5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48812000 Finanzdatensysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48812000 Finanzdatensysteme
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/06/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Kontraktens værdi: Løbende årligt: ca. 500.000,00 DKK Aftaleperiode: Aftaleperiode: indeværende år + 4 år + option på et år. Generel opsigelse: Skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Begrundelse for tildeling: KMD A/S er efter Randers Kommunes vurdering den eneste leverandør, der kan levere et budgetopfølgningssystem, som er fuldt integreret med kommunens eksisterende økonomisystem (OPUS Økonomi) og lønsystem (SD Løn), og som opfylder alle nedennævnte krav. Derudover har KMD A/S en unik ekspertise og erfaring med budgetopfølgningssystem i andre kommuner af Randers Kommunes størrelse. Randers Kommune har et godt kendskab til budgetopfølgnings-systemerne på det kommunale marked. Fujitsu A/S har et ”Forventet regnskab” i deres Prisme økonomisystem, som har nogle af de funktioner, som Randers Kommune ønsker. Det vurderes dog, at Fujitsus modul ”Forventet regnskab” på flere områder ikke lever op til de krav, som Randers Kommune har til et budgetopfølgningssystem. Randers Kommune har kendskab til, at Vejle Kommune har gennemført et SKI udbud i 2023 på et tilsvarende budgetopfølgningssystem. Her var der kun 1 leverandør udover KMD A/S, der ønskede at afgive et tilbud. Det var en leverandør, der ønskede at indgå i et udviklingsprojekt, og som ikke kunne tilbyde et færdigudviklet budgetopfølgningssystem. Tilbuddet blev derfor fundet ukonditionsmæssigt. På baggrund af ovenstående, har Randers Kommune vurderet, at gennemførelsen af en udbudsprocedure efter procedurerne i udbudslovens afsnit II vil være overflødig, da ingen anden løsning end KMD NemØkonomi vurderes at kunne opfylde kommunens krav til systemets egenskaber. Derfor har Randers Kommune valgt at gennemføre udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, da kommunen vurderer, at et budgetopfølgningssystem, der opfylder kommunens krav, kun kan leveres af én bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager, jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Offentliggørelsesdato: 29. april 2025 Ventetid: Randers Kommune vil vente mindst 10 kalenderdage fra offentliggørelsen af denne bekendtgørelse, før kontrakten indgås. Krav til Budgetopfølgningssystem 1. Idriftsættelse o Budgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftsættelse pr. 1. juni 2025 med historiske data for 2024 og budgetter, disponeringer og simuleringer for 2025. o Randers Kommune ønsker således ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem. o Det leverede system skal være inklusiv alt hidtidig udviklet funktionalitet. 2. Integration med eksisterende systemer o Systemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomisystemer og lønsystemer på det kommunale marked. 3. Brugergrænseflade o Systemet skal have en brugervenlig grænseflade, der er let at navigere i for både centrale og decentrale økonomimedarbejdere og ledere. o Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/simuleret forbrug. o Grænsefladen skal være på dansk. 4. Rapportering o Systemet skal kunne generere relevante rapporter. 5. Sikkerhed o Systemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring. o Adgangskontrol skal være baseret på ”single-sign-on” adgangsstyring. o Adgangen skal kunne styres ud fra Randers Kommunes politiske og/eller administrative hierarki, så den enkelte bruger på en nem måde kan opsættes til det kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar. o Systemet skal logge brugernes adgang til systemet. 6. Skalerbarhed o Systemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øget datamængde. o Det skal kunne tilpasses ændringer i kommunens organisatoriske struktur, kontoplan og budgetprocesser. 7. Udvikling, support og vedligeholdelse o Leverandøren skal tilbyde support- og vedligeholdelsesaftaler, herunder regelmæssige opdateringer og fejlrettelser, og betaling herfor er inkluderet i den løbende årlige betaling. o Support skal være på dansk. o Ny funktionalitet i systemet i kontraktperioden stilles til rådighed for Randers Kommune, og betaling herfor er inkluderet i den løbende årlige betaling. 8. Funktionelle krav o Systemet skal på overskuelig vis vise faktisk forbrug og budget fra økonomisystemet samt detaljeret lønforbrug, refusioner og simuleringer fra lønsystemet. o Systemet skal kunne beregne/simulere forventede refusioner ved sygdom, barsel mv. på baggrund af faktiske data fra lønsystemet. o Det skal være muligt via ”drill-down” at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau og lønart uden ”spring” til lønsystemet. Systemet skal kunne vise stamdata fra lønsystemet på hver enkelt medarbejder. o Det skal via links i systemet være muligt at få vist fakturaer i økonomisystemet på en nem og hurtig måde. o Resultatet af faktisk forbrug, simuleringer og disponeringer skal give brugerne et forventet årsregnskab som de - måned for måned - skal kunne sammenholde med deres forventede budget. o Alle brugernes indberetninger af egne disponeringer og budgetreguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbillede. o Lederne i Randers Kommune skal kunne foretage deres ledelsestilsyn i systemet – både hvad angår budgetopfølgning, stikprøvekontrol og personalerelaterede kontroller. Der skal være mulighed for at indsætte links til relevante rapporter i lønsystemet fra ledelsestilsynsbilledet. Ledelsestilsynsbilledet skal understøtte en dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe. o Systemet skal automatisk kunne udvælge bilag til stikprøvekontrollen i ledelsestilsynet, og systemet skal understøtte en central opfølgning på ledernes kontroller. o Systemet skal understøtte dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og budgetreguleringer, som indberettes i systemet. o Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen. o Det forventede årsregnskab skal kunne udlæses i Excel til brug for indlæsning i kommunens økonomisystem. o Systemet skal via snitflade til kommunens daginstitutionssystem I2 automatisk kunne beregne og korrigere budgetreguleringer på daginstitutionsområdet ud fra faktiske børneantal i daginstitutionerne – måned for måned. 9. Referencer o Randers Kommune ønsker et budgetopfølgningssystem, som pt. driftes i mindst 5 større danske kommuner.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Klagenævnet for Udbud
Informationen über die Überprüfungsfristen: I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Randers Kommune
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
TED eSender: Comdia ApS