Erstellung einer Corporate Identity und eines Kommunikationskonzeptes im Zuge der Eigenbetriebsgründung des Amts für Abfallwirtschaft

Die Stadt Karlsruhe beabsichtig zum 1. Januar 2023 das Amt für Abfallwirtschaft (im Folgenden: AfA) in einen Eigenbetrieb umzuwandeln. Das AfA verantwortet die kommunale Abfallwirtschaft und Straßenreinigung, Deponiestilllegungen und -nachsorge, den Winterdienst sowie das Fuhrparkmanagement der Stadt Karlsruhe. Daneben betreibt es verschiedene städtische Entsorgungsanlagen (Deponien, Wertstoffstationen, Kompostierungsanlagen und eine Umladestation), die Schadstoffsammlung sowie eine Zentralwerkstatt für alle städtischen Kraftfahrzeuge. Für den künftigen Eigenbetrieb sucht die Stadt Karlsruhe nach eine Full Service Marketing Agentur mit Erfahrung und Expertise in den Bereichen Marketingstrategie und Marktführung, die verschiedene Marketingaufgaben für den künftigen Eigenbetrieb übernimmt. Diese soll für den EB u. a. eine neue Marke entwickeln und etablieren, die einen modernen, serviceorientierten Dienstleister widerspiegelt.

Hauptort der Ausführung: Stadt Karlsruhe DEUTSCHLAND

Die Stadt Karlsruhe beabsichtigt zum 1. Januar 2023 das Amt für Abfallwirtschaft (im Folgenden: AfA) in einen Eigenbetrieb umzuwandeln. Das AfA verantwortet die kommunale Abfallwirtschaft und Straßenreinigung, Deponiestilllegungen und -nachsorge, den Winterdienst sowie das Fuhrparkmanagement der Stadt Karlsruhe. Daneben betreibt es verschiedene städtische Entsorgungsanlagen (Deponien, Wertstoffstationen, Kompostierungsanlagen und eine Umladestation), die Schadstoffsammlung sowie eine Zentralwerkstatt für alle städtischen Kraftfahrzeuge. Dieses Aufgabenportfolio soll künftig weiter ausgebaut und optimiert werden. Gleichzeitig wird eine hohe Kundenzufriedenheit verbunden mit dem Image eines modernen, serviceorientierten Dienstleisters angestrebt. Als attraktiver Arbeitgeber möchte der künftige Eigenbetrieb seine Mitarbeitenden fördern, binden sowie neue motivierte Arbeitskräfte gewinnen. Für den künftigen Eigenbetrieb sucht die Stadt Karlsruhe nach eine Full Service Marketing Agentur mit Erfahrungen und Expertise in den Bereichen Markenstrategie und Markenführung, die verschiedene Marketingaufgaben für den künftigen Eigenbetrieb übernimmt.

Insbesondere die nachfolgenden Aufgaben sind von dem Auftrag umfasst:

— Zielanalyse, Strategieberatung und konzeptionelle Unterstützung beim Markenaufbau,

— Aus der Strategie und den einzelnen Zielen sind zielgruppenspezifische Botschaften und Kommunikationsziele abzuleiten,

— Entwicklung einer langfristig konsistenten Corporate Identity. Hierzu gehören unter anderem Namensfindung für den neuen Eigenbetrieb, Logo und Slogan,

— Entwicklung und Erstellung eines neuen Corporate Design-Manuals,

— Kampagnenentwicklung der neuen Marke des EB,

— Umsetzung interner und externer Kommunikationsmaßnahmen,

— Bei den Maßnahmen ist auf die Messbarkeit des Kommunikationserfolges zu achten.

Preis - Gewichtung: 30 % - Punkte

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

1) Das Vergabeverfahren wird vollständig elektronisch über die unter Ziffer I.3 genannte Vergabeplattform abgewickelt. Sämtliche Kommunikation mit den Bietern verläuft ausschließlich über die eVergabe-Plattform.

2) Mit dem Teilnahmeantrag ist für die Verfahrensdauer ein verantwortlicher, deutschsprachiger Ansprechpartner nebst Kontaktdaten (Name, Anschrift, Tel., E-Mail) zu benennen.

3) Bei Bewerbergemeinschaften sollen alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft die unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) genannten Nachweise einreichen. Der Teilnahmeantrag ist von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich abzugeben. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften. Soweit sich in der Bewerber- / Bietergemeinschaft auf eine Vollmacht berufen wird, ist diese mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

4) Auf die Möglichkeit der Eignungsleihe nach § 47 VgV wird hingewiesen.

5) Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs beginnt das eigentliche Verhandlungsverfahren. Die Bieter werden aufgefordert, auf Grundlage der Vergabeunterlagen ein erstes Angebot abzugeben. Vor Abgabe ihres ersten Angebots dürfen die Bieter Anmerkungen, Hinweise und Optimierungsvorschläge zu den Vergabeunterlagen einreichen. Wenn Anmerkungen, Hinweise oder Optimierungsvorschläge eingehen, wird der Auftraggeber mit den Bietern Erörterungs- und Verhandlungsgespräche führen. Nach den Erörterungsgesprächen passt der Auftraggeber ggf. die Vergabeunterlagen noch einmal an. Auf dieser Grundlage geben die Bieter dann ihr erstes Angebot ab. Das Angebot muss den Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Ein Angebot, dass von den Anforderungen abweicht, kann der Auftraggeber ausschließen.

6) Das erste Angebot ist bereits verbindlich. Der Auftraggeber behält sich nach § 17 Abs. 11 VgV vor, den Zuschlag ohne Verhandlungen auf das erste Angebot zu erteilen. Sollte der Auftraggeber den Zuschlag nicht auf ein erstes Angebot erteilen, wird das Vergabeverfahren fortgeführt:

Der Auftraggeber wird die ersten Angebote werten und voraussichtlich mit den Bietern der 3 bestbewerteten ersten Angebote über diese verhandeln. Auf Grundlage der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche wird der Auftraggeber die Vergabeunterlagen unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze ggfs. überarbeiten und präzisieren. Anschließend müssen die Bieter ihre letztverbindlichen Angebote abgeben. Der Auftraggeber behält sich vor, vor dem Aufruf zur Abgabe letztverbindlicher Angebote weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

7) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Bekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angaben sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken.

8) Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf der unter I.3) genannten Website den derzeit vorhandenen Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist es, die Anforderungen an die Leistung und den Vertrag mit den Bietern gemeinsam zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb noch nicht alle Unterlagen fest.

9) Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aufzuheben, wenn keines der wertbaren Angebote einen Preis ausweist, das den vom Auftraggeber für den hiesigen Beschaffungsgegenstand bestimmten Aufhebungswert unterschreitet.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: