5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
Optionen:
Beschreibung der Optionen: SAAS, Support, Schulungen, zukünftig benötigte Funktionen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ernst-Boehe-Straße 4 - 6
Stadt: Ludwigshafen am Rhein
Postleitzahl: 67059
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Services sind selbstverständlich auch Online möglich
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 5
Weitere Informationen zur Verlängerung: Bereitstellung, Wartung, Pflege und Support wird möglicherweise länger in Anspruch genommen
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Jedes Unterkriterium wird auf einer vorab definierten Skala bewertet. Die Skala wird in den Vergabeunterlagen definiert und enthält klare Bewertungsanker, damit Bieter nachvollziehen können, was unter "unzureichend", "teilweise erfüllt", "gut" oder "sehr gut" verstanden wird. Es bedeutet ein Wert, dass das Kriterium nur unzureichend oder mit hohen Risiken erfüllt wird, während ein hoher Wert eine sehr gute, belastbare, praxistaugliche und nachvollziehbar belegte Erfüllung abbildet. Die Punkte der Unterkriterien werden zunächst innerhalb eines Hauptkriteriums aggregiert (unter Berücksichtigung interner Gewichtungen je Unterkriterium, sofern vorgesehen) und anschließend gemäß der Hauptkriteriumsgewichtung auf die Gesamtpunktzahl hochgerechnet. Die Gesamtwertung ergibt sich aus der Summe der gewichteten Hauptkriterien. Die Wertung erfolgt als Gremienentscheid.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ist nachzuweisen. Hierzu können Angaben zum Mindestjahresumsatz von EUR Mio 2 per anno in den letzten drei Jahren
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 8,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit ist durch geeignete Referenzprojekte nachzuweisen. Mindestens drei CAFM-Kunden aus dem Universitären Umfeld (bevorzugt) oder von anderen Bildungseinrichtungen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 8,00
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Benennung und Qualifikation des vorgesehenen Schlüsselpersonals gemäß Lastenheft
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 8,00
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Beschreibung der vorgesehenen Implementierungsmethodik, Qualität des Vorgehensmodells
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 8,00
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Darüber hinaus sind Angaben zur Befähigung im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz vorzulegen / nachzuweisen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 8,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Total Cost of Ownership, TCO
Beschreibung: Unter dem Kriterium "Preis" bewertet der Auftraggeber das Gesamtkostenbild (Total Cost of Ownership, TCO) über den definierten Betrachtungszeitraum von [] (z. B. Vertragslaufzeit inkl. Optionen). Bewertet wird nicht nur ein einzelner Preiswert, sondern die Vollständigkeit, Transparenz und Plausibilität der Kostenstruktur. Der Auftraggeber erwartet, dass alle relevanten Kostenbestandteile nachvollziehbar ausgewiesen sind, z. B. Lizenz-/Nutzungsentgelte, Implementierungsleistungen, Hosting (sofern relevant), Support- und Wartungskosten, Update-/Releaseleistungen, Schulungen, Schnittstellenleistungen, Datenmigration, Reise- und Nebenkosten sowie etwaige wiederkehrende Betriebskosten - jeweils in der im Preisschema vorgegebenen Struktur. Ein Angebot kann preislich nachteilig bewertet werden, wenn Positionen unklar, konditional, unvollständig oder nicht prüffähig sind, wenn Kosten in unpassenden Positionen "versteckt" werden oder wenn wesentliche Annahmen nicht transparent gemacht werden. Der Auftraggeber kann im Rahmen vergaberechtlich zulässiger Aufklärung Plausibilisierungen anfordern, insbesondere wenn eine ungewöhnlich niedrige Preisgestaltung vorliegt oder die Preisstruktur nicht mit dem technischen und organisatorischen Angebot konsistent erscheint.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technische Qualität der Lösung
Beschreibung: Unter diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, wie gut die angebotene CAFM-Lösung die funktionalen, technischen und betrieblichen Anforderungen erfüllt. Dabei geht es nicht nur um die Behauptung der Erfüllung, sondern um die Qualität der Ausprägung: Wie robust ist die Systemarchitektur, wie gut ist die Konfigurierbarkeit ohne Customizing, wie nachvollziehbar ist das Datenmodell, wie gut unterstützt die Lösung Schnittstellen und Integrationen, und wie skalierbar ist die Lösung bei steigender Nutzerzahl, zunehmender Objektanzahl oder wachsendem Funktionsumfang. Integrationsfähigkeit umfasst insbesondere die Fähigkeit, mit den in der Ausschreibung genannten Systemen zusammenzuwirken und dabei Sicherheit, Performance und Stabilität zu gewährleisten. Die Bewertung bezieht auch die technische Umsetzbarkeit im Zielumfeld ein, inklusive Betriebs- und Sicherheitsarchitektur (z. B. Authentifizierung/SSO, Rollen- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, Mandantenfähigkeit, API-Design).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Implementierung und Projektansatz
