Beschaffung eines SAP-integrierten Vergabemanagementsystems

Abruf des Vergabemanagementsystems "Vergabe@Work by AI AG" aus dem SAP-Rahmenvertrag zur Erweiterung des vorhandenen SAP-Systems der Freien und Hansestadt Hamburg. Der Auftrag umfasst ferner die erforderlichen Leistungen zur Wartung (Softwarepflege) des Systems.

Hauptort der Ausführung: Hamburg

Im Rahmen der Projekte NEO (Neue Einkaufsorganisation), TEVA (Technische Erneuerung Vergabe und Ausschreibung) und ERP 4.0 beabsichtigt die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) eine einheitliche, vollständig integrierte Beschaffungslösung auf Basis des vorhandenen ERP-Systems der Fa. SAP zu realisieren. Die Lösung soll beginnend von der Feststellung des Bedarfs über den Abruf aus Rahmenverträgen (Webshop), die Durchführung von Vergabeverfahren, den Abschluss von Verträgen, Zahlung von Rechnungen sowie die Bewertung der Lieferung bzw. Leistung den gesamten Beschaffungsprozess medienbruchfrei abbilden. Die Realisierung beinhaltet u.a. die Beschaffung eines neuen Vergabemanagementsystems als Teilkomponente der Gesamtlösung.

Das Vergabemanagementsystem dient der rechtssicheren Durchführung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren. Neben den sich daraus unmittelbar ableitenden Anforderungen muss das Vergabemanagementsystem zwingend weitere Leistungsmerkmale erfüllen, um insbesondere das Ziel einer einheitlichen und vollständig in das SAP-System integrierten Beschaffungslösung realisieren zu können:

- Einsatz der Applikation sowohl im Baubereich als auch im Bereich Lieferungen und Leistungen: Um die Zielsetzung einer vollständig integrierten Beschaffungslösung zu erreichen, muss die Applikation im Baubereich und im Bereich Lieferungen und Leistungen eingesetzt werden können. Getrennte Systeme, redundante Datenerfassung und Datenhaltung, verschiedene Bieterportale sowie doppelte Betriebs- und Personalkosten sollen vermieden werden, da dies dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit widerspricht und dafür auch keine Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.

- Einbettung des Vergabemanagementsystems in die SAP Systemlandschaft (SAP S/4HANA & SAP Ariba) über standardisierte und bereits produktive Schnittstellen: Integration über eine bereits vorhandene, zertifizierte SAP-Schnittstelle, die das Vergabemanagementsystem als SAP-Modul ausweist und eine Gesamteinkaufslösung für die FHH ermöglicht. Die Schnittstelle / das Add-On muss einen direkten und flexiblen Datenaustausch sicherstellen, so dass die Belege im SAP-System mit der Ausschreibung im Vergabemanagementsystem verknüpft werden können. Dies dient u.a. folgenden Aufgaben:

o Übertragung von Leistungsverzeichnissen aus Bestellanforderungen in die Vergabe

o Übertragung der Zuschläge (mit Leistungsverzeichnis) in SAP-Kontrakte, Bestellungen u.a.

o Bieter können nach dem Zuschlag den SAP-Kreditoren zugeordnet werden

o Dokumentenanlagen aus SAP-Belegen können an das Vergabemanagementsystem übertragen werden

o Sichere Kommunikation des Vergabemanagers mit SAP über ein entsprechendes Cockpit

o Integriertes Monitoring und Schnittstellen-Managementfunktionen

- Modellbasierter Systemaufbau inklusive individuellem Rechte- und Rollenkonzept zur unkomplizierten Umsetzung individueller Anforderungen: Das Vergabemanagementsystem muss jederzeit die zeitnahe Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen und die flexible Gestaltung von Arbeitsabläufen ermöglichen, um interne Beschaffungsprozesse deutlich zu optimieren und schnell auf Kundenbedarfe reagieren zu können.

- Vorbereitung für ein integriertes Bedarfs- und Lieferantenmanagementtool: Optionale Erweiterung des Vergabemanagementsystems um ein Bedarfs- und Lieferantenmanagementtool ohne Drittsysteme anbinden zu müssen.

- On-Premise Betrieb des Vergabemanagementsystems im Rechenzentrum des IT-Dienstleisters Dataport, der auch für den Betrieb der SAP-Systeme der FHH verantwortlich ist.

- Erfüllung der Kriterien der EU Vergabenorm für barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnologie EN 301 549 und Vorgaben der WCAG 2.1 nach dem Behindertengleichstellungsgesetz BITV 2.0

- Anschlussfähigkeit an den bundeseinheitlichen Bekanntmachungsservice, den Präqualifizierungsservice und das Lieferantencockpit (EfA-Umsetzungsprojekt „Vergabe“ im Rahmen des OZG)

Erläuterung:

Der Auftraggeber hat eine umfassende Markterkundung durchgeführt und in diesem Rahmen auch über seine Gesamtzielsetzung einer vollständig integrierten Beschaffungslösung informiert.

Als Ergebnis der Markterkundung wurde festgestellt, dass ausschließlich das Vergabemanagementsystem der Fa. Administration Intelligence AG (AI), das unter der Produktbezeichnung „Vergabe@Work by AI AG“ auch von SAP als Erweiterung von SAP-Systemen angeboten wird, die gestellten Anforderungen erfüllt.

Insbesondere verfügt nur das System von AI mit dem SAP-zertifizierten Add-On (Asapio) über eine standardisierte und bereits produktiv verfügbare Schnittstelle, die einen direkten und flexiblen Datenaustausch sicherstellt. Das Vergabemanagementsystem muss eine bestehende Schnittstelle zur SAP-Systemlandschaft (SAP S/4HANA & SAP Ariba) aufweisen und einen Datenaustausch in beide Richtungen ermöglichen, um das Projektziel einer vollständig integrierten Beschaffungslösung zu erreichen. Diese Schnittstelle ist für den gewollten, medienbruchfreien Beschaffungsprozess unerlässlich und vermeidet zeitintensive sowie ressourcenvernichtende Doppeleingaben. Eine erst zu programmierende respektive noch nicht produktive Schnittstelle wäre mit enormen Risiken und eventuellen Folgekosten verbunden. Mögliche Fehlfunktionen oder Kompatibilitätsprobleme sollen und müssen unbedingt vermieden werden, auch im Hinblick auf die zeitliche Umsetzung des Projektes. Daher ist eine bereits bestehende, funktionierende und zertifizierte SAP-Schnittstelle erforderlich. Erfahrungen aus bisherigen Schnittstellenprojekten zeigen, dass mit Mängeln (Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen, Datenverlusten etc.) und deren aufwändiger Behebung zu rechnen ist.

Ferner ist nur das System von AI derart generisch aufgebaut, so dass individuelle Kundenmodelle hinterlegt werden können und im Bereich Workflowmanagement und Formularwesen ein hohes Maß an Customizing möglich ist. Somit ist mit Blick auf unterschiedliche Anforderungen in den Vergabestellen der FHH jeweils ein individuelles Customizing der Lösung möglich, ohne dabei von den Anforderungen anderer Nutzer/Kunden des Vergabemanagementsystems abhängig zu sein. In diesem Fall wäre nicht sichergestellt, ob bzw. wann eine Anpassung erfolgen kann.

Das Vergabemanagementsystem von AI kann sowohl für Vergaben im Baubereich als auch im Bereich Lieferungen und Leistungen eingesetzt werden. Eine entsprechende Verwendung mit positiven Erfahrungen erfolgt bei verschiedenen öffentlichen Auftraggebern.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: