2021-OJS131-346026-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Universität Heidelberg

Postanschrift: Seminarstr. 2

Ort: Heidelberg

NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis

Postleitzahl: 69117

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Vergabstelle

E-Mail: vergabe@zuv.uni-heidelberg.de

Telefon: +49 6221-5412452

Fax: +49 6221-541612220

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html

Adresse des Beschafferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters

Referenznummer der Bekanntmachung: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
30121100 Fotokopierer

II.1.3.

Art des Auftrags
Lieferauftrag

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters.

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
30121100 Fotokopierer, 30122000 Offsetdruckmaschinen zur Verwendung im Büro

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis

NUTS-Code: DE126 Mannheim, Stadtkreis

Hauptort der Ausführung: Heidelberg

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieses Verfahrens ist

— die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten mit Abrechnung über die CampusCard der Universität sowie

— der Betrieb eines Printcenters für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität und insbesondere für die Druckaufgaben der Universität im Sinne einer „Hausdruckerei“.

Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der Covid-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.

Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktions-systeme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchs-material-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Geräte-konfiguration, Geräte-verwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.

Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druck-server sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Management-systems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.

Eine zentrale Hardware für den Management- und FollowMe-Server muss nicht mitgeliefert werden. Stattdessen werden notwendige virtuelle Server im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben dem Betriebssystem und der zentralen Management-- und FollowMe-Software in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.

Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV 2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifi-zierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD / LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.

Die Bezahlung an den studentischen Multifunktionssystemen erfolgt ebenfalls über die CampusCard der Universität Heidelberg. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma Ximedes aufzustellen, das eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt. An wenigen Standorten soll auch ein Münzer die Bezahlung übernehmen, beispielsweise für solche Nutzer in der Universitäts-bibliothek, die keine CampusCard besitzen und nicht im universitären LDAP-Server enthalten sind.

Derzeit sind 70 studentische Multifunktionssysteme in der Universität verteilt aufgestellt, davon sind 5 Multifunktionssysteme (teilweise zusätzlich) mit einem Münzer ausgestattet.

Neben der Aufstellung von studentischen Multifunktionsgeräten betreibt der Anbieter auch ein Printcenter für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität. Dort sollen insbesondere auch Druckaufträge der Universität bearbeitet werden. Die Bezahlung erfolgt bei Angehörigen der Universität in bar oder per CampusCard. Die Druckaufträge der Universität werden maschinell erfasst und monatlich abgerechnet. Dazu ist neben der Rechnung eine vollständige maschinenlesbare Auflistung der Druckaufträge monatlich mitzuliefern.

Das Printcenter steht außerdem allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.

Externe Standorte

Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei studentischen Multifunktionssystemen bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Die eingesetzten studentischen Multifunktionssysteme sollen in das zentrale Managementsystem und den FollowMe-Printserver der Universität Heidelberg eingebunden werden. Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Vereinbarung teil:

— Pädagogische Hochschule Heidelberg,

— Hochschule für jüdische Studien.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Geräte innerhalb der Vertragslaufzeit

In Absprache mit dem Auftraggeber verpflichtet sich der Auftragnehmer, an Standorten, die vom Auftraggeber genannt werden, ein entsprechendes studentisches Multifunktionssystem einschließlich Kartenterminal der Firma Ximedes zur Verfügung zu stellen. Dadurch verändert sich nicht die vereinbarte Grundlaufzeit des Vertrages.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, am Ende der Vertragslaufzeit die jeweiligen studentischen Multifunktionssysteme einschließlich der Zusatzeinrichtungen (Kartenlese-geräte, Münzer, Kartenterminals etc.) sowie alle Geräte des Auftragnehmers im Printcenter unverzüglich (spätestens 14 Werktage nach Vertragsende) und unentgeltlich zu entfernen. Auf gesonderten Wunsch des Auftraggebers ist nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit eine weitere Nutzung der studentischen Multifunktionssysteme und Zusatzeinrichtungen sowie des Printcenters um bis zu maximal 3 Monate, gemäß aufgeführten Vertragsbedingungen, zu ermöglichen.

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen.

Daher wird der Angebotspreis nicht veröffentlicht.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Offenes VerfahrenBeschleunigtes VerfahrenBegründung:

Für dieses Vergabeverfahren findet die VwV Investitionsfördermaßnahmen öA Anwendung.

In diesem Fall erfolgt eine Verkürzung der Angebotsfrist.

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 082-210947

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter

Bezeichnung des Auftrags:

Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
14/05/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: RICOH Deutschland GmbH

Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315

Ort: Hannover

NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis

Postleitzahl: 30179

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 1,00 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYDSZ.

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe

Postanschrift: Durlacher Allee 100

Ort: Karlsruhe

Postleitzahl: 76137

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Telefon: +49 721 / 926-8730

Fax: +49 721 / 926-3985

Internet-Adresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind“.

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
06/07/2021