Beschreibung: Hier bewertet der Auftraggeber die Fähigkeit des Bieters, das CAFM-System strukturiert, risikoarm und termingerecht einzuführen. Bewertet werden unter anderem die Methodik (z. B. agile/hybride Vorgehensmodelle), Projektgovernance und Rollenmodell, Ressourcenplanung (inklusive Schlüsselrollen und Verfügbarkeiten), Risikomanagement, Quality Gates, Test- und Abnahmekonzept sowie das Vorgehen für Rollout und Go-Live. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Migrationsstrategie für Stammdaten, Bewegungsdaten und Dokumente, einschließlich Datenbereinigung, Mapping, Validierung und Reconciliation-Ansätzen. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Projektansatz realistische Annahmen enthält, Abhängigkeiten transparent macht (z. B. Zuarbeiten des Auftraggebers, Schnittstellenverfügbarkeit, Datenqualität), klare Meilensteine und Entscheidungswege vorsieht und eine nachvollziehbare Stabilisierung ("Hypercare") nach Go-Live einplant. Angebote, die nur generische Projektphrasen enthalten, ohne konkret auf das Umfeld und die Risiken eines CAFM-Rollouts einzugehen, werden entsprechend schwächer bewertet.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Usability und Performance in der Demonstration
Beschreibung: Dieses Kriterium bewertet die praktische Nutzbarkeit der Lösung im FM-Alltag sowie die Qualität der Demonstration. Grundlage ist ein definierter Demonstrationsleitfaden mit Szenarien und Use Cases [Flächenmanagement, Instandhaltung, Service Desk, Mobile Working, Konfiguration], der sicherstellen soll, dass alle Bieter entlang vergleichbarer Prozessketten bewertet werden. Bewertet wird, ob Kernprozesse logisch, effizient und nachvollziehbar abgebildet werden, ob die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, ob Rollen- und Berechtigungen in der Praxis funktionieren und ob die Lösung in der Live-Demo stabil und performant läuft. Der Auftraggeber berücksichtigt dabei auch, wie gut typische Nutzergruppen (z. B. FM-Administration, Service Desk, Techniker, Objektverantwortliche, Reporting-Nutzer) unterstützt werden, ob Eingaben und Navigation intuitiv sind und ob die Lösung die operative Zusammenarbeit erleichtert.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Service- & Supportkonzept
Beschreibung: Hier bewertet der Auftraggeber die Qualität und Reife des Betriebs- und Supportmodells. Bewertet werden Struktur und Erreichbarkeit des Service Desks, die Ticketbearbeitung (inkl. Dokumentationsstandard), Eskalationsmechanismen, das Incident- und Problem-Management, Release- und Change-Prozesse sowie der Ansatz für Knowledge Transfer und Schulung. Zentral ist die Frage, ob der Bieter ein Supportmodell anbietet, das zur Kritikalität und Nutzungsrealität eines CAFM-Systems passt und ob es klare, messbare Service Level (SLA) und KPIs gibt, die in der Vertragsphase verlässlich gemanagt werden. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Bieter klare Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikationswege, praxistaugliche Eskalationen sowie ein nachvollziehbares Konzept für kontinuierliche Verbesserung darstellt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/07/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17/07/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Sofern Unterlagen fehlen sollten, behalten wir uns das Recht vor, diese nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß Artikel 67 der Richtlinie 2014/24/EU in Verbindung mit § 127 GWB erteilt. Die Bewertung erfolgt anhand qualitativer, technischer und wirtschaftlicher Kriterien. Hierzu zählen insbesondere die funktionale Eignung der angebotenen Lösung, das Implementierungskonzept einschließlich Projektorganisation, das Integrationskonzept, das Support- und Betriebskonzept sowie die Einhaltung von Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz. Die wirtschaftliche Bewertung umfasst die Gesamtvergütung einschließlich Softwarebereitstellung, Implementierungsleistungen und laufender Betriebsleistungen. Die konkrete Gewichtung der Zuschlagskriterien sowie die Bewertungsmethodik werden in den Angebotsunterlagen bekanntgegeben.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Ein Finanzierung ist nicht erforderlich
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 8
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabeprüfstelle beim MWVLW RLP
Überprüfungsstelle: Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: FM-Connect.com Network GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Fechner
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen