Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagementsystem

Gegenstand dieser Ausschreibung war die Suche nach einem Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement.

Hauptort der Ausführung: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Schöneberger Straße 15 10963 Berlin DEUTSCHLAND

1.1 Projekt: Ausschreibung für ein Zeiterfassungssystem

Die Leistung umfasste die Beschaffung der Lizenzen für die IT-Lösung, Konfiguration/ individuelle Anpassungen und Implementierung der Software, sowie im Anschluss Abdeckung von Wartung und Support.

1.2 Beschreibung der Belegschaft

Der Großteil dieser Mitarbeiter*innen arbeitet nach dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit. Etwa 100 Mitarbeiter*innen haben allerdings auch eine Projektzeiterfassung nach Dienstplan.

Eine Besonderheit der KBB ist die starke Heterogenität und die saisonale hohe Fluktuation der Belegschaft. Aufgrund des Veranstaltungsgeschäftes gibt es viele unterschiedliche und spezielle Rollen und Aufgaben, die mitunter auch sehr flexible Arbeitszeiten bedingen. Gerade der starke Zuwachs der Belegschaft vor großen Veranstaltungen und die anschließende Beendigung der Vertragsverhältnisse, stellt eine große Herausforderung für das Personalbüro und die Zeiterfassung dar.

Diese Eigenschaften unterscheidet die KBB von Verwaltungsbehörden, die ebenso dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) unterliegen. Damit ergaben sich auch spezielle Anforderungen an die geplante Software-Lösung:

— Flexibles Lizenzmodell bei der Nutzung der Zeiterfassung, das die temporären Mitarbeiter und Kurzzeitnutzungen berücksichtigt,

— Sehr hohe Anforderungen an die Usability, da die Nutzung der Zeiterfassung keine Schulung und nur minimale Supportaufwände erfordern sollte.

Insbesondere im Februar nimmt die Anzahl der kurzzeitig angestellten Aushilfen sprunghaft zu. Generell sollte für Aushilfen ein günstiges Lizenzpreismodell angeboten werden. Zu berücksichtigen war zudem pro Jahr eine Zunahme der Beschäftigten/Lizenzen um 10 %.

1.3 Hintergrund & Hauptfunktionen

Zusammenfassend sollte das neue System gängige Employee Self Sevices (ESS) und Manager Self Services (MSS) mit nachfolgenden Hauptfunktionen bereitstellen.

— Zeiterfassung von Mitarbeiter*innen,

— Erfüllung der speziellen arbeitsrechtlichen Vorschriften nach TVÖD Bund West (Überstunden, Zuschläge, Arbeitszeitenregelungen etc.),

— Erfassung von Abwesenheiten,

— Workflow- & Genehmigungsmanagement,

— Erstellung von Übersichten und Berichten,

— Benutzer- & Rollenmanagement,

— Projektzeiterfassung (Aufteilung der Arbeitszeit auf Projekte & Kostenträger),

— Vertragsmanagement-Funktionalität speziell für einige Techniker*innen mit Projektzeiterfassung,

— Inbound & Outbound Datenschnittstellen zu SAGE ERP & HR zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (PayRoll),

— Zugang für MA erfolgt über das eigene Firmennetzwerk via SingleSignOn als auch über einen, für mobile Endgeräte optimierten externen Webzugang,

— Unterstützung papierloser Geschäftsprozesse.

Grundsätzlich sollte die geplante IT-Lösung auf modernen und zukunftsfähigen Technologien basieren und die Anforderungen der KBB in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Bedienkomfort und Sicherheit erfüllen. Es wurde eine serverbasierte Lösung ausgeschrieben, die sich in die bestehende KBB IT Infrastruktur integriert und SingleSignOn mit einem Active Directory Server unterstützt.

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 0