1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Bielefeld
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: EasyBANF | EasyReise
Beschreibung: Die Universität Bielefeld plant die Vergabe zweier Aufträge für die dauerhafte Überlassung, Implementierung und Anpassung der easy-Produkte easyBANF und easyReise. Für die Wartung, Updates, Fehlerkorrekturen wird im jeweiligen EVB-IT-Überlassungsvertrag die Wartung vereinbart. Die Universität Bielefeld betreibt seit 2010 ein SAP ERP Central Component (SAP ECC) mit rund 4.000 aktiven Nutzer*innen im eigenen Hause. Dieses System wird in absehbarer Zeit von SAP nicht mehr gepflegt werden. Die Universität Bielefeld muss das System daher durch das Nachfolgeprodukt S/4HANA ersetzen. Beschaffung easyBANF Für das neue System benötigt die Universität Bielefeld auch Funktionalitäten, die Prozesse für das dezentrale Beschaffungswesen (EKW-Erstellung, Genehmigung, Bestellung) abbilden. Dieser Beschaffungsbedarf soll durch das Produkt easyBANF erfüllt werden. Beschaffung easyReise Für das neue System benötigt die Universität Bielefeld auch Funktionalitäten, die Prozesse für das Reisemanagement (Antrag, Genehmigung, Abrechnung) abbilden. Dieser Beschaffungsbedarf soll durch das Produkt easyReise erfüllt werden.
Kennung des Verfahrens: db537a69-8efe-4ab2-b1e4-ec29e698f9de
Interne Kennung: 701-2026-05
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNYMHD2DT# Soweit Unklarheiten bestehen, können entsprechende Bieterfragen gestellt werden. Das gilt auch für sonstige Fragen, welche die formalen Anforderungen an das Angebot betreffen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: easyBANF
Beschreibung: Der Auftragnehmer überlässt der Universität Bielefeld die entwickelte App easyBANF auf Dauer und implementiert die App beim Auftraggeber. Für die Wartung, Updates, Fehlerkorrekturen wird im EVB-IT-Überlassungsvertrag die Wartung vereinbart.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Vollständige Begründung für die Wahl der Verfahrensart Beschaffung von EasyBANF Gemäß § 14 Abs. 2 VgV sind öffentliche Vergabeverfahren grundsätzlich in den Verfahrensarten des offenen oder des nichtoffenen Verfahrens zu führen. Andere Verfahrensarten stehen dem öffentlichen Auftraggeber nur zur Verfügung, wenn hierfür ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund vorliegt. Das vorliegende Vergabeverfahren soll in der Verfahrensart des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV durchgeführt werden. In dieser Verfahrensart wird von vornherein kein Wettbewerb eröffnet, weshalb die Voraussetzungen der Ausnahmetatbestände eng auszulegen sind. Im vorliegenden Fall sind die Voraussetzungen jedoch erfüllt. Nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf ist dies der Fall, wenn (1) Der Auftraggeber seinen Beschaffungsbedarf festgelegt hat und nur ein Produkt diesen Beschaffungsbedarf erfüllen kann, (2) es sachlich nachvollziehbare Gründe für diese Festlegung gibt, (3) diese Gründe tatsächlich bestehen und zur Not nachweisbar sind und (4) keine Diskriminierung vorliegt. I. Beschaffungsbedarf Die Universität Bielefeld betreibt seit 2010 ein SAP ERP Central Component (SAP ECC) mit rund 4.000 aktiven Nutzer*innen im eigenen Hause. Dieses System wird in absehbarer Zeit von SAP nicht mehr gepflegt werden. Die Universität Bielefeld muss das System daher durch das Nachfolgeprodukt S/4HANA ersetzen. Für das neue System benötigt die Universität Bielefeld auch Funktionalitäten, die Prozesse für das dezentrale Beschaffungswesen (EKW-Erstellung, Genehmigung, Bestellung) abbilden. Im Ergebnis einer eingehenden Markterkundung und Analyse hat sich gezeigt, dass nur ein Produkt den Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld erfüllen kann. Es handelt sich um EasyBANF des Herstellers GISA GmbH. Grundsätzlich gibt es eine Vielzahl