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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Wien
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Softwarelösung im Kontext universitätsspezifischer Auswahl- und Gremienverfahren
Beschreibung: Softwarelösung im Kontext universitätsspezifischer Auswahl- und Gremienverfahren
Kennung des Verfahrens: a9bc5117-5642-4876-ad2f-25f96eef72d9
Interne Kennung: ANKÖ-Verfahrens ID 171651
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-8163
Titel: Softwarelösung im Kontext universitätsspezifischer Auswahl- und Gremienverfahren
Beschreibung: Bereitstellung einer Softwarelösung im Kontext universitätsspezifischer Auswahl- und Gremienverfahren
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130)
Land: Österreich
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 99
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerungen des Vertrages sind zulässig.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Information zu Abschnitt VI, Auftrag/Los: Die Laufzeit des Leistungsvertrages ist nicht befristet. Die Mindestlaufzeit des Leistungsvertrages beträgt 48 Monate. Die Anzahl der Verlängerungen ist nicht befristet. Da es sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld der Bekanntmachung handelt, wurde die Anzahl der Verlängerungen mit "99" angegeben.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Lediglich angeführt da Pflichtfeld - nicht anwendbar
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
Kriterium:
Art: Kosten
Beschreibung: Lediglich angeführt da Pflichtfeld - nicht anwendbar
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundesverwaltungsgericht
Informationen über die Überprüfungsfristen: Siehe Bundesvergabegesetz 2018, §§ 327 ff.
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 450 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Auftraggeberin hat eine Markerkundung über IT-Lösungen zur Durchführung von Berufungs- und Gremienprozessen an der Universität Wien durchführen lassen. Dabei wurden herkömmliche Recruiting-Tools, herkömmliche Workflow-Tools und spezifische Hochschullösungen untersucht. Recruiting-Tools und Workflow-Tools weisen erhebliche Defizite bei Gremienlogik und Erstellung revisionssicherer Verfahrensakten auf, was sie fachlich für den Einsatz für komplexe universitäre Berufungs- und Gremienverfahren als nicht geeignet erscheinen lässt. Spezifische Hochschullösungen wurden an Hand folgender MUSS-Kriterien geprüft: Standardsoftware mit einheitlicher Datenhaltung bzw. Lösung, konfigurierbarer Lifecycle mit status- und fristgesteuerter Phasenlogik, Erfahrung mit der Umsetzung basierend auf dem österreichischen Universitätsgesetz 2002, End-to-End-Abbildung des Verfahrens, Status-, Fristen- und Eskalationslogik, parallele und serielle Prüfpfade, Sitzungsmanagement, Einbindung externer Beteiligter, Barrierefreiheit, Schnittstelle SAP SuccessFactors, DWH-Schnittstelle, Dokumentenmanagement (Dateiablage), Standard-Connectoren/APIs oder eventbasierte Integration, DSGVO-konformer Betrieb sowie Rollen- und Rechtskonzept. Ergebnis der Markterkundung ist, dass nur das Produkt "Valucon" des Unternehmens valucon apps GmbH die dargestellten Anforderungen erfüllt, alle anderen untersuchten Produkte erfüllen die MUSS-Kriterien in mehreren Punkten nicht. Es gibt keine vernünftigen Alternativen oder Ersatzlösungen, welche nicht mit nicht hinnehmbaren Nachteilen verbunden sind.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-8163
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: valucon apps GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: ---
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-8163
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: ANKÖ Verfahrens-ID 171651
Titel: Vertrag über Cloudleistungen
Datum der Auswahl des Gewinners: 07/05/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-6435
Offizielle Bezeichnung: Universität Wien
Registrierungsnummer: 9110003687212
Postanschrift: Universitätsring 1
Stadt: Wien
Postleitzahl: 1010
Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130)
Land: Österreich
Kontaktperson: Schramm Öhler Rechtsanwälte GmbH
Telefon: +431 4097609
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-2441
Offizielle Bezeichnung: Bundesverwaltungsgericht
Registrierungsnummer: 9110008059823
Postanschrift: Erdbergstraße 192-196
Stadt: Wien
Postleitzahl: 1030
Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130)
Land: Österreich
Telefon: +43 160149
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7828
Offizielle Bezeichnung: valucon apps GmbH
Registrierungsnummer: AG München HRB 181562
Postanschrift: Kapuzinerstraße 7
Stadt: München
Postleitzahl: D-80337
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89189378670
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-8163
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 717c4bb8-94a0-4e89-9997-1bc4483cbc9c - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/05/2026 08:47:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 350307-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 98/2026
Datum der Veröffentlichung: 22/05/2026