2023-OJS96-296835-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: BVG

Postanschrift: Holzmarktstr. 15-17

Ort: Berlin

NUTS-Code: DE300 Berlin

Postleitzahl: 10179

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): VEM-ITD1

E-Mail: einkauf.itd1@bvg.de

Telefon: +49 302560

Fax: +49 3025620348

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: http://www.bvg.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Städtische Eisenbahn-, Straßenbahn-, Oberleitungsbus- oder Busdienste

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Unterstützungs- und Weiterentwicklungsleistungen für Peoplesoft HCM

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72261000 Software-Unterstützung

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Interimsvergabe: Unterstützungs- und Weiterentwicklungsleistungen für Peoplesoft HCM

Vertragszeitraum: 10 Monate

Verlängerungszeitraum: 07 Monate

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 670 400,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung: Berlin

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Unterstützungs- und Weiterentwicklungsleistungen für Peoplesoft HCM

Vertragszeitraum: 10 Monate

Verlängerungszeitraum: 07 Monate

Inhalte:

• die systemtechnische Umsetzung wesentlicher HR-Funktionen

• die Implementierung von optimierten Personalprozessen

• die Anpassungen der prozessbezogenen Anforderungen an das Berichtswesen,

• Anpassungen an der Benutzeroberfläche zur Optimierung von Prozessabläufen in der Personaladministration die Erweiterungen und Optimierung der ESS/MSS-Funktionen auf mobilen Endgeräten,

• die Dokumenten- und Formularerstellung für den Schriftverkehr Personalservice und Personalmanagement,

• Herstellung und Anpassungen der Workflows für die Wieder und Nachbesetzung von freien Stellen,

• die Implementierung von Formularen für den Personalservice und Personalmanagement,

• die Anbindung von IT-Systemen und den automatisierten Datenaustausch,

• zusätzliche Dialoge für die Kernkomponenten der Stellenadministration, Personaladministration und dem Recruiting,

• die Anpassung aller Dialoge gemäß Vorgaben an das Corporate Design

• die Sicherstellung der mit den beauftragten Funktionalitäten und Umsetzung der erforderlichen Erweiterungen,

• die Anpassungen der nicht-prozessbezogenen Anforderungen an das Berichtswesen, Berechtigungskonzept, Layout, Formulare,

• die vollständige Herstellung der Unterstützung der beauftragten Plattformfunktionen,

• die Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR-Service Prozessen und Workflows für die Plattform mit aktuellem Release Upgrade, mit der Erhöhung der Patch Level und Anpassungen an der Systemintegration, hier insbesondere für:

• die Anbindung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Abwesenheitsverwaltung im Personalsystem,

• die Entwicklung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung im Personalsystem mit Schnittstelle zu Personalabrechnung (PAISYadvancedHCM),

• die Abbildung eines Company Directory im Personalsystem,

• Die notwendigen Erweiterungen der Komponente Betriebsbedienstete,

• die Schaffung einer Schnittstelle zum Learning-Management-System,

• die notwendigen Erweiterungen des Führungskräftedashboards,

• Die Implementierung kommissarische Führungskraft in Genehmigungsworkflows,

• die Erweiterungen des Businesspartnerdashboards,

• die Erweiterungen der Urlaubsplanung im integrierten Personalwirtschaftssystem.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Vertragsverlängerungszeitraum: 07 Monate

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart

Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)

Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie

Erläuterung:

1/2

Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 3b und 5 SektVO

Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, weil

- aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und

- Leistungen gleicher Art erweitert werden.

Begründung (analog zu § 13 Abs. 2 SektVO Punkt 3b (aus technischen Gründen)

Im Auftrag der BVG wurden von den Beratern der MHP für das HCM PeopleSoft kundenspezifische Modifikationen an der Standardsoftware und kundenspezifische Erweiterungen erstellt, sowie Erweiterungen der MHP eingesetzt. Beispiele sind u.a. die Module die Fallerfassung, die Projektverfolgung und der Abfragemanager.