von Produkten am Markt, welche Funktionalitäten für die Beschaffung abbilden. Hierzu zählen insbesondere Produkte von SAP selbst, Cloudprodukte und EasyBANF. Die Anforderungen der Universität Bielefeld werden jedoch nur von letzterem erfüllt. Hierzu im Einzelnen: 1. Möglichkeit des gemeinsamen Betriebs mit anderen Hochschulen Die Universität Bielefeld wird ihr neues SAP-System zunächst so wie bisher allein betreiben (Systembetrieb, Fachadministration) und fachlich weiterentwickeln. Sie möchte sich aber die Möglichkeit offenhalten, die fachliche Entwicklung und den Betrieb künftig mit anderen NRW-Hochschulen gemeinsam zu erledigen. Ein solcher gemeinsamer Betrieb hat Kostenvorteile, die durch Effizienzgewinne entstehen. Weiterentwicklungen und Wartungsarbeiten können in allen Systemen gleich oder gleichartig vorgenommen werden, im Optimalfall sogar nur einmal oder automatisiert. Darüber hinaus hat ein solcher gemeinsamer Betrieb Vorteile für die Erbringung der Betriebsleistung selbst: Einheitliche Prozesse in der Wartung verringern die Fehlerquote und den Zeitaufwand, was zu einer Beschleunigung bei der Durchführung von Wartungsleistungen führt. Auch werden Erfahrungen gesammelt, die für alle Systeme gleichermaßen gelten. Das kann für die Fortentwicklung der Systeme positive Effekte haben und verringert nochmals die Fehlerquote - es muss nicht auf die Besonderheiten und Verhaltensweisen jedes einzelnen Systems Rücksicht genommen werden. Ein gemeinsamer Betrieb und eine gemeinsame Weiterentwicklung sind nur möglich, wenn zwischen den Systemen zumindest eine gewisse Ähnlichkeit besteht. Hierzu haben mehrere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen ein gemeinsames Projekt durchgeführt, welches auf die Einführung der so genannten "NRW-Referenz" ausgerichtet ist. Die Universität Bielefeld hat hieran teilgenommen. Auch wenn sie im Ergebnis die NRW-Referenz nicht einführt, so achtet in ihrem S/4HANA-Einführungsprojekt doch darauf, sich an der NRW-Referenz zu orientieren, so dass ein späterer gemeinsamer Betrieb und eine gemeinsame Weiterentwicklung mit den anderen beteiligten Hochschulen möglich bleibt. Eine solche Zusammenarbeit wäre sinnvollerweise nicht mehr möglich, wenn die Universität Bielefeld für den Bereich Beschaffung eine andere Lösung wählt als dies in der NRW-Referenz vorgesehen ist. Die Abweichungen in einem derart zentralen Bereich würden zu gravierenden Unterschieden in Konfiguration und Wartung führen. Die NRW-Referenz sieht die Verwendung von EasyBANF für die Abbildung der Beschaffungsprozesse vor. Dabei handelt es sich um ein Produkt, das nur von dem Hersteller GISA angeboten wird. Die Universität Bielefeld muss daher EasyBANF einführen, wenn sie sich die Möglichkeit auf eine gemeinsame Weiterentwicklung und einen gemeinsamen Betrieb erhalten will. 2. Verringerung von Projektrisiken Die Einführung eines neuen SAP-Systems ist ein komplexer Vorgang. Es besteht immer das Risiko gravierender Fehler bei der Konfiguration des neuen Systems. Im ungünstigsten Fall werden diese Fehler im Projekt nicht erkannt und müssen dann im laufenden Betrieb durch Neukonfigurationen beseitigt werden. Und im Projekt selbst können unerwartete Schwierigkeiten entstehen, die den Zeitplan gefährden. All dies ist in IT-Projekten Alltag. Verzögerungen sind in größeren Projekten eher die Regel als die Ausnahme. Das ist immer ein Problem, da die Organisation hierdurch belastet wird. Im vorliegenden Fall tritt aber noch ein besonderer Aspekt hinzu: Die Abkündigung der Altsoftware durch den Hersteller SAP zum 31. Dezember 2027. Ist die Migration auf das neue System bis zu diesem Zeitpunkt nicht vollzogen, so kann Wartung für die derzeit eingesetzte Software beim Hersteller möglicherweise noch beschafft werden - dies aber dann zu erheblich gesteigerten Kosten. Die Universität