1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: IT-Outsourcing und IT-Servicemanagement
Beschreibung: Produkt- und herstellerneutrale Beratung zur Unterstützung der Vergabeverfahren zur Übergabe von IT-Dienstleistungen (insbesondere Dienstleistungen im Rahmen des Lifecycles von IT-Endgeräten) von einem öffentlichen Auftraggeber an einen externen IT-Dienstleister (IT-Outsourcing) im Zusammenhang mit der Ausschreibung eines IT-Service-Management-Tools (IT-SM-Tool) incl. Change-Management.
Kennung des Verfahrens: f1a37682-3bdf-4d48-8459-c9d36b2073bd
Interne Kennung: F063/25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Es handelt sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren, bestehend aus Teilnahme- und Angebotsphase (Verhandlungsverfahren). Im Rahmen der Teilnahmephase werden Mindestkriterien abgefragt. Von den Bewerber*innen, die die gestellten Mindestkriterien erfüllen, werden maximal 5 zum Verhandlungsverfahren eingeladen. Hierzu wird auf Grundlage der erreichten Punkte aus den zusätzlichen Bewertungskriterien eine Rangfolge erstellt. Bei Punktegleichheit entscheidet das Losverfahren.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Dortmund
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFDXHL Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen "Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Anti-Korruptionserlass)" in der jeweils geltenden Fassung (aktuell vom 09.12.2022) gebunden. Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben. Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt anfordern. Subunternehmer: Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen. Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Subunternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben. (s. Teilnahmeantrag) Bietergemeinschaften: Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW). Bereitstellung der Unterlagen: Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (zu den unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.)
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: IT-Outsourcing und IT-Servicemanagement
Beschreibung: Zur Einordnung ist voranzustellen, dass die Stadt Dortmund eine kreisfreie Großstadt in NRW mit ca. 600.000 Einwohnern ist. Die Stadtverwaltung Dortmund ist ein kommunales Dienstleistungsunterneh-men mit ca. 12.000 Mitarbeitern, das nahezu in allen Lebenslagen Unterstützung bietet. Das Dortmunder Systemhaus ist mit weit über 350 Beschäftigten Teil der Stadtverwaltung und als Digitales Bauhaus Gestalter und Organisator der aktuellen und zukünftigen Digitalisierung in der Stadtverwaltung Dort-mund verantwortlich. In seiner Verantwortung liegt auch das gesamtstädtische IT-Budget. Verwaltet werden ca. 10.000 Windows 10/11 Geräte für die Stadtverwaltung und im pädagogischen Bereich der Schulen ca. 100.372 Windows 10/11 und Apple Geräte. Aufgrund von technischem Wandel und fortschreitender Technisierung verändern sich Arbeitsprozesse und -bereiche; der Bereitstellungsprozess soll neu ausgestaltet werden. Dabei werden auch Nutzungs- und Bereitstellungsmodelle wie z.B. Anmietung von Hardware vs. Kauf bzw. Zahlung für Gerätenut-zung (z.B. bei Druckern) sowie Supportleistungserbringung durch Dritte untersucht. Aus den Veränderungsprozessen resultiert die Anforderung an eine neutrale Beratung zur Unterstützung der Vergabeverfahren: 1. Übergabe von IT-Dienstleistungen (insbesondere Dienstleistungen im Rahmen des Lifecycles von IT-Endgeräten), von einem öffentlichen Auftraggeber an einen externen IT-Dienstleister (IT-Outsourcing). 2. Ausschreibung eines IT-Service-Management-Tools (ITSM-Tool) incl. Change-Management. Darüber hinaus soll der Berater bei der Auswahl des IT-Outsourcing-Dienstleisters und der Vergabe des neuen IT-Service-Management-Tools unterstützen. Optional soll der Berater bei der Einführung des IT-Outsourcing-Dienstleisters und dem neuen IT-Service-Management-Tools (ITSM-Tool) unterstützen.