Im Rahmen des PostGoLive Supports werden aktuell von MHP neue Systemfunktionalitäten auf Basis des Standards der Version 9.2 (Einsatz von Workflows, die Prozessoptimierung und Standardisierung) für den Anwender nutzbar gemacht. Für die Durchführung der Leistungen sind genaue Kenntnisse der bisherigen zu Grunde liegenden Anpassungen/Erweiterungen, der BVG-Systemumgebung sowie der Anforderungen/Ziele/Geschäftsprozesse der BVG eine unabdingbare Voraussetzung. Nur die MHP verfügt über das notwendige BVG-spezifische Know How und ist sofort in der Lage, die zwingend erforderlichen Leistungen zu erbringen.

Partner für den Betrieb der Plattform ist der derzeitige Auftragnehmer für die beauftragten Erweiterungen. Ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies würde eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen. Zusätzliche Schnittstellen würden diesbezüglich auch zusätzliche Risikopotenziale für die Systemsicherheit und für die Funktionen der Anwendung bedeuten. Die gewählte Anwendung bietet den sichersten Weg, um die Risiken von Fehlfunktionen abzuwenden, Kompatibilitätsproblemen zu vermeiden. Die Alternativen wären mit einem wesentlich höherem Umstellungsaufwand verbunden.

Eine Übergabe an einen anderen Auftragnehmer wäre auch aufgrund der damit verbunden hohen Komplexität, dem zusätzlich erforderlichen Aufwand für Einweisung in die technischen und fachlichen Zusammenhänge, dem höherem Aufwand für die Durchführung der notwendigen Übergaben, der zusätzlichen Schaffung der erforderlichen technischen Einrichtungen und der erheblich längeren Einarbeitung in die bekannten Strukturen, Rahmenbedingungen und der umfangreichen Dokumentation, welche über die letzten 20 Jahre gewachsen ist, unwirtschaftlich und auch zeitlich innerhalb des vorgegeben Rahmens nicht leistbar und birgt dadurch eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit für Fehler und zusätzliche Aufwände die zur Sicherstellung des fortlaufenden Betriebs unbedingt vermieden werden müssen.

Begründung (analog zu § 13 Abs. 2 SektVO Punkt 5 (Zusätzliche Leistungen)

Um den herstellerseitigen Support zu erhalten und grundlegende Plattformfunktionalitäten, die Sicherheit und den Applikationsbetrieb sicherzustellen, sind neue Plattform Release Upgrades, Patches, Hot Fixes und Sicherheitspatches zur Anpassung und Erweiterung der beauftragten und begonnenen Leistungen zwingend erforderlich geworden. Die Anpassungen und Erweiterungen sind zwingend erforderlich, um die neuen Funktionen nutzen zu können. Weiterhin wäre es ohne Berücksichtigung der neuen Funktionen für die Implementierungen der standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozesse und Workflows nicht möglich, den vollständigen Funktionsumfang der Leistungen herzustellen.

Mit dem derzeit bei der BVG durchgeführten Upgrade des genutzten Payroll-System-Integration (PaisyAdvancedHCM) ist eine Migration auf eine unterstützte Version erforderlich geworden, um die operative Gehaltsabrechnung aufrecht zu erhalten. Damit verbunden sind auch Anpassungen und Erweiterungen der beauftragten und begonnenen Leistungen.

...weiter in Punkt "VI.3) Zusätzliche Angaben"

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2.

Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Unterstützungsleistungen und Weiterentwicklungen für Peoplesoft HCM

V.2.

Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1.

Tag der Zuschlagsentscheidung
15/05/2023

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: MHP Management- und IT-Beratung GmbH

Postanschrift: Königsallee 49

Ort: Ludwigsburg

NUTS-Code: DE115 Ludwigsburg

Postleitzahl: 71638

Land: Deutschland

Internet-Adresse: www.mhp.com

Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/Loses/der Konzession: 670 400,00 EURGesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 670 400,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

2/2

...weiter aus Abschnitt "IV.1.1) Verfahrensart"

Die Anpassungen und Erweiterungen sind zwingend erforderlich, um die neuen Funktionen nutzen zu können.