Bielefeld möchte die beschriebenen Projektrisiken so gering wie möglich halten, auch hinsichtlich der Beschaffungs-Funktionalitäten des neuen Systems. Das geringste Risiko besteht bei Einsatz eines Produktes, das bereits an anderen NRW-Hochschulen im Einsatz ist und für das daher Erfahrungen in der Konfiguration bestehen - und die Gewissheit, dass es auch wirklich für Hochschulen funktioniert, die die NRW-Referenz einführen oder sich zumindest hieran orientieren. Diese Gewissheit besteht allein für EasyBANF. Dies ist das Produkt, das in der NRW-Referenz vorgesehen ist und das sich deshalb zumindest an einer Hochschule in NRW bereits im Live-Betrieb befindet (an der Hochschule Ruhr West). 3. Direkte Integration in die SAP-Software Die Universität Bielefeld möchte den Wartungsaufwand und Weiterentwicklungsaufwand für ihr neues SAP-System so gering wie möglich halten. Dies ist auch bei der Entscheidung über die Ausgestaltung des Systems hinsichtlich der Beschaffungsfunktionalitäten zu berücksichtigen. Grundsätzlich kommen hierfür zwei Varianten in Betracht: (a) Externe Lösungen, die über Schnittstellen an das SAP-System angebunden werden und (b) Lösungen, die direkt in das SAP-System integriert sind. Aus Sicht der Universität Bielefeld ist hierbei die Variante (b) vorzugswürdig. Auch wenn die Schnittstellen des SAP-Systems standardisiert und seit langem etabliert sind, so ist in der Praxis doch festzustellen, dass der Hersteller sie bei neuen Releases nicht immer so sorgfältig behandelt wie dies bei internen Komponenten der Fall ist. In der Praxis drohen dann bei der Einspielung von neuen Releases Fehler im Zusammenspiel, die erst gefunden und behoben werden müssen. Das kann den Betrieb stören und zu zusätzlichen Aufwänden führen. Benötigt wird daher eine Lösung, die direkt in das SAP-System eingebunden ist. Auch hier kommt hinzu, dass es sich um eine Lösung handeln muss, die bereits an Hochschulen in NRW im Zusammenspiel mit der NRW-Referenz im Einsatz sind. Angesichts des Zeitdrucks möchte die Universität Bielefeld nicht darauf vertrauen, dass eine nicht für diese Konstellation erprobte Lösung problemfrei funktionieren wird und keine Verzögerungen durch weitere Fehlersuche und ggfs. Anpassungen im Projekt entstehen werden. Der Beschaffungsbedarf für das Produkt EasyBANF kann nur durch den Hersteller GISA gedeckt werden, der die Rechte an dieser Software hält. Es gibt auch keine Bezugsmöglichkeit durch Reseller. II. Nachvollziehbarkeit der Gründe Die Gründe für die Festlegung auf den oben beschriebenen Beschaffungsbedarf sind sachlich nachvollziehbar. Sie ergeben sich direkt aus der zu beschaffenden Leistung selbst. Dies reicht nach ständiger Rechtsprechung des OLG Düsseldorf aus. III. Gründe liegen tatsächlich vor Die Gründe liegen auch tatsächlich vor und können nachgewiesen werden, falls dies erforderlich wird. IV. Keine Diskriminierung Die Festlegung des Beschaffungsbedarfs zielt nicht darauf ab, andere Unternehmen zu diskriminieren. V. Keine künstliche Verengung der Parameter Die Beschränkung des Beschaffungsbedarfs auf EasyBANF ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit den oben dargestellten deutlichen Nachteilen verbunden und damit nicht gleichwertig. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Bielefeld
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: easyReise
Beschreibung: Der Auftragnehmer überlässt der Universität Bielefeld die entwickelte App easyReise auf Dauer und implementiert die App beim Auftraggeber. Für die Wartung, Updates, Fehlerkorrekturen wird im EVB-IT-Überlassungsvertrag die Wartung vereinbart.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 72227000 Beratung im Bereich Software-Integration
