1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Vitos gemeinnützige GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Unterstützung der Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Ziel ist die Einführung einer modernen, anwenderfreundlichen Softwarelösung, die die administrativen, pflegerischen und betreuungsbezogenen Prozesse der Einrichtungen effizient abbildet, eine wirtschaftliche Leistungserbringung unterstützt und damit zu einer Vereinheitlichung der Dokumentations- und Abrechnungsprozesse innerhalb des Vitos Konzerns beiträgt. Das zu liefernde System soll in den Einrichtungen der begleitenden psychiatrischen Dienste sowie in den Einrichtungen der Vitos Teilhabe inkl. Jugendhilfe und WfbM eingesetzt werden. Die Lösung muss eine durchgängige elektronische Dokumentation der Klientenbetreuung, Leistungen und Maßnahmen ermöglichen und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen und digitalen Archiven bereitstellen. Gesetzliche Anforderungen wie z.B. das BTHG und die hessischen Rahmenverträge inkl. MASS-Verfahren zum LWV, der Assistenzplanung und des Personenzentrierten integrierten Teilhabeplans (PiT) müssen umgesetzt und digital abgebildet werden. Neben der Softwarelieferung umfasst die Ausschreibung die Implementierungsdienstleistungen, einschließlich Projektplanung, Installation, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Vitos gGmbH. Darüber hinaus sind Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender sowie Administratorinnen und Administratoren vorgesehen, um einen reibungslosen Übergang in den produktiven Betrieb sicherzustellen. Die Einführung soll in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT der Vitos gGmbH erfolgen, wobei besonderes Augenmerk auf Datenschutz, Datensicherheit und Interoperabilität gelegt wird.
Kennung des Verfahrens: 438cb7e9-fd4c-418f-b802-b964f09e7038
Interne Kennung: 42-HOD IT VFTWB-Softwarelösung Heiminformationssystem Teilhabe-2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Akazienweg 10
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.
Beschreibung: Vitos ist Hessens größter Anbieter für die Behandlung psychisch erkrankter Menschen. Unsere Ärzte, Therapeuten und Pflegekräfte arbeiten Hand in Hand, um Patient/-innen auf ihrem Weg der Genesung bestmöglich zu unterstützen. Sie behandeln die Patient/-innen stationär, tagesklinisch, ambulant und zu Hause sowie digital gestützt, beispielsweise in der Video-Sprechstunde. Mit der psychiatrischen Rehabilitation fördern wir die Teilhabe von psychisch erkrankten Menschen am Arbeitsleben. In der Vitos Behindertenhilfe sowie mit den Angeboten der Vitos begleitenden psychiatrischen Dienste unterstützen und begleiten Menschen mit geistiger und seelischer Behinderung. Unsere vielfältigen Angebote umfassen die Lebensfelder Wohnen, Arbeiten und Freizeit. Kinder, Jugendliche und deren Familien finden zudem in den Einrichtungen der Vitos Jugendhilfe Unterstützung und Begleitung. Außerdem betreibt Vitos zwei somatischen Fachkliniken für Neurologie und Orthopädie. Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 18 gemeinnützige Gesellschaften. 12.200 Mitarbeitende erwirtschaften in über 250 Einrichtungen an 115 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln jährlich über 300.000 Patient/-innen. Für weitere Informationen wird auf die Homepage des Vitos Konzern unter der Adresse www.vitos.de verwiesen. Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Weitere Informationen zum Vertragsgegenstand können sie den übrigen Vergabeunterlagen entnehmen. Die Leistungserbringung soll auf Grundlage eines gegebenenfalls angepassten EVB-IT System-/Erstellungsvertrags erfolgen. Die Vertragsunterlagen, eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie für die konkreten Zuschlags- inklusive Unterkriterien werden mit Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt voraussichtlich in KW 7-8/2026. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird ebenfalls ein genauerer Zeitplan kommuniziert. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV). Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus. Bei Interesse an diesem Auftrag können Sie sich um die Berücksichtigung bei der Auswahl zur Auftragsvergabe im Rahmen dieses vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs bewerben. Hierzu reichen Sie bitte nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen einen Teilnahmeantrag ein. Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist im vorliegenden Verfahren gem. § 51 VgV auf drei begrenzt. Die Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten sowie unten unter Punkt 10 der Aufforderung zur Teilnahmeantragsabgabe aufgeführten Kriterien.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Enddatum der Laufzeit: 01/07/2036
