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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Vergabe Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
Beschreibung: Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.
Kennung des Verfahrens: a7973a43-46cf-425a-907c-dcdbf175d42f
Interne Kennung: Erweiterung Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mannheim
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 132 Abs. 2 Nr. 2
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
Beschreibung: Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.
Interne Kennung: Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mannheim
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 16/06/2025
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Absatz 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 152 209,84 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: OCLC GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB / OCLC
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: 152 209,84 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
Datum der Auswahl des Gewinners: 08/05/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 08/05/2025
7. Änderung
7.1.
Änderung
Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung: 448219-2024
Identifikator des geänderten Vertrags: Uni-HD.2024.550_Bibliotheksmanagementsystem_UB
Grund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Beschreibung: Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen. Die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim ist Teil des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg unter der Fachaufsicht der Universitätsbibliothek. Universitätseinheitlich und in Abstimmung mit der UB Heidelberg nutzt die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim bisher das Bibliothekssystem SISIS SunRise der Firma OCLC. Um dem spezifischen Bedarf am Standort Mannheim nachzukommen, verfügt die Medizinische Fakultät Mannheim über ein eigenes Erwerbungs-, Katalog- und Ausleihsystem der Anbieterfirma OCLC, das dem System (und Versionsstand) des Bibliotheks-Verwaltungssystems der UB Heidelberg entspricht. Durch diese Kongruenz können unter der Fachbetreuung der UB Heidelberg zahlreiche Soft-ware-Programme z.B. zur Datenübernahme aus überregionalen Verbundkatalogen gemein-sam ressourcensparend genutzt und dadurch Synergieeffekte erzielt werden. Dabei weist die Konfiguration des Mannheimer Systems aber auch eine Vielzahl von Spezifika auf, die dazu dienen, die angebotenen Dienste passgenau auf die unterschiedlichen Nutzergruppen zuschneiden und Sonderbedingungen je Nutzergruppe abbilden zu können (s. Berechtigungen, Authentifizierung für den externen Zugriff auf elektronische Ressourcen so-wie für verschiedenste weitere Dienste gegen das Bibliothekssystem, lokale Bestandsinformationen, etc.). Diese standortbezogenen Sonderbedingungen machen auch beim Systemwechsel eine eigene Instanz für die Medizinische Fakultät Mannheim erforderlich. Die beschriebene Balance zwischen dem Einsatz des universitätsweit einheitlichen Bibliotheksmanagementsystems einerseits und der Flexibilität einer eigenen Instanz kann nur mit dem Umstieg auf WMS gewahrt bleiben. Über die Instanzen hinweg ergeben sich darüber hinaus in WMS neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und somit verstärkte Synergieeffekte. So können beispielsweise bei der Verwaltung von elektronischen Medien gemeinsam lizenzierte Kollektionen und Pakete geteilt und gemanagt werden. Lieferantendaten können gemeinsam genutzt und im Bereich der Statistiken, die für die regelmäßige Wirtschaftlichkeitsprüfung unerlässlich sind, Reports zwischen den Instanzen zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise können die Arbeitsvorgänge im System durch Vermeidung von Doppelarbeit optimiert werden. Auch im Hinblick auf die Nutzerrecherche bringt das Betreiben des gleichen Systems entscheidende Vorteile. So kann der Medien-Bestand der Medizinischen Fakultät Mannheim solo recherchiert werden, mit einem Klick aber auch Instanzen-übergreifend der Gesamtbestand der Universität, und zwar ohne das End User Interface zu wechseln. Hinzuzufügen ist schließlich, dass die Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim bei einem Umstieg auf ein anderes System als WMS als einzige Einrichtung innerhalb des Bibliothekssystems der Universität Heidelberg isoliert wäre. Der grundsätzliche Wissensaustausch auf fachlich-technischer Ebene, auch im Hinblick auf die Parametrisierung des Systems, so-wie Supportmöglichkeiten durch die Universitätsbibliothek als fachvorgesetzte Einrichtung sind nur bei einem universitätsweit einheitlichen System gegeben.
7.1.1.
Änderung
Beschreibung der Änderungen: Als zusätzliche, in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Leistung, wird eine Auftragserweiterung auf eine zweite Instanz des von der UB Heidelberg ausgewählten cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems „WorldShare Management Services (WMS)“ erforderlich, um auch an der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg das derzeit in der Bibliothek im Einsatz befindliche Lokalsystem SISIS SunRise (V7.2) ablösen zu können. Die Auftragserweiterung umfasst Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen von Datenmigration aus dem Altsystem, Subskription (48 Monate) und Implementierung des neuen Systems sowie Schulungen für die Bibliotheksmitarbeiter:innen.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Universität Heidelberg Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Registrierungsnummer: 08-A3529-39
Abteilung: Abteilung 4.1 – Haushalt und Beschaffung, Sachgebiet Beschaffung, Vergabstelle
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Abteilung 4.1 – Haushalt und Beschaffung / Vergabestelle
Telefon: +49 6221 54 12452
Fax: +49 6221 54 1612220
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: OCLC GmbH
Registrierungsnummer: DE 179 331 531
Postanschrift: Am Bahnhofsplatz 1
Stadt: Böhl-Iggelheim
Postleitzahl: 67459
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Pfalz-Kreis (DEB3I)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0)89 24 88 572 00
Fax: +49 (0)89 24 88 572 99
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +497219268730
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c0b446c7-1d65-4177-8a82-cbe45bc90404 - 01
Formulartyp: Auftragsänderung
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Unterart der Bekanntmachung: 38
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/05/2025 13:00:19 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 299338-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 90/2025
Datum der Veröffentlichung: 12/05/2025