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Vollständige Begründung für die Wahl der Verfahrensart Beschaffung von EasyReise Gemäß § 14 Abs. 2 VgV sind öffentliche Vergabeverfahren grundsätzlich in den Verfahrensarten des offenen oder des nichtoffenen Verfahrens zu führen. Andere Verfahrensarten stehen dem öffentlichen Auftraggeber nur zur Verfügung, wenn hierfür ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund vorliegt. Das vorliegende Vergabeverfahren soll in der Verfahrensart des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV durchgeführt werden. In dieser Verfahrensart wird von vornherein kein Wettbewerb eröffnet, weshalb die Voraussetzungen der Ausnahmetatbestände eng auszulegen sind. Im vorliegenden Fall sind die Voraussetzungen jedoch erfüllt. Nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf ist dies der Fall, wenn (1) Der Auftraggeber seinen Beschaffungsbedarf festgelegt hat und nur ein Produkt diesen Beschaffungsbedarf erfüllen kann, (2) es sachlich nachvollziehbare Gründe für diese Festlegung gibt, (3) diese Gründe tatsächlich bestehen und zur Not nachweisbar sind und (4) keine Diskriminierung vorliegt. I. Beschaffungsbedarf Die Universität Bielefeld betreibt seit 2010 ein SAP ERP Central Component (SAP ECC) mit rund 4.000 aktiven Nutzer*innen im eigenen Hause. Dieses System wird in absehbarer Zeit von SAP nicht mehr gepflegt werden. Die Universität Bielefeld muss das System daher durch das Nachfolgeprodukt S/4HANA ersetzen. Für das neue System benötigt die Universität Bielefeld auch Funktionalitäten, die Prozesse für das Reisemanagement (Antrag, Genehmigung, Abrechnung) abbilden. Im Ergebnis einer eingehenden Markterkundung und Analyse hat sich gezeigt, dass nur ein Produkt den Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld erfüllen kann. Es handelt sich um EasyReise des Herstellers GISA GmbH. Grundsätzlich gibt es eine Vielzahl von Produkten am Markt, welche Funktionalitäten für die Reisemanagement abbilden. Hierzu zählen insbesondere Produkte von SAP selbst, Cloudprodukte und EasyReise. Die Anforderungen der Universität Bielefeld werden jedoch nur von letzterem erfüllt. Hierzu im Einzelnen: 1. Möglichkeit des gemeinsamen Betriebs mit anderen Hochschulen Die Universität Bielefeld wird ihr neues SAP-System zunächst so wie bisher allein betreiben (Systembetrieb, Fachadministration) und fachlich weiterentwickeln. Sie möchte sich aber die Möglichkeit offenhalten, den die fachliche Entwicklung und den Betrieb künftig mit anderen NRW-Hochschulen gemeinsam zu erledigen. Ein solcher gemeinsamer Betrieb hat Kostenvorteile, die durch Effizienzgewinne entstehen. Weiterentwicklungen und Wartungsarbeiten können in allen Systemen gleich oder gleichartig vorgenommen werden, im Optimalfall sogar nur einmal oder automatisiert. Darüber hinaus hat ein solcher gemeinsamer Betrieb Vorteile für die Erbringung der Betriebsleistung selbst: Einheitliche Prozesse in der Wartung verringern die Fehlerquote und den Zeitaufwand, was zu einer Beschleunigung bei der Durchführung von Wartungsleistungen führt. Auch werden Erfahrungen gesammelt, die für alle Systeme gleichermaßen gelten. Das kann für die Fortentwicklung der Systeme positive Effekte haben und verringert nochmals die Fehlerquote - es muss nicht auf die Besonderheiten und Verhaltensweisen jedes einzelnen Systems Rücksicht genommen werden. Ein gemeinsamer Betrieb und eine gemeinsame Weiterentwicklung sind nur möglich, wenn zwischen den Systemen zumindest eine gewisse Ähnlichkeit besteht. Hierzu haben mehrere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen ein gemeinsames Projekt durchgeführt, welches auf die Einführung der so genannten "NRW-Referenz" ausgerichtet ist. Die Universität Bielefeld hat hieran teilgenommen. Auch wenn sie im Ergebnis die NRW-Referenz nicht einführt, so achtet in ihrem S/4HANA-Einführungsprojekt doch darauf, sich an der NRW-Referenz zu orientieren, so dass ein späterer gemeinsamer Betrieb