1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF)
Beschreibung: Weiterführung und Ausbau der digitalen Rekonstruktion und softwareunterstützten Formierung der durch den Einsturz des Stadtarchivs fragmentierten und vereinzelten Archivalien
Kennung des Verfahrens: e5ac4ab6-2e2a-43da-a6f7-7d5ff7cad1ab
Interne Kennung: 2026-0001-44-41
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50674
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF)
Beschreibung: Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) DRUF-KF Leistungsbeschreibung Die im Rahmen des DRUF-KF-Projektes anzubietenden Arbeiten sollen dazu dienen, die DRKF- und SUFKF-Technologien auf einer einheitlichen Systemplattform im Archivneubau am Eifelwall zu betreiben und einen kombinierten Wirkbetrieb für die digitale Rekonstruktion sowie die digitale Formierung der Kölner Archivalien zu ermöglichen. Auf dem Weg dahin sind weitere System- und Automatisierungskomponenten zu entwickeln, die die bereits bestehenden Benutzeroberflächen- und Multi-User-Komponenten funktional erweitern und hinsichtlich ihrer Handhabung vereinheitlichen. Auch die Digitalisierungsprozesse samt Scannerhardware und Scansoftware müssen an den kombinierten digitalen Rekonstruktions- und Formierungs-Wirkbetrieb angepasst werden. In einem weiteren Aufgabenkomplex soll der Einsatz von KI-Verfahren zur automatisierten inhaltlichen Auswertung von Dokumenten implementiert und zur Nutzerreife ausgebaut werden (z.B. durch OCR, Layout- und Seitenanalyse auf LLM-Basis). Als Tool zur digitalen Formierung soll hier eine Sortierung von Rekonstruktionen über Einzelblätter bis hin zu Akten ermöglicht werden. Zusätzlich sind Richtung IT-Umgebung weitere Entwicklungs- und Optimierungsaufgaben zu definieren und für den späteren Mengen- und Produktivbetrieb umzusetzen. Die Arbeiten sollen über 5 Jahre, aufgeteilt in 2 Projektphasen, Phase I - Integration und Prozesse -, Phase II - Interaktion und Systemintelligenz - abgeschlossen werden, damit in einer auf 3 Jahre ausgelegten 3. Projektphase der integrierte Wirk- und Mengenbetrieb der Formierung aufgenommen und optional durch die Auftragnehmerin technisch begleitet und optimiert werden kann. Die projektierte Laufzeit umfasst somit ein voraussichtliches Zeitfenster von April 2026 bis April 2034. Im einzureichenden Angebot ist darzustellen, wie die einzelnen Aufgabenstellungen, auch zeitlich, abgearbeitet und gelöst werden sollen. Die Auftragnehmerin arbeitet nach dem agilen Projektmanagement und lehnt sich hier an Scrum als agile Methodik an. Die Auftragnehmerin definiert dazu einen abgegrenzten Zielraum, der dreimonatige Sprints, Sprint Planings, Sprint Reviews als auch kontinuierliche Lernschleifen durch gemeinsame Retrospektiven beinhaltet. Für jeden Sprint existieren feste Pauschalen und definierte Review-Termine für die Abnahme und Abrechnung. Eine Übersicht zu den Projektphasen und den Entwicklungszielen ist Bestandteil des einzureichenden Angebotes. Die jeweiligen Arbeitsergebnisse in Form von User-Stories und einem umfassenden BackLog sind zu dokumentieren und von der Auftraggeberin abzunehmen. Zur Unterstützung der Auftragnehmerin steht zur Projektlaufzeit ein Mitarbeiter des Historischen Archivs der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv (HAStK-RBA) als Projektleiter Köln zur Verfügung. Aufgabe des HAStK-RBA-Projektleiters ist es, die für die Durchführung des Projekts benötigten Informationen bereitzustellen und entsprechende Kontakte zu Fachleuten des Auftraggebers zu vermitteln. Für operationale Fragestellungen und Unterstützung ist die lokale DRKF-Administratorin des HAStK-RBA eng einzubinden. Die Forderung der Leistungsbeschreibung und die im Angebot darzustellenden Lösungsvorschläge einer zielführenden Vorgehensweise werden in einem EVB-IT-Systemvertrag festgeschrieben. Hierbei wird der 2017 geschlossene EVB-IT-Systemvertrag über die "Erstellung eines Gesamtsystems zur Digitalen Rekonstruktion Kölner Fragmente" als bewährte Vorlage herangezogen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50674
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 28/04/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/04/2034
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Alleinanbieter mit marktüblichen Honorarforderungen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: keine
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Dienstleistungen im Bereich Forschung und Entwicklung (FuE)
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: Alleinstellungsmerkmal
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: MFB MusterFabrik Berlin GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Dienstleistungen im Bereich Forschung und Entwicklung (FuE)
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 27/04/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Registrierungsnummer: 07999
Postanschrift: Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50679
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22122124789
Fax: +49 22122123011
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-2120
Fax: +49 221147-2889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: MFB MusterFabrik Berlin GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: DE282425909
Postanschrift: Brunnenstraße 156
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30-44319979
Fax: +49 30-44319979
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: ffcab0c2-b1c1-4e9f-b1bb-b23a7e45447b - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/04/2026 10:01:55 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 290367-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 82/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/04/2026