1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Stadtweites Inputmanagement
Beschreibung: Auftragsgegenstand ist die Lieferung, Installation, Konfiguration und Integration eines IT-Systems für den Inputmanagementservice. Weiterhin umfasst die Leistung den Systemservice, Dokumentation sowie Schulungsmaßnahmen und weitere Unterstützungsleistungen.
Kennung des Verfahrens: 674c8c5c-f7e0-4e16-9b33-25121b10f709
Interne Kennung: VGSt3-Z42-2024-0001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72254000 Softwaretests, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste, 72263000 Software-Implementierung, 72266000 Software-Beratung, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 16 746 797,63 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: **** Zu 5.1.11 dieser Auftragsbekanntmachung: Der Link auf die Internetadresse der Auftragsunterlagen ist fehlerhaft. Entgegen § 41 Abs. 1 VgV ist es dem Auftraggeber nicht möglich die Unterlagen direkt zur Verfügung zu stellen. Vorliegend handelt es sich um einen systembedingten Uebertragungsfehler, welcher durch den Auftraggeber nicht beeinflusst werden kann. Die Unterlagen stehen unter https://vergabe.muenchen.de zur Verfügung. Bitte tragen Sie im Suchfeld den Begriff Stadtweites Inputmanagement oder VGSt3-Z42-2024-0001 ein. Die Vergabeunterlagen werden unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung gestellt. Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen. **** Bewerberfragen: Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 06.02.2024 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist: https://vergabe.muenchen.de/. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch. **** Unterstuetzung des Auftraggebers: Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen. **** Abweichung von der Regelvergabe: Die Landeshauptstadt Muenchen (LHM), als oeffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 98 i.V.m. § 99 Nr. 1 GWB, hat gemaeß des § 115 i.V.m. § 119 Abs. 2 GWB die Verfahrensart Offenes und Nicht Offenes Verfahren anzuwenden, es sei denn, die Vorschriften des GWB regeln etwas anderes. Der Auftraggeber kann allerdings auf Basis des § 119 Abs. 2 GWB in Verbindung mit § 14 Abs. 2 i.V.m. § 14 Abs. 3 und 4 VgV in begruendeten Ausnahmefaellen Auftraege durch nachrangige Vergabeverfahren vergeben. *** Obwohl der Auftragsgegenstand eine am Markt verfügbare Standardsoftware ist, handelt es sich aufgrund der Groeße der Landeshauptstadt Muenchen um einen komplexen Leistungsgegenstand. So kann es bei vielen vom Auftraggeber aufgestellten Anforderungen eine Mehrzahl an Herangehensweisen der Marktteilnehmer geben und Missverstaendnisse können aufgrund des Umfangs der Vergabeunterlagen nicht ausgeschlossen werden. Als im Verhandlungsdialog zu klaerende Themen sind dabei insbesondere Fragen zur Kompatibilität zur IT-Infrastruktur des Auftraggebers und IT-Sicherheit sowie zu den konkreten Anwendungsfaellen, zumeist in Bezug auf Anzahl und Auspraegung des verarbeitenden Schriftgutes, zu erwarten. Die Gefahr von Inkompatibilitäten, Sicherheitsluecken oder für den Auftraggeber nicht akzeptablen Lizenzmodellen stellen andernfalls ein zu hohes Risiko für die Verwendbarkeit der Software dar. Um auch den Bietern die Möglichkeit zu geben, offene Fragen mit dem Auftraggeber zu klaeren und ihr Angebot daraufhin zu konkretisieren, sind Verhandlungen notwendig. Ferner koennen die aufzustellenden Ausfuehrungsbedingungen nicht vorab abschließend bestimmt werden und muessen voraussichtlich mit den Bietern eroertert bzw. verhandelt werden. Im Weiteren sind bei dieser Beschaffung eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie eine Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukuenftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und muessen voraussichtlich mit den Bietern eroertert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstaende lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu. **** Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als oeffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulaessig, wenn wirtschaftliche oder technische Gruende dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Schaffung der Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeifuehrung der Betriebsbereitschaft inkl. Anpassungen, Schulungen und Unterstuetzungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgefuehrt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmoeglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhaengigen Teillosen ist daher nicht moeglich. **** Beschraenkung der teilnehmenden Bieter an der Verhandlungsrunde auf fuenf: Im Ergebnnis des Erstangebotes werden fuenf Bieter zur Verhandlungsrunde eingeladen. Sofern mehr als fuenf Bieter ein wertungsfaehiges Erstangebot eingereicht haben, werden die fuenf Bieter mit der hoechsten Kennzahl Z zur Verhandlungsrunde eingeladen. Hierzu wird insbesondere auf den Abschnitt 2.3 der Bewerbungsbedingungen hingewiesen. **** Geschaetzter Wert: Bei dem unter 2.1.3 und 5.1.5 dieser Auftragsbekanntmachung angegebenen geschätzten Wert handelt es sich um den Gesamtwert des Auftrags, inklusive aller Optionen und Vertragsverlaengerungen. Dieser Wert entspricht nicht dem vergaberechtlichen Auftragswert gemaeß § 3 VgV. **** Zuschlagskriterien: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Insbesondere gelten die §§ 123 bis 126 GWB.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Stadtweites Inputmanagement