und eine gemeinsame Weiterentwicklung mit den anderen beteiligten Hochschulen möglich bleibt. Ein solche Zusammenarbeit wäre sinnvollerweise nicht mehr möglich, wenn die Universität Bielefeld für den Bereich Reisekosten eine andere Lösung wählt als dies in der NRW-Referenz vorgesehen ist. Die Abweichungen in einem derart zentralen Bereich würden zu gravierenden Unterschieden in Konfiguration und Wartung führen. Die NRW-Referenz sieht die Verwendung von EasyReise für die Abbildung von Reiseprozessen vor. Dabei handelt es sich um ein Produkt, das nur von dem Hersteller GISA angeboten wird. Die Universität Bielefeld muss daher EasyReise einführen, wenn sie sich die Möglichkeit auf eine gemeinsame Weiterentwicklung und einen gemeinsamen Betrieb erhalten will. 2. Verringerung von Projektrisiken Die Einführung eines neuen SAP-Systems ist ein komplexer Vorgang. Es besteht immer das Risiko gravierender Fehler bei der Konfiguration des neuen Systems. Im ungünstigsten Fall werden diese Fehler im Projekt nicht erkannt und müssen dann im laufenden Betrieb durch Neukonfigurationen beseitigt werden. Und im Projekt selbst können unerwartete Schwierigkeiten entstehen, die den Zeitplan gefährden. All dies ist in IT-Projekten Alltag. Verzögerungen sind in größeren Projekten eher die Regel als die Ausnahme. Das ist immer ein Problem, da die Organisation hierdurch belastet wird. Im vorliegenden Fall tritt aber noch ein besonderer Aspekt hinzu: Die Abkündigung der Altsoftware durch den Hersteller SAP zum 31. Dezember 2027. Ist die Migration auf das neue System bis zu diesem Zeitpunkt nicht vollzogen, so kann Wartung für die derzeit eingesetzte Software beim Hersteller möglicherweise noch beschafft werden - dies aber dann zu erheblich gesteigerten Kosten. Die Universität Bielefeld möchte die beschriebenen Projektrisiken so gering wie möglich halten, auch hinsichtlich der Reisekosten-Funktionalitäten des neuen Systems. Das geringste Risiko besteht bei Einsatz eines Produktes, das bereits an anderen NRW-Hochschulen im Einsatz ist und für das daher Erfahrungen in der Konfiguration bestehen - und die Gewissheit, dass es auch wirklich für Hochschulen funktioniert, die die NRW-Referenz einführen oder sich zumindest hieran orientieren. Diese Gewissheit besteht allein für EasyReise. Dies ist das Produkt, das in der NRW-Referenz vorgesehen ist und das sich deshalb zumindest an einer Hochschule in NRW bereits im Live-Betrieb befindet (an der Hochschule Ruhr West). 3. Direkte Integration in die SAP-Software Die Universität Bielefeld möchte den Wartungsaufwand und Weiterentwicklungsaufwand für ihr neues SAP-System so gering wie möglich halten. Dies ist auch bei der Entscheidung über die Ausgestaltung des Systems hinsichtlich der Reisekostenfunktionalitäten zu berücksichtigen. Grundsätzlich kommen hierfür zwei Varianten in Betracht: (a) Externe Lösungen, die über Schnittstellen an das SAP-System angebunden werden und (b) Lösungen, die direkt in das SAP-System integriert sind. Aus Sicht der Universität Bielefeld ist hierbei die Variante (b) vorzugswürdig. Auch wenn die Schnittstellen des SAP-Systems standardisiert und seit langem etabliert sind, so ist in der Praxis doch festzustellen, dass der Hersteller sie bei neuen Releases nicht immer so sorgfältig behandelt wie dies bei internen Komponenten der Fall ist. In der Praxis drohen dann bei der Einspielung von neuen Releases Fehler im Zusammenspiel, die erst gefunden und behoben werden müssen. Das kann den Betrieb stören und zu zusätzlichen Aufwänden führen. Benötigt wird daher eine Lösung, die direkt in das SAP-System eingebunden ist. Auch hier kommt hinzu, dass es sich um eine Lösung handeln muss, die bereits an Hochschulen in NRW im Zusammenspiel mit der NRW-Referenz im Einsatz sind. Angesichts des Zeitdrucks möchte die Universität Bielefeld nicht darauf