Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) ist als Verwaltungsbehörde des Programms beauftragt, diese Beschaffung durchzuführen. Das System bildet die Bereiche Antragsstellung und dessen Bewertung, Förderzusage, Vertragsprozess, Berichtswesen (Reporting), Änderungen und Abschluss eines Projektes, Zahlungen, Generieren von Statistiken, die Einrichtung von Schnittstellen sowie Kommunikation und Datenaustausch zwischen Zuwendungsempfängern und der Programmadministration ab, wobei ein hoher Grad an Digitalisierung der Prozesse sowie ein möglichst flexibles und benutzerfreundliches System gewünscht wird.

Hauptort der Ausführung: 24103 Kiel

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH), in ihrer Funktion als Verwaltungsbehörde des EU- Förderprogramms, ist von den Programmpartnern (9 schleswig-holsteinische und 2 dänische Gebietskörperschaften) beauftragt, diese Beschaffung auf Grundlage der Verordnung (EU) Nr. 2021/1060 vom 24.06.2021 (Art. 69 Abs. 8 + Anhang XIV und 72 Abs. 1 Buchst. e)) durchzuführen. Das Hauptaugenmerk bei der Beschaffung des Systems liegt auf größtmöglicher Digitalisierung der Prozesse, maximaler Benutzerfreundlichkeit und weitreichender Flexibilität. Das Workflow-Tool wird die, für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten, einschließlich Angaben zu einzelnen Nutzer, in elektronischer Form aufzeichnen und speichern. Das System wird darüber hinaus den gesamten Informationsaustausch zwischen den Begünstigten und den Programmorganen (z.B. Verwaltungsbehörde, Sekretariat, Prüfbehörde) abbilden.

Das System ist ein zentrales Instrument für die Programmdurchführung. Es bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab und unterstützt die Umsetzung der einzelnen Prozessschritte.

Das System bzw. Workflow-Tool ist grundlegend in zwei Bereiche aufgeteilt. Der erste Bereich steht den Projektnutzern, der zweite den Nutzern der Interreg-Administration zur Verfügung. Eine klare Trennung dieser beiden Bereiche ist gewünscht. Inhaltlich ist das System aus mindestens 19 Teilbereichen aufgebaut, die zum Teil aufeinander aufbauen und ineinander verschränkt sind. Dies sind: Systemeinstellungen, Nutzerverwaltung, Budgeteinstellungen, Calleinstellungen, Projekteinstellungen, Formulareinstellungen, Versionsverwaltung, Bewertung und Checks, Entscheidung und Vertrag, Dashboard, Nutzerprofil, Antragsformular, Dokumentencenter, First-Level-Kontrolle, Berichtswesen, Zahlung, Änderungsantrag, Statistik, Kommunikation, Projektstatus.

Zu diesen inhaltlichen Aspekten wird vom Bieter ein Konzept erwartet, in dem ggf. die Programmierung, die Implementierung bzw. Integration des Workflow-Tools in die Systeme der IB.SH sowie dessen Pflege (Wartung) ausführlich beschrieben werden.

Im Konzept sind außerdem u.a.

• eine detaillierte Beschreibung der Umsetzung der Systemanforderungen (Entwicklungs- und Programmierungsvorgehen) und der IT-Anforderungen sowie der IT-Sicherheitsanforderungen

• die Lösung einer Beispielaufgabe

• ein Zusammenarbeitsmodell basierend auf den Kommunikations- und Steuerungsstrukturen zwischen Auftraggeberin, Auftragnehmer und Endnutzer,

• eine Beschreibung der Teamzusammensetzung und der detaillierten Maßnahmen zur Qualitätssicherung,

• eine Beschreibung der internen (beim Auftragnehmer) und externen (in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin und Endnutzern) Tests inklusive der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität der Entwicklungsstufen/ Entwicklungen,

• ein Zeitplan inklusive Darstellung der Vorgehensweise

• Angaben zur Pflege und Instandhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit

• ein Schulungskonzept

• Angaben zum Lizenzmodell

aufzunehmen. Zur Umsetzung des Vorhabens wird vom Bieter in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine agile, zielorientierte Vorgehensweise erwartet.

Preis - Gewichtung: 35 %

Beschreibung der Optionen:

Angebote dürfen sowohl in deutscher Sprache als auch in englischer Sprache eingereicht werden

Die Verhandlungsgespräche werden voraussichtlich in KW. 12 - 13 2022 durchgeführt.

Sofern es sich um einen englischsprachigen Bieter handelt, wird mindestens der Fragenteil des Verhandlungsgesprächs auf Deutsch geführt werden.