2022-OJS133-380785-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Straße 11

Ort: Gießen

NUTS-Code: DE72 Gießen

Postleitzahl: 35398

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

E-Mail: vergabestelle@ekom21.de

Fax: +49 561204-3115

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.ekom21.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

SAP S/4HANA Migration

Referenznummer der Bekanntmachung: 3846/341

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.2.

Beschreibung

II.2.1.

Bezeichnung des Auftrags

SAP S/4HANA Migration

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE72 Gießen

Hauptort der Ausführung: Gießen

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags

Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffent-lichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versor-gung der Kommunen, Landkreise sowie sons-tigen öffentlichen Einrichtungen im Bundes-land Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Fer-ner besitzt die ekom21 für wichtige Ge-schäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.

Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungs-kreise mit einem gemeinsamen Kostenrech-nungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kos-tenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ge-nutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verar-beitet.

Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Um-stellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln.

Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestands-aufnahme, Analyse, Bewertung und Optimie-rung von ausgewählten Kernprozessen erar-beitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstel-lung verfolgt. Das bedeutet für den öffentli-chen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:

— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter,

— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,

— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise,

— Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den.

Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:

In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind:

— 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktiona-litäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,

— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,

In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.

Ausgehend von den oben dargestellten Rah-menbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftrag-nehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verant-wortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistun-gen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:

— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,

— Projektleitung, Projektsteuerung und Pro-jektcontrolling,

— Beratungsleistungen einschließlich konzep-tioneller Arbeiten,

— Anpassung, Konfiguration und Customizing,

— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,

— Test- und Qualitätssicherung,

— Technische Installation on premise im Re-chenzentrum der ekom21,

— Erstellung von Rollen & Berechtigungskon-zepten,

— Schulung (technisches und fachliches Per-sonal sowie Anwender),

— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),

— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Be-triebsaspekte),

— Pflege und Weiterentwicklung einschließ-lich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,

— Support.

II.2.7.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigt vier Jahre nicht.

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 142-378409

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 1

Bezeichnung des Auftrags:

SAP S/4HANA Migration

V.2.

Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1.

Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe
01/07/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: BTC Business Technology Consulting AG

Postanschrift: Escherweg 5

Ort: Oldenburg (Oldenburg)

NUTS-Code: DE943 Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 26121

Land: Deutschland

E-Mail: vertrieb@btc-ag.com

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert der Beschaffung: 0,01 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

Der Gesamtwert der Beschaffung unter V.2.4 und VII 2.3 wird zur Wahrung der Betriebsgeheimnisse gem. §°165 GWB nicht bekannt gegeben. Daher ist der fiktive Wert 0.01 EUR angegeben. An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass aus dem gleichen Grund auch an den übrigen Stellen dieser Bekanntmachung keine weitergehenden Angaben bezüglich des Gesamtwerts der Beschaffung vor und nach der Auftragsänderung erfolgen.

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt

Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3

Ort: Darmstadt

Postleitzahl: 64283

Land: Deutschland

E-Mail: Vergabekammer@rpda.hessen.de

Telefon: +49 6151126601

Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834

Internet-Adresse: www.rp-darmstadt.hessen.de

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens grundsätzlich unzulässig ist, sofern der behauptete Verstoß nicht fristgemäß bei