2022-OJS131-373204-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Postanschrift: Niederwall 23

Ort: Bielefeld

NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 33602

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle

E-Mail: elke.bunn@bielefeld.de

Telefon: +49 521513385

Fax: +49 521513350

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: https://www.bielefeld.de/node/7868

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Auswahl und Einführung eines Zeitdatenmanagementsystems

Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-5824 EX

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

II.1.3.

Art des Auftrags
Lieferauftrag

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Auswahl und Einführung eines Zeitdatenmanagementsystems

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 1 000 000,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung: Stadt Bielefeld, Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen Niederwall 23 33602 Bielefeld

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Beschaffung und Einführung eines Zeitdatenmanagementsystems einschl. Systemservice zur elektronischen

Zeiterfassung und -bewertung sowie zur Dienstplangestaltung/Personaleinsatzplanung bei der Stadt Bielefeld___

Der Zeitraum zur Laufzeit des Vertrages von 48 Monaten bezieht sich auf die Lizenzen. Der Support wird zeitlich unbefristet ausgeschrieben.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50%

Preis - Gewichtung: 50%

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Es wird erst zu einem späteren Zeitpunkt entschieden, ob die nachfolgenden Optionen zu Beginn oder während der Vertragslaufzeit durch die Auftraggeberin vom Auftragnehmer abgerufen werden. Die Entscheidungen über die Bewilligung der erforderlichen Finanzmittel stehen noch aus. Ein Anspruch auf Abnahme der nachfolgenden optionalen Leistungen besteht nicht.____

Ausweitung der Lizenzen Zeitwirtschaft

Aktuell ist aufgrund des perspektivischen Personalzuwachses von einer jährlichen Ausweitung um 350 Lizenzen auszugehen.____

Ausweitung des Einsatzes des Virtuellen Terminals

Virtuelle Terminals sollen dort zum Einsatz kommen, wo eine Buchung am Hardware-Terminal nicht möglich ist. Aktuell ist von einer jährlichen Ausweitung um 250 Lizenzen auszugehen.____

Ausweitung der Lizenzen für Personaleinsatzplanung / Dienstplangestaltung

Es ist beabsichtigt, die Personaleinsatzplanung / Dienstplangestaltung in weiteren Bereichen der Stadtverwaltung einzuführen.____

Aktuell ist von einer jährlichen Ausweitung um 100 Lizenzen auszugehen.

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Angebotswertung: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen).

Dafür wird im ersten Schritt die einfache Richtwertmethode angewendet:

Bei der einfachen Richtwertmethode erhalten der Preis und die Leistung das gleiche Gewicht (jeweils 50 %). Das Verhältnis von Preis und Leistung wird als Quotient zu einer Kennzahl "Z" errechnet.

Dabei werden die Formelparameter wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Preis-Leistungsverhältnis des zu bewertenden Angebotes

L = Leistungspunktzahl; dafür werden die Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten des zu bewertenden Angebotes multipliziert. Die Bewertungskriterien einschließlich der Bewertungs- und Gewichtungspunkte ergeben sich aus dem Leistungskatalog.

P = Preis des zu bewertenden Angebotes.___

Im zweiten Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus, die außerhalb des Schwankungsbereiches von 6 % der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das in dem Entscheidungskriterium Leistung den besten Wert erreicht.___

zeitliche Planung der Einführung Zeitwirtschaft: Die Einführung der Zeitwirtschaft startet unmittelbar nach der Zuschlagserteilung (spätestens nach vier Wochen).

Die Zuschlagserteilung wird nach heutiger Planung ca. Ende Mai 2022 erfolgen.

Bis zum Produktivstart der Zeitwirtschaft wird von einem Umsetzungszeitraum von 12 Monaten ausgegangen. Die genaue Zeitplanung wird im Anschluss an die Zuschlagserteilung gemeinsam von den Vertragspartnern abgestimmt.____

Die Auftraggeberin stellt sich folgende Vorgehensweise vor:

1. Kickoff / Projektplanungsphase: spätestens vier Wochen nach Zuschlagserteilung

Zu Beginn des Einführungsprozesses werden gemeinsam durch Auftragnehmer und Auftraggeberin die Umsetzungsschritte incl. näheren Festlegungen zu Inhalt, Qualität sowie zur zeitlichen Abarbeitung festgelegt und dokumentiert.

Der Auftragnehmer dokumentiert seine Aufgabenpakete und zeitlichen Zielsetzungen.

In der ersten Phase werden - bei Bedarf - auch die Abhängigkeiten zur Personaleinsatzplanung einbezogen und mitgedacht. Es erfolgt auch eine Abstimmung über die Anbindung der Barrierefreiheit.

Das Ergebnis der Planungsworkshops soll die detaillierte Projektplanung sein, aus der konkrete Aufgabenpakete incl. zeitliche Zielsetzungen und Zuständigkeiten sowohl für den Auftragnehmer als auch die Auftraggeberin hervorgehen. Diese wird vom Auftragnehmer abgenommen und gegengezeichnet.

Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin einen Zugang zu einer Teststellung für das Projektteam bereit, um ein Grundverständnis für die Funktionalität der Software zu vermitteln.____

2. Technische Integration / Basiskonfiguration / Schnittstellen

Dazu gehört u.a. die Barrierefreiheit und die Zutrittskontrolle für eine Schrankenanlage.