Interne Kennung: F063/25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Dortmund
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance# Die Kommunikation im Verfahren,d.h. die Beantwortung von Bieterfragen, Nachsendung von Unterlagen, Änderungen, Fristverlängerungen und weiteren Informationen erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme am Verfahren ist es zwingend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Im Vergabemarktplatz wird die Möglichkeit angeboten, am Verfahren teilzunehmen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zu Eintragungen im Berufs- bzw. Handelsregister, Gewerbezentral- und Wettbewerbsregister, sowie Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1 Mio. EURO für Personen- und Sachschäden, sowie 1 Mio. EURO für sonstige Schäden
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mind. 200.000,00 EUR netto Honorarumsatz für die Fachdisziplin IT-Beratung mit dem Schwerpunkt IT-Outsourcing im Mittel der letzten drei Jahre Zusätzliche Bewertungskriterien für den Zugang zur zweiten Stufe: - Umsatz 200.000 - 500.000 EURO netto für Fachdisziplin IT-Beratung mit dem Schwerpunkt IT-Outsourcing: 1 Punkt - Umsatz 500.001 - 1 Mio. EURO netto für Fachdisziplin IT-Beratung mit dem Schwerpunkt IT-Outsourcing: 2 Punkte - Umsatz größer 1 Mio. EURO netto für Fachdisziplin IT-Beratung mit dem Schwerpunkt IT-Outsourcing: 3 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 3,00
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mind. 4 Mitarbeitende, davon : Bereich IT-Beratung mit Schwerpunkt IT-Outsourcing 2 MA Bereich Prozessberatung und -optimierung 2 MA im Mittel der letzten drei Jahre Zusätzliche Bewertungskriterien für den Zugang zur zweiten Stufe: Mitarbeitende im Mittel der letzten 3 Jahre in der Fachdisziplin IT-Beratung mit Schwerpunkt IT-Outsourcing: 3-5 Mitarbeitende: 1 Punkt Mitarbeitende im Mittel der letzten 3 Jahre in der Fachdisziplin IT-Beratung mit Schwerpunkt IT-Outsourcing: 6-10 Mitarbeitende: 2 Punkte Mitarbeitende im Mittel der letzten 3 Jahre in der Fachdisziplin IT-Beratung mit Schwerpunkt IT-Outsourcing: über 10 Mitarbeitende: 3 Punkte Zusätzlich mind. 1 Mitarbeitenden im Bereich IT-Architektur: 1 Punkt
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 4,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1 Referenz über die in den letzten 5 Kalenderjahren erbrachten Leistungen im Bereich Beratungs- und Unterstützungsleistung für eine Ausschreibung im Be-reich IT-Outsourcing. Die Referenz muss die folgenden Mindestkriterien erfül-len: o Auftragssumme mind. 70.000 EUR netto o Durchgeführt bei einem/-r Auftraggeber/-in mit mind. 1000 Beschäftig-ten o Referenzprojekte mit erreichtem Projektziel abgeschlossen - Zusätzliche Bewertungskriterien Referenz 1: o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst (1 Punkt) o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt IT-Endgeräte oder IT-Service-Management-Tool (2 Punkte) o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt IT-Endgeräte und IT-Service-Management-Tool (3 Punkte) 1 Referenz über die in den letzten 5 Kalenderjahren erbrachten Leistungen im Bereich Beratungs- und Unterstützungsleistung bei einem Vergabeverfahren im Bereich IT-Outsourcing. Die Referenz muss die folgenden Mindestkriterien er-füllen: o Auftragssumme mind. 70.000 EUR netto o Durchgeführt bei einem/-r Auftraggeber/-in mit mind. 1000 Beschäftig-ten o Referenzprojekte mit erreichtem Projektziel abgeschlossen - Zusätzliche Bewertungskriterien Referenz 2: o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst (1 Punkt) o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt IT-Endgeräte oder IT-Service-Management-Tool (2 Punkte) o Referenzprojekt im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt IT-Endgeräte und IT-Service-Management-Tool (3 Punkte)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 12,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Peis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Personalbewertung
Beschreibung: Personalbewertung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept zur Herangehensweise der Phasen 1-3
Beschreibung: Konzept zur Herangehensweise der Phasen 1-3
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/06/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 04/07/2025 20:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderungen gemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabestelle behält sich vor, die abgegebenen Angaben und Erklärungen hinsichtlich der Eignung zu überprüfen. Hierzu verlangt sie vom Bieter die Vorlage entsprechender Bescheinigungen (z.B. von Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, Finanzamt, Krankenkasse). Kopien der verlangten Bescheinigungen sind zugelassen. Dieses gilt auch, wenn das Original den Vermerk "Nur im Original oder als beglaubigte Kopie" trägt.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer der Bezirksregierung
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich zehn Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB genannten Fristen gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer bei der Bezirksregierung
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Registrierungsnummer: 05913-31001-34
Postanschrift: Viktoriastraße 15
Stadt: Dortmund
Postleitzahl: 44135
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
Telefon: 02315016592
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung
Registrierungsnummer: DE 164 242 157
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer der Bezirksregierung
Registrierungsnummer: DE164242157
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 59c07cc3-1ac4-47e8-a8eb-af55a0859621 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/05/2025 13:39:32 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 346797-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 103/2025
Datum der Veröffentlichung: 30/05/2025