vertrauen, dass eine nicht für diese Konstellation erprobte Lösung problemfrei funktionieren wird und keine Verzögerungen durch weitere Fehlersuche und ggfs. Anpassungen im Projekt entstehen werden. Der Beschaffungsbedarf für das Produkt EasyReise kann nur durch den Hersteller GISA gedeckt werden, der die Rechte an dieser Software hält. Es gibt auch keine Bezugsmöglichkeit durch Reseller. II. Nachvollziehbarkeit der Gründe Die Gründe für die Festlegung auf den oben beschriebenen Beschaffungsbedarf sind sachlich nachvollziehbar. Sie ergeben sich direkt aus der zu beschaffenden Leistung selbst. Dies reicht nach ständiger Rechtsprechung des OLG Düsseldorf aus. III. Gründe liegen tatsächlich vor Die Gründe liegen auch tatsächlich vor und können nachgewiesen werden, falls dies erforderlich wird. IV. Keine Diskriminierung Die Festlegung des Beschaffungsbedarfs zielt nicht darauf ab, andere Unternehmen zu diskriminieren. V. Keine künstliche Verengung der Parameter Die Beschränkung des Beschaffungsbedarfs auf EasyReise ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit den oben dargestellten deutlichen Nachteilen verbunden und damit nicht gleichwertig. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Bielefeld
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Das vorliegende Vergabeverfahren soll in der Verfahrensart des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV durchgeführt werden. In dieser Verfahrensart wird von vornherein kein Wettbewerb eröffnet, weshalb die Voraussetzungen der Ausnahmetatbestände eng auszulegen sind. Im vorliegenden Fall sind die Voraussetzungen jedoch erfüllt. Nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf ist dies der Fall, wenn (1) Der Auftraggeber seinen Beschaffungsbedarf festgelegt hat und nur ein Produkt diesen Beschaffungsbedarf erfüllen kann, (2) es sachlich nachvollziehbare Gründe für diese Festlegung gibt, (3) diese Gründe tatsächlich bestehen und zur Not nachweisbar sind und (4) keine Diskriminierung vorliegt. Die vollständigen Begründungen für das jeweilige Los sind bei den loseigenen Angaben zu finden (5.1.6 Allgemeine Informationen) und können an dieser Stelle aufgrund der Zeichenbeschränkung nicht aufgeführt werden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Unterauftragnehmer:
Offizielle Bezeichnung: Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Angebot:
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Beschreibung: Unterstützungsleistung im Rahmen der Konzeptionsphase
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Los 1
Titel: easyBANF
Datum der Auswahl des Gewinners: 04/05/2026
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Los-2
Titel: easyReise
Datum der Auswahl des Gewinners: 04/05/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Bielefeld
Registrierungsnummer: 05711-06001-79
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Telefon: +49 52110667876
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: 0251 411-2165
Telefon: +49 2514111604
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111604
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE158253683
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191 a
Stadt: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001, LOT-0002
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE811137269
Postanschrift: Humboldtstraße 25
Stadt: Leipzig
Postleitzahl: 04105
Land, Gliederung (NUTS): Leipzig, Kreisfreie Stadt (DED51)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Unterauftragnehmer
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 26b60d12-e1a1-475c-a301-7131b8a6e06d - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/05/2026 13:17:16 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 304562-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 86/2026
Datum der Veröffentlichung: 05/05/2026