305369-2021 - ErgebnisDeutschland-Haan: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
OJ S 117/2021 18/06/2021
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Lieferungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadt Haan
Postanschrift: Alleestr. 8
Ort: Haan
NUTS-Code: DEA1C Mettmann
Postleitzahl: 42781
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle
E-Mail: Vergabestelle@stadt-haan.de
Telefon: +49 2129 / 911-391
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.haan.de
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
II.1.3.
Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Gegenstand des Auftrags ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Gartenstadt Haan zur Verwaltung digitalisierter oder digitaler Dokumente mittels einer Datenbank, mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.
Der Auftrag umfasst den Kauf der Lizenzen, die 1-maligen Einrichtungskosten, die dauerhafte Zurverfügungstellung einer Testinstallation sowie die Wartungsvereinbarung für 48 Monate.
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 214 999,48 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA1C Mettmann
Hauptort der Ausführung: Projektstandort und Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers Gartenstadt Haan in 42781 Haan. Die Dienstleistungen sind auf Standorte des Auftraggebers in Haan verteilt.
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Haan plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS- / Archivlösung, welche zuerst in ausgewählten Umsetzungsbereichen und danach schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung.
Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität (Löungskonzept) / Gewichtung: 30 %
Qualitätskriterium - Name: Leistung (Anforderungskatalog) / Gewichtung: 40 %
Preis - Gewichtung: 30 %
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.6.
Angaben zur elektronischen Auktion
Eine elektronische Auktion wurde durchgeführt
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2.
Verwaltungsangaben
IV.2.1.
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 219-537045
IV.2.8.
Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9.
Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation
Der öffentliche Auftraggeber vergibt keine weiteren Aufträge auf der Grundlage der vorstehenden Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 20.4.66
Bezeichnung des Auftrags:
Dokumentenmanagementsystem (DMS
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2.
Auftragsvergabe
V.2.1.
Tag des Vertragsabschlusses
14/06/2021
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postanschrift: Wöhlerstr. 42
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE92 Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 214 999,48 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an.
Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Gartenstadt Haan, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
14/06/2021