Eine begleitende Einweisung der Administratoren ins System (Erlernen der Arbeitsweise und Bedienung des Systems) wird vorausgesetzt.____

3. Customizing / Entwicklung

Abbildung der Prozesse der Auftraggeberin im System unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit

Eine begleitende Einweisung der Administratoren ins System (Erlernen der Arbeitsweise und Bedienung des Systems) wird vorausgesetzt.____

4. Tests

Während des Customizings und der Entwicklung werden von beiden Vertragsparteien fortlaufend begleitende Tests zur Qualitätssicherung im System durchgeführt.____

5. Schulung der Administratoren und der Zeitbeauftragten vor der Pilotierung

Vor der Pilotierung erfolgt eine Einweisung der Administratoren und der Zeitbeauftragten der Piloteinheiten in die Funktionalitäten der Soft- und Hardware, ca. 5 Administratoren und ca. 10 Zeitbeauftragte (siehe Ziff. 6.2).

Hierfür wird im Vorfeld zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer die Schulungskonzeption (z.B. Schulungsinhalte, Schulungsumfang, Hilfen zur Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender) festgelegt. Der Auftragnehmer konzipiert die entsprechenden Schulungen, erstellt die Schulungsunterlagen und führt die Schulungen durch. Zur Schulung werden ausführliche Schulungsunterlagen (auch in elektronischer Form) vorgelegt, die sich konkret auf das System, wie es bei der Stadt Bielefeld eingestellt ist, beziehen. Die Organisation der Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Auftraggeberin.____

6. Einführung in Pilotbereichen für den Zeitraum von 3 Monaten incl. Evaluation

Die Pilotierung ist aktuell in folgenden Bereichen vorgesehen:

- Zentrale Ausländerbehörde

Nutzung Hardware-Terminals an Außenstandort, Besonderheiten: Zahlbarmachung, Dienst zu ungünstigen Zeiten für Beamte und Tariflich Beschäftigte

Die Organisationseinheit nimmt bisher nicht an der elektronischen Zeiterfassung teil.

- Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Nutzung Hardware-Terminal im Rathaus und einem Außenstandort

- Amt für Personal - Administratoren -

Nutzung Hardware-Terminal im Rathaus

- Amt für Schule - 5 Mitarbeitende in Schulsekretariaten, 1 Schulsozialarbeiter

Nutzung Virtuelles Terminal - Besonderheit: Vorarbeit in den Schulferien

- Personalrat

Nutzung Virtuelles Terminal

- Schwerbehindertenvertretung

Nutzung Hardware-Terminal und Virtuelles Terminal

- Feuerwehramt - Hauptwache

Nutzung Hardwareterminal, Besonderheiten: Zahlbarmachung Dienst zu ungünstigen Zeiten für Beamte und Tariflich Beschäftigte.

Die Pilotierung ist spätestens im 1. Quartal 2023 vorgesehen.____

7. Anpassungen / Abnahme

ggf. Anpassungen aufgrund der Evaluation der Pilotierung

Freigabe durch die Auftraggeberin für den Go-Live.____

8. Schulung der Zeitbeauftragten für den Go-Live

Vor Produktivsetzung erfolgt eine Einweisung aller Zeitbeauftragten der Auftraggeberin in die Funktionalitäten der Soft- und Hardware, ca. 100 Zeitbeauftragte. Die Organisation der Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Auftraggeberin. Der Auftragnehmer führt die Schulungen durch.___

Weiteres siehe Leistungsbeschreibung S.8+9

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Verhandlungsverfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2018/S 165-376451

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 100.31-5824

Bezeichnung des Auftrags:

Auswahl und Einführung eines Zeitdatenmanagementsystems

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
27/06/2022

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Bosch Sicherheitssysteme GmbH

Ort: Grasbrunn

NUTS-Code: DE21H München, Landkreis

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 000 000,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Mengengerüste

Lizenzierung Zeitwirtschaft (Hardware-Terminal):

Anzahl Lizenzen incl. Workflow 5.000

zur Information:

175 Lizenzen (oder 80 concurrent) für Zeitsachbearbeitung

6 Lizenzen (oder 4 concurrent) für Systembetreuung und Administration_____

Transponder (incl. eingeplanter Verlust) 5.200____

Lizenzierung Zeitwirtschaft (Virtuelles Terminal):

Anzahl Lizenzen incl. Workflow 1.000____

Hardware-Terminals 70_____

Lizenzierung Zutrittskontrolle 50_____

Hardware für Zutrittskontrolle (Nutzung Schrankenanlage) 1____

Lizenzierung Personaleinsatzplanung für die Berufsfeuerwehr 350

zur Information:

40 Lizenzen (20 concurrent) für Planungsverantwortliche_____

Einführungskosten (ohne Schulung):

Kontingent für Beratungsleistungen (tageweise) 300 Personentage_

vorbehaltlich einer konkreten Projektplanung

160 (2022)

110 (2023)

30 (2024)____

Schulungen incl. Vorbereitung und Vorbereitung der Schulungsunterlagen:

Schulungstage (ganztägig) Administratoren (2 Stück) 2 Stück___

Schulungstage (halbtägig)

Zeitsachbearbeitung Piloteinheiten (3 Stück), Zeitsachbearbeitung (11 Stück) 14 Stück ____

1. Option:

Ausweitung Lizenzierung Zeitwirtschaft (Hardware-Terminal) incl. Workflow in 50er Abrufen Jährlich 350 Lizenzen für 2 Jahre nach Produktivsetzung_____

2. Option:

Ausweitung Lizenzierung Zeitwirtschaft Virtuelles-Terminal

incl. Workflow Jährlich 250 Lizenzen für 4 Jahre nach Produktivsetzung_____

3. Option:

Ausweitung Lizenzierung Personaleinsatzplanung

Jährlich 100 Lizenzen für 2 Jahre nach Produktivsetzung

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9W6H

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Ort: Münster

Postleitzahl: D-48147

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +49 2514111691

Fax: +49 2514112165

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind

VI.4.4.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Ort: Münster

Postleitzahl: D-48147

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +49 2514111691

Fax: +49 2514112165

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
06/07/2022