358702-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Bereitstellung von Software – Bereitstellung eines Personalmanagementsystems
OJ S 100/2026 27/05/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Debeka BKK
E-Mail: vergabe@spectrumk.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung eines Personalmanagementsystems
Beschreibung: Bereitstellung einer integrierten, vollständig schnittstellenfreier Personalmanagementsoftware inkl. Wartung und Support als Software as a Service (SaaS)
Kennung des Verfahrens: 08eb2627-f8ba-46a9-ac37-74152a825d03
Interne Kennung: Debeka BKK-2026-0015
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Koblenz
Postleitzahl: 56072
Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: 
Korruption: 
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: 
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: 
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: 
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: 
Betrug: 
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: 
Zahlungsunfähigkeit: 
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: 
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: 
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: 
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: 
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: 
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: 
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: 
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: 
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: 
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: 
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: 
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: 
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Bereitstellung eines Personalmanagementsystems
Beschreibung: Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber ein integriertes, vollständig schnittstellenfreies Personalmanagementsystem (Standardsoftware) als Software as a Service (SaaS) bereit. Das System umfasst sämtliche für den produktiven Betrieb erforderlichen Funktionalitäten eines modernen Personalmanagements, einschließlich, aber nicht abschließend: • Personalstammdatenverwaltung • Digitale Personalakte • Organisationsmanagement • Zeitwirtschaft • Bewerbermanagement / Recruiting • Abwesenheits- und Urlaubsmanagement • Entgeltabrechnung • Reporting- und Auswertungsfunktionen Das System ist als Produktivsystem bereitzustellen. Der Auftragnehmer betreibt die Software in einer dedizierten Cloud Umgebung, die ausschließlich dem Auftraggeber zugeordnet ist. Die Bereitstellung erfolgt als SaaS Modell, bei dem der Auftragnehmer die vollständige technische Betriebsverantwortung trägt, insbesondere: • Hosting • Betrieb • Wartung • Monitoring • Fehlerbehebung • Bereitstellung von Updates und Upgrades Weitere Leistungen: Erbringung von Dienstleistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft: Pauschalfestpreis für alle Programmfunktionen nach Vorgabe der Auftraggeberin, einschließlich der Übernahme von Altdaten aus den abzulösenden Softwarelösungen, der Erstellung und Implementierung der betrieblich und gesetzlich erforderlichen Schnittstellen und Projektmanagementleistungen. Erbringung von Schulungsleistungen nach Aufwand für alle Programmfunktionen. Es sind Schulungsleistungen nach Aufwand für alle Programmfunktionen des Personalmanagementsystems zu erbringen. Die Schulungen richten sich an Administratoren bzw. Key-User aus dem Bereich Personalentwicklung (PE). Insgesamt sind ca. 8 Personen als Key-User vorgesehen. Die Schulungsteilnahme erfolgt modulbezogen, nicht alle Teilnehmenden werden in allen Modulen geschult. Pro Modul werden jeweils ca. 3 Personen geschult. Für jedes Modul ist eine Schulungseinheit vorgesehen. Die Schulungen sollen die jeweiligen Programmfunktionen vollständig abdecken und die Teilnehmenden zur eigenständigen Nutzung und administrativen Betreuung befähigen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
Optionen: 
Beschreibung der Optionen: Die Implementierungsphase dieses Vertrages beginnt mit der Erteilung des Zuschlags und endet mit Produktivsetzung, welche mit dem Beginn des Wirkbetriebes am 01.01.2027 eintritt. Nach Produktivsetzung wird der Vertrag für eine Laufzeit von 36 Monaten geschlossen. Er verlängert sich automatisch zweimalig um weitere zwölf Monate, sofern der Vertrag durch die Debeka BKK nicht spätestens sechs Monate vor Ablauf gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt somit 60 Monate.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: siehe 07_Anlage_4_Kriterienkatalog
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeplattform.smaby.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19e1c23d7c7-1480b4485da073af
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Zulässig
Adresse für die Einreichung: http://www.smaby.de
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 01/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 51 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: siehe Vergabeunterlagen
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: 
Eröffnungstermin: 01/07/2026 12:01:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmer/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gem. § 160 III Satz 1 Nr. 1 - 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2, § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die §§ 134, 135, 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: spectrumK GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: SpectrumK GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Debeka BKK
Registrierungsnummer: 591103701
Postanschrift: Im Metternicher Feld 50
Stadt: Koblenz
Postleitzahl: 56072
Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle spectrumK
E-Mail: vergabe@spectrumk.de
Telefon: +49 30586945-0
Internetadresse: https://www.debeka-bkk.de
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
8.1.
ORG-7002
Offizielle Bezeichnung: SpectrumK GmbH
Registrierungsnummer: 591103701
Postanschrift: Otto-Ostrowski-Straße 5
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10249
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle SpectrumK
E-Mail: vergabe@spectrumk.de
Telefon: +49 30586945-0
Fax: +49 30-586945499
Internetadresse: http://www.spectrumk.de
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7003
Offizielle Bezeichnung: spectrumK GmbH
Registrierungsnummer: 591103701
Postanschrift: Otto-Ostrowski-Straße 5
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10249
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@spectrumk.de
Telefon: +49 30586945-0
Fax: +49 30-586945499
Internetadresse: http://www.spectrumk.de
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 0
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telefon: +49 228-9499-0
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 897a43b2-687b-43e0-b7bb-dd45fb08d3b0  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/05/2026 10:42:04 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 358702-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 100/2026
Datum der Veröffentlichung: 27/05/2026