Elektronische Personalakte 2023 (ePA 2023)

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige Dienstleistungen. Der Leistungsumfang setzt sich neben der Software aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:

1. die Software,

2. die Implementierung (Bereitstellung und Anbindung) der Software,

3. die Digitalisierung der Bestandsakten (das Scannen),

4. das Einbinden der digitalisierten Bestandsakten im Rahmen der Implementierung in die Software "Elektronische Personalakte" und

5. der Betrieb sowie 2nd bzw. 3rd Level Support während und nach der Einführung der Elektronischen Personalakte als Software as a Service (siehe Kapitel 5).

Zunächst soll die Elektronische Personalakte inkl. der dazugehörigen Dienstleitungen als Pilotprojekt neun Instituten und der Generalverwaltung der MPG eingeführt werden. Ein anschließender Rollout der elektronischen Personalakte inkl. der genannten Dienstleistungen (Scannen & Implementierungen bzw. Anbindung) in allen Instituten ist geplant und soll über den hier gegenständlich ausgeschriebenen Vertrag in mehreren Schritten abgerufen werden können.

Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist dagegen das Scannen der Akten für neue Beschäftigte sowie weiterer Dokumente nach der Einführung der Elektronischen Personalakte.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote über "On-Premises"-Lösungen nicht zugelassen sind!

Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage verwiesen.

Hauptort der Ausführung: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. Wissenschaften e.V. Generalverwalung, Hofgartenstr. 8, 80539 München

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU): Siehe Vergabeunterlage Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6! Bei der Position 1 handelt es sich um ein kalkulatorisches Mengengerüst. Derzeit sind ca. 22.000 Mitarbeiter (mit Arbeitsvertrag) bei der MPG beschäftigt (laut Personalstatistik). Hinzukommen weitere Personengruppen, wie z.B. Gäste (s. Kapitel 5.2.2). Bei den Positionen 2) bis 5) handelt es sich um fiktive Schätzungen. Diese sollen dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise sowie als Basis für eine einheitliche Wertung dienen; zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und erbrachte Leistungen. Sofern eine Mindestabnahmemenge aufgeführt ist, wird die Abnahme dieser zugesichert. 1.) Jährliche Softwarelizenz / Nutzungsgebühr/ Support incl. Servicemanagement, gestaffelt von 5.000 bis 25.000 aktive Beschäftigte, siehe dazu Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6 2.) Schulungskosten Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter in den 9 Pilotinstituten & der Generalverwaltung: 5 Schulungstage Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter für den Rollout in der Gesamt-MPG (allen anderen Instituten): 20 Schulungstage 3.) Kosten für die Implementierung (je Rolle in Personentagen (PT)) Angabe in: Mindest-/Schätz-/max.Abnahme-Menge: Projektleiter: 10 / 15 / 17 Projektmitarbeiter Implementierung: 20 / 30 / 33 Projektmitarbeiter Weiterentwicklung/Softwareanpassung: 2 / 5 / 6 Rollout-Support Projektleiter: 10 / 30 / 33 Projektmitarbeiter für Rollout-Support: 2 / 5 / 6 4.) Zusätzlich abrufbare Leistungen 1. Schnittstelle zum SAP HCM System: Festpreis 2. Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System d.3: Festpreis 3. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 4.000 Beschäftigte 4. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Rollout alle weiteren Institute der MPG): 18.000 Beschäftigte Service Manager wenn nicht schon in den Lizenzen enthalten: 10 PT Mitarbeiter Implementierung Change Requests: 15 PT 5.) Scannen der Personalbestandsakten (Menge in Blatt) Digitalisierung je Blatt (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000 Blatt Digitalisierung je Blatt (Rollout gesamte MPG): 6.000.000 Rücktransport der Akten (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000 Rücktransport der Akten (Rollout Gesamte MPG): 6.000.000 Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der VU.

Preis - Gewichtung: 100,00

!!! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 13) übersandt - s. Kap. 1.5.1 der Vergabeunterlage! Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig!!!

Losaufteilung (s. Kap. 1.4 der Vergabeunterlage)

Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt.

Es handelt sich hier um eine spezifische Digitalisierung, die Zusatzinformationen bzw. verschiedene Kategorien wie z.B. Dokumenttyp und Dokumenteneigenschaften erfassen muss. Im Wettbewerb zur Elektronischen Personalakte handelt es sich nicht nur um eine reine Archivierung von bestehenden Papierakten, sondern um die Etablierung einer Software, die höchsten Datenschutzerfordernissen gerecht werden muss.

Insofern muss die Digitalisierung eng mit der Software zusammenspielen. Nach einer umfassenden Interessensabwägung wurde festgestellt, dass zur Qualitätssicherung nur eine Gesamtvergabe in Frage kommen kann, da technische Gründe dies gemäß § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB erfordern. Unter Abwägung aller Interessen ist die Integration aller Leistungsschritte in einer Hand zur Erreichung des angestrebten Qualitätsniveaus und insbesondere der Abnahmereife zwingend notwendig und muss hinter dem berechtigten Interesse zur Losvergabe zurück stehen. Ausdrücklich und explizit werden Bietergemeinschaften und ggf. auch die Einbeziehung von Unterauftragnehmern zugelassen.

Der AG behält sich vor, innerhalb der ersten 3 Jahre dieses Vertrages neue Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der ausgeschriebenen bestehen, gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb an den AN dieses Hauptauftrages zu vergeben. Für diese Leistungen gelten die vertraglichen Bedingungen dieses Vergabeverfahrens.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2