Diese zusätzlichen Leistungen waren zum Vertragsbeginn nicht absehbar. Die Releasenotes werden durch den Hersteller jeweils erst zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Release veröffentlicht. Die im Zuge der Release-Upgrade zusätzlich erforderlich gewordenen Leistungen sind zwingend erforderlich, um die vollständige Implementierung des Servicemanagements und die damit verbundenen Ziele sicherzustellen.

Die Anbindung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Abwesenheitsverwaltung im Personalsystem ist notwendig, um der geltenden Gesetzgebung gerecht zu werden. Ohne die notwendigen Erweiterungen wäre eine entsprechende Programmnutzung nicht möglich. Ohne technische Unterstützung würde hier ein hoher manueller Aufwand entstehen, der nicht geleistet werden könnte und hohe Auswirkungen auf die abhängigen Betriebsprozesse hätte. Es besteht ein hohes Risiko, die Aufträge nicht mehr fristgerecht bearbeiten zu können und auch das gesetzliche Verfahren nicht fristgerecht ausgeführt werden können. Damit verbunden könnten Strafzahlungen und Ersatzansprüche von Beschäftigten und Behörden sein.

Manuelle hohe Aufwände können ebenso entstehe, wenn die vollständige Ausprägung und Inbetriebnahme der elektronischen Arbeitszeiterfassung nicht zeitnah umgesetzt wird.

Das Upgrade und die Anpassung der Systemintegration zwischen HR- und Entgeldsystem ist zwingend erforderlich, um die operative Gehaltsabrechnung für alle BVG-Beschäftigten, Vorstände, Ruhegeldempfänger und BVG-Töchter aufrecht zu erhalten. Ohne Anpassungen könnten vielfache Strafzahlungen und Ersatzansprüche von Beschäftigten und Behörden entstehen.

Die vollständige Ausprägung und Inbetriebnahme der elektronischen Arbeitszeiterfassung ist für das Erreichen wichtiger Digitalisierungsziele und Optimierung von Personalprozessen erforderlich. Die erforderlich gewordenen notwendigen Erweiterungen sind für die elektronischen Arbeitszeiterfassung, Anpassungen an der Integration und Schnittstelle zum Personalabrechnungssystem erforderlich. Andernfalls könnten die geplanten Vereinfachungen durch digitalisierte betriebliche Prozesse nicht umgesetzt und angewendet werden. Damit verbunden wäre ein hohes Risiko für sehr hohe zusätzliche manuellen Aufwand zur Bewältigung der Prozesse in HR und IT.

Die Berücksichtigung der Risiken und der Wirtschaftlichkeit führt die Bewertung zu dem eindeutigen Ergebnis, dass allein der derzeitige Auftragnehmer die notwendig gewordenen Erweiterungen insbesondere technisch - auf Basis des komplexen spezifischen Know Hows -wirtschaftlich unter Risikominimierung sowie innerhalb des zeitlichen Rahmens erfüllen kann.

Die aufgrund der letzten Tarifverhandlung erforderlich gewordenen und notwendigen Anpassungen in der Peoplesoft HCM Umgebung sind bis zum 01.07.2023 umzusetzen.

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin

Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105

Ort: Berlin

Postleitzahl: 10825

Land: Deutschland

Telefon: +49 3090138316

Fax: +49 3090137613

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Nach § 135 GWB:

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

VI.4.4.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin

Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105

Ort: Berlin

Postleitzahl: 10825

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@senwtf.berlin.de

Telefon: +49 3090138316

Fax: +49 3090137613

Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft-und-technologie/wirtschaftsrecht/vergabekammer

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
15/05/2023