Beschreibung: Der Leistungsgegenstand für die Beschaffung einer Software-Lösung für das stadtweite Inputmanagement. Der Leistungsgegenstand umfasst ferner: a) Beschaffung einer Standardsoftware u.a. mit folgenden Hauptkomponenten: • Komponente zur Vorverarbeitung von Schriftgut. • Komponente zur Klassifikation von Schriftgut & Dokumentbildung. • Komponente zur Datenextraktion, basierend auf einer vorangegangenen Klassifizierung & Dokumentbildung. • Schaffung der notwendigen Schnittstellen b) Lizenzen: Durch den Auftragnehmer werden folgende Lizenzen für die unter lit. a) dargestellte Standardsoftware unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen: • Eine (1) Volumenlizenz mit durchschnittlich 150.000 verarbeitbarer Seiten pro Tag. Dies entspricht bei 230 Tagen, an denen Dokumente verarbeitet werden, 34.500.000 Seiten pro Jahr. Zusätzlich wird optional eine Erweiterung der Volumenlizenz (inklusive Service und Pflege) um weitere 10.000 Seiten pro Tag bereitgestellt. Ein Anspruch auf Abnahme der zusätzlichen Erweiterung besteht nicht. • 250 Lizenzen für Concurrent User in der Nachbearbeitung im System. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 100 weitere gleichzeitig im System arbeitende User Lizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können. • 20 Lizenzen für Concurrent User mit Administrativen Rollen im System. Darunter fällt auch die Schriftgutdefinitions-Rolle. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für ca. 20 weitere gleichzeitig im System arbeitende Administrationslizenzen (inklusive Service und Pflege) einzeln erwerben zu können. • Fünf (5) Lizenzen für Umgebungen c) Produktkonfiguration/-erweiterung d) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems in der Infrastruktur des Auftraggebers: • Verantwortung für die Installation und Konfiguration des Softwaresystems bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur des Auftraggebers • Installation und Konfiguration auf sämtlichen benötigten Umgebungen vor Ort beim Auftraggeber, in Zusammenarbeit mit den für das System verantwortlichen internen Personen. • Test und Fehlerbehebung des Softwaresystems und seiner Schnittstellen e) Dokumentation: Benutzerhandbuch, Administrations-/Betriebshandbuch, Technische Dokumentation für das Fachverfahren, einschließlich aller Anpassungen f) Schulung: Schulungen für bis zu 60 Anwender*innen inkl. abgestimmter Schulungsunterlagen. Darüber hinaus führt der Auftragnehmer optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen. g) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für die Fachanwendung, welche durch den Auftraggeber gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Akzeptanz der Erklärung der Betriebsbereitschaft durch den Auftraggeber, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den Auftragnehmer umgesetzt sein müssen. Sie laufen 5 Jahre mit der Möglichkeit einer dreimaligen optionalen Verlängerung um jeweils 5 Jahre. Im Rahmen des Service und der Wartung muss der Auftragnehmer alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber von sich aus zur Verfügung stellen. h) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): für Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 10.800 Personenstunden. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerungen anzubieten. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und endet mit Ablauf der Systemserviceleistungen oder mit Kündigung durch den Auftraggeber. Bis zum Ablauf der Vertragslaufzeit kann der Abruf der Personenstunden sowohl über- als auch unterschritten werden. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72254000 Softwaretests, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste, 72263000 Software-Implementierung, 72266000 Software-Beratung, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: - optionale Erweiterung der Volumenlizenz (inkl. Service und Pflege) - optionale weitere Lizenzen für Nachbearbeitung und Administration (inkl. Service und Pflege) - optionale Schulungen für Anwender*innen, technische Administrator*innen und Schriftgutdefinierer*innen Die Einzelheiten zu den zusätzlichen Käufen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 240 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit von 240 Monaten beinhaltet die Möglichkeit der Vertragsverlängerung von dreimalig 60 Monaten.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 16 746 797,63 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: zu dem Konzept "Sonstiges": Die Beschreibung ist in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Die Beschreibung ist in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel: Zugang für alle, Gleichstellung von ethnischen Gruppen, Gleichstellung der Geschlechter, Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten, Sonstiges, Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Kriterium:
Art: Sonstiges
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 60 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
8. Organisationen
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162000-ZRE1000000-09
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 21
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: bf4c3f12-54a2-4a8b-aa1e-50a5c7ffbceb - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/01/2024 11:27:30 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 33158-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 12/2024
Datum der Veröffentlichung: 17/01/2024