2021-OJS123-326529-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadt Böblingen

Postanschrift: Marktplatz 16

Ort: Böblingen

NUTS-Code: DE112 Böblingen

Postleitzahl: 71032

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): M. Byrla, Amt für Gebäudemanagement

E-Mail: m.byrla@boeblingen.de

Telefon: +49 70316693293

Fax: +49 70316693299

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.boeblingen.de

Adresse des Beschafferprofils: www.vergabe24.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Digitalisierung Bestandsbauakten

Referenznummer der Bekanntmachung: 600-2021-0025

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
79999100 Scanning

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Digitalisierung der Bestandsbauakten bei der Stadtverwaltung Böblingen.

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 123 988,45 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
79999100 Scanning

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE112 Böblingen

Hauptort der Ausführung: Hauptort: Marktplatz 16, 71032 Böblingen (Neues Rathaus) Außenstelle: Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen (Tetragon)

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde. Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim. Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/ Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen). Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen. Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann. Ablauf: Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren

1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite,

2. Scannen der Bauakten (Schrift- und Planteil), Pläne von DINA3 bis A0, in Einzelfällen auch größer; Dateiformat PDF/a-2u durchsuchbar, doppelseitiger Scann und Löschung der weißen Seiten, Indizierung, pro Stück/Seite,

3. Übernahme der Indexdaten (Aktenzeichen, Anschrift, Gemarkung, Flurstück, Titel) vom Aktendeckel, bei mehreren Vorhaben in einer Akte erfolgt Einzelerfassung; bei Altakten ggf. mit Aktenzeichenvergabe,

4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach,

5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form 6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten,

7. Datentransfer nach jeder Charge über gesichertes Downloadverzeichnis, Serverstandort Europa, DSGVO-konform, alternativ über gesicherte USB Festplatte; Erstellung einer Datei im csv-Format für den Import der Daten,

8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90,

9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache,

10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude),

11. Aktenvernichtung der nicht mehr notwendigen Unterlagen nach DIN 66399-2 Schutzklasse 2/P-3 bzw. zertifizierten Dienstleister nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber jeweils nach voraussichtlich 6 Monaten. Dokumentation über die Vernichtung der Papieroriginale sowie das Löschen der digitalen Daten,

12. Testphase/Nullserie mit Test-Import für 10 repräsentative Akten.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Kostenkriterium - Name: Qualität insgamt / Gewichtung: 61,00

Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 39,00

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Lieferung in Chargen über 3 Jahre verteilt (2021-2023) inkl. Teilvernichtung der Akten nach ersetzendem Scannen. Terminierung nach Absprache. Weitere Details in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Offenes Verfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 045-112252

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 1

Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung Bestandsbauakten

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
21/06/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 7

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 7

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: mdn Hübner GmbH

Postanschrift: Sieboldstraße, 18

Ort: Nürnberg

NUTS-Code: DE254 Nürnberg, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 90411

Land: Deutschland

E-Mail: gumbert@mdn.de

Telefon: +49 91159755812

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 123 988,45 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Hinweis zum Auftragsgegenstand: Zuschlagskriterien gem Anlage in den Vergabeunterlagen (Exceltabelle), sowie LV (Seite 18 ff).

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe

Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 17

Ort: Karlsruhe

Postleitzahl: 76133

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Telefon: +49 7219260

Fax: +49 7219263585

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
24/06/2021