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Hinweise zur Teilnehmerauswahl: Maximal drei Teilnehmer, die nach Auswertung der im Bewerberbogen Anlage Auswertungsmatrix genannten Kriterien die höchste Gesamtwertung erreichen, werden in einer darauffolgenden ersten Runde aufgefordert, Angebote abzugeben. Bei Punktgleichheit können ggf. mehr Bewerber zugelassen werden. Grundvoraussetzung ist, dass alle in der Anlage Auswertungsmatrix unter "A Ausschlusskriterien" benannten Kriterien erfüllt sind, ansonsten muss der Antrag ausgeschlossen werden. Mit dem Teilnahmeantrag sind auch alle geforderten und jeweils geeigneten Nachweise einzureichen. Es können maximal 65 Punkte erreicht werden. Die Kriterien für die Auswahl der Bewerber sind wie folgt definiert: A. Mindestkriterien - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Gemittelter Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 10.000.000 Euro netto pro Jahr - Gemittelter Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 5.000.000 Euro netto pro Jahr für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen im Bereich Heiminformationssysteme - Erklärung, dass eine Berufs-/Vermögensschadenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2.000.000 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird - Nachweis, dass das Heiminformationssystem mindestens 5 Jahre produktiv am Markt ist - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über eine funktionsfähige Schnittstelle zum MASS-Verfahren des LWV Hessen verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über funktionsfähige HL7 MDM, ADT Schnittstellen zum Archivsystem verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über mindestens eine funktionsfähige Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssysteme (SAP, Diamant etc.) verfügt - Nachweis, dass mindestens 25 Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Jahren beschäftigt wurden - Erklärung, dass der Bewerber dem Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegt - Mindestens 5 Referenzen über Implementierung und Betrieb des Heiminformationssystems aus den letzten 5 Jahren ab Bekanntmachung, davon mind. 1 in Einrichtungen der Eingliederungshilfe mind. 1 in Einrichtungen der Jugendhilfe mind. 1 im psychiatrischen Bereich mind. 1 mit mehreren Standorten in einer Installation mind. 1 mit mind. 25 Nutzern in einer Installation - Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung verfügt - Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 2 Referenzen zu Implementierungsprojekten von Heiminformationssystemen verfügt B. Kriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber - Gemittelter Gesamtumsatz (€ netto) der Geschäftsjahre 2022, 2023 und 2024 in Millionen Euro (1 bis 5 Punkte) - Gemittelter Umsatz (€ netto) für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen im Bereich Heiminformationssysteme in den Jahren 2022, 2023 und 2024 in Millionen Euro (1 bis 5 Punkte) - Anzahl der Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen in den letzten drei Jahren (2, 4, 6, 8 oder 10 Punkte) - mindestens 1 Referenz mit Größe und Struktur von Vitos vergleichbar (insbesondere Konzernstruktur) (10 Punkte) - Referenz mit mehreren Standorten in einer Installation (2, 4, 6, 8 oder 10 Punkte) - Referenz mit mehreren Bereichen in einer Installation (5 oder 10 Punkte) - Anzahl der Nutzer in einer Installation (5, 10 oder 15 Punkte) Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung all der Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: -
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: -
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vitos gemeinnützige GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 181 447,80 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: CGM Clinical Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: 1 181 447,80 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 27/05/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Vitos gemeinnützige GmbH
Registrierungsnummer: DE113060673
Postanschrift: Akazienweg 10
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsbereich Recht und Vergabe
Telefon: +49 56150600101
Fax: +49 5615060110222
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151126603
Fax: +49 6151125816
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: -
Stadt: -
Postleitzahl: -
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: CGM Clinical Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 271015415
Postanschrift: Unixstraße 1
Stadt: Oberessendorf
Postleitzahl: 88436
Land, Gliederung (NUTS): Biberach (DE146)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (0) 7355 799-262
Fax: +49 (0) 7355 799-262
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 72ae210b-476d-45c5-9fbe-01a00b588f42 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/05/2026 11:28:11 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 372476-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 103/2026
Datum der Veröffentlichung: 01/06/2026