1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Hilden
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Beschreibung: Die Stadt Hilden beabsichtigt die Einführung eines hybriden Postausgangs, durch den insbesondere der Massenversand von Briefen automatisiert erfolgen soll. Ein externer Dienstleister soll hierbei die Bereitstellung einer Softwarelösung sowie den vollautomatisierten Prozess des Drucks, der Kuvertierung, Frankierung und den Versand der Briefe übernehmen. Ziel ist es, den Versand von Schreiben effizient und kostensparend zu gestalten, dabei aber umfassende Sicherheits- und Datenschutzstandards zu wahren.
Kennung des Verfahrens: fa18ee29-29ce-4136-a783-5a07a8c8fc0c
Interne Kennung: 01977
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64000000 Post- und Fernmeldedienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 64121100 Postzustellung, 22458000 Spezial-Druckerzeugnisse
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Rathaus 1
Stadt: Hilden
Postleitzahl: 40721
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: siehe Vergabeunterlagen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPTYD7DZKX
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Beschreibung: Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Datenübermittlung: Die zu versendenden Dokumente werden durch die Auftraggeberin in unterschiedlichen Dateiformaten (z. B. PDF, Word, etc.) und Dateigrößen (bis zu 1 GB) in die bereitgestellte Software (Outputmangementsystem) eingespielt. - Verarbeitung der Druckdaten: Durch die bereitgestellte Software wird eine Auftrennung größerer Dateien sowie die weitere Konfiguration und Sortierung der zu versendenden Dokumente vorgenommen und damit eine Optimierung der Druckdaten und Versandoptionen erreicht. Einige der Dateien liegen ausschließlich im PDF-Format vor. Eine automatische Dokumentenauftrennung erfolgt in diesem Fall durch OME-Codes, wobei die Seitenzahlen der aufgetrennten Briefe variieren. - Druck und Vorbereitung für den Versand: Die zu versendenden Briefe werden durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Dienstleister gedruckt, kuvertiert und frankiert. - Versand: Die Zustellung der Postsendungen erfolgt durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Postdienstleister. Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %).
Interne Kennung: 01977
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64000000 Post- und Fernmeldedienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 64121100 Postzustellung, 22458000 Spezial-Druckerzeugnisse
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Am Rathaus 1
Stadt: Hilden
Postleitzahl: 40721
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: siehe Vergabeunterlagen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 1 Jahr
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerung um 3 Mal 1 Jahr ist möglich.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Bescheinigung, dass keine Rückstände an öffentlichen Abgaben bestehen - Bescheinigung über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (Unbedenklichkeitsbescheinigung) - Nachweis über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung oder Erklärung, diese im Auftragsfall abzuschließen - Referenzliste Bewerber (Anlage 1) - Referenzliste Postzusteller (Anlage 2) - Referenzliste Druckdienstleister (Anlage 3) - Angabe Unterauftragnehmer (Anlage 4) - Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. - Weitere Nachweise im Rahmen - der Prüfung der technischen und fachlichen Eignung: siehe Vergabeunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Siehe Vergabeunterlagen
Beschreibung: Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %). Details, siehe Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungspunktzahl
Beschreibung: Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %). Details, siehe Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/07/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 10/07/2025 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 42 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 10/07/2025 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Stadt Hilden Zentrale Vergabestelle Raum 433 Am Rathaus 1 40721 Hilden Deutschland
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: -
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Hilden
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Hilden
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Hilden
Registrierungsnummer: DE121396749
Postanschrift: Am Rathaus 1
Stadt: Hilden
Postleitzahl: 40721
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 210372-1189
Fax: +49 210372-85629
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 05c2b9f1-10cc-41c2-b0fa-d34b8ed8aca7 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/06/2025 15:47:35 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 371362-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 109/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/06/2025