen als Unteraufträge an Dritte vergeben werden können. Der Dienstleistungsvertrag wird entsprechende Bestimmungen enthalten.

Hauptort der Ausführung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49 40221 Düsseldorf

Der Auftraggeber beabsichtigt mit dieser Vergabe die Beauftragung einer Auftragnehmerin zur Erbringung von Agenturleistungen in Form eines Rahmenvertrags, aus dem sukzessive und anlassbezogen Leistungen, die für das Gelingen der diversen Veranstaltungsformate erforderlich sind, abgerufen werden können.

Folgenden Leistungen sind zu erbringen:

- Veranstaltungsorganisation: Die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von digitalen oder analogen Veranstaltungen, Sitzungen, Seminaren, Sessions, Events und Aktionen ist die Aufgabe der Auftragnehmerin. Jeweils in enger Absprache mit dem Auftraggeber erbringt die Auftragnehmerin sämtliche, üblichen Leistungen einer Agentur. Sie unterstützt z.B. den Auftraggeber bei der Format- und Konzeptentwicklung im Vorfeld von Aktivitäten. Zur Veranstaltungsorganisation zählen:

o Teilnahme an regelmäßigen Planungstreffen in Düsseldorf: Der Auftraggeber kann jederzeit Besprechungen an seinem Dienstsitz in Düsseldorf vorgeben.

o Konzeption und Konzeptentwicklung:

- Einbringung von Ideen, Vorschlägen und Konzepten zur Umsetzung des jeweiligen Veranstaltungsformats.

- Unterstützung bei der Programmentwicklung.

- Einbringung von aktuellen Trends und Vorgehensweisen im Kontext verschiedener Veranstaltungsformate.

- Termin- und Routen- bzw. Standortplanung, insbesondere bei mobilen Veranstaltungsreihen.

o Vorbereitung:

- Beauftragung, Beschaffung oder Anmietung aller für das jeweilige Veranstaltungsformat notwendiger Materialien bzw. der Raumanmietung. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, bei allen Aktivitäten den Vergaberegelungen des Landes Nordrhein-Westfalen zu entsprechen.

- Ortsbegehungen und Prüfung, ob alle vorgegebenen Sicherheits-, Hygiene- und Abstandsbestimmungen eingehalten werden können. Dazu zählt auch die Absprache mit sicherheitsrelevanten Stellen und Behörden, falls erforderlich.

- Bei Bedarf: Anfrage von geeigneten Referierenden bzw. an der Veranstaltung Mitwirkenden.

- Organisation des Einladungs- und Anmeldungsmanagements entsprechend den Vorstellungen des Auftraggebers.

- Organisation von Bewerbungsmaßnahmen (z.B. Koordination der Gestaltung und Produktion von Flyern, Postern, etc.).

o Auf- und Abbau:

- Transport von allen notwendigen Materialien und aller notwendiger, technischer Ausstattung an den Veranstaltungsort.

- Auf- und Abbau gemäß den Vorstellungen des Auftraggebers.

- Pflegliche Behandlung der gesamten Materialien und Ausrüstung, die im Eigentum des Auftraggebers stehen.

- Bei Bedarf: Testläufe im Vorfeld der Veranstaltungsdurchführung.

o (Mit-)Durchführung:

- Bei Bedarf: Präsenz vor Ort während der gesamten Veranstaltung.

- Unterstützung bei der Durchführung des Veranstaltungsformats.

- Bei Bedarf: Technische Regie.

o Veranstaltungsdokumentation (bei Bedarf): Die Auftragnehmerin muss auf Wunsch des Auftraggebers in der Lage sein, das jeweilige Veranstaltungsformat schriftlich (z.B. durch Transkription von Vorträgen und Debatten) oder digital (z.B. durch Videomitschnitt) zu dokumentieren.

o Nachbereitung (bei Bedarf): Die Auftragnehmerin muss auf Wunsch des Auftraggebers in der Lage sein, das jeweilige Veranstaltungsformat nachzubereiten (z.B. in Form der Unterstützung bei der Erstellung eines Abschlussberichtes oder Feedback-Gesprächen).

- Personelle Unterstützung: Die Auftragnehmerin stellt für die Veranstaltungsorganisation aller erteilten Aufträge das hierfür erforderliche Personal zur Verfügung.

- Materielle und technische Unterstützung: Die Auftragnehmerin stellt für alle vorzubereitende, durchzuführende und abzuwickelnde Aufträge das hierfür erforderliche Material und die erforderliche Technik zur Verfügung. Dies erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber über Anmietung oder Anschaffung.

- Infrastruktur: Die Auftragnehmerin stellt die notwendige Infrastruktur, die für die Ausführung des erteilten Auftrags notwendig ist, zur Verfügung. Diese kann je nach Auftrag sehr unterschiedliche Anforderungen aufweisen:

o Analoge Veranstaltungen bzw. Aktivitäten:

- Anmietung von Veranstaltungsräumen: Verbunden mit Veranstaltungen bzw. Aktivitäten, die in Präsenz stattfinden, ist insbesondere die Anmietung einer geeigneten Räumlichkeit bzw. eines Veranstaltungsortes erforderlich.

- Begehungstermine: Die Vorbereitung jeglicher Einsätze vor Ort (z.B. Standortplanung, Genehmigung, Bewerbung, Sicherheits- und/oder Hygienekonzepte, Anmeldemanagement, etc.) sind von der Auftragnehmerin zu erledigen.

- Transport und Transportmittel: Zudem ist von der Auftragnehmerin sicherzustellen, dass alle für die Veranstaltung bzw. Aktivität notwendigen Materialien den Veranstaltungsort erreichen. Auf Verlangen stellt die Auftragnehmerin dem Auftraggeber an einzelnen Tagen jeweils ein modernes und gepflegtes, abschließbares Transportfahrzeug in neutraler Lackierung bzw. bei Bedarf auch in gebrandetem Design mit Fahrer/in zur Verfügung (z.B. "Mercedes Sprinter Kastenwagen Standard" oder gleichwertig mit wenigstens 3,25 m x 1,50 m Ladefläche und maximalem Versicherungsschutz).

- Beförderung: Auf Verlangen stellt die Auftragnehmerin zudem sicher, dass mindestens ein/e Beschäftigte/r oder Beauftragte/r der Landeszentrale sowie die Materialien der Landeszentrale an die Veranstaltungsorte befördert werden können.

o Digitale Veranstaltungen:

- Die Auftragnehmerin muss die notwendige Infrastruktur, also die gesamte erforderliche Technik, für digitale Veranstaltungsformate zur Verfügung stellen und anwenden können.

- Alle notwendigen Leistungen, die für das Gelingen der digitalen Veranstaltungsformate erforderlich sind, müssen erbracht werden können.

- Dazu zählen neben dem Angebot passender digitaler Plattformen auch Entwicklung, Konzeptualisierung und technische Umsetzung der Veranstaltungsformate.

Die genaue Art, der Umfang und der Zeitpunkt der zu erbringenden Leistungen sind zum Zeitpunkt dieses Vergabeverfahrens noch nicht im vollem Umfang absehbar und beschreibbar.

Preis - Gewichtung: 30.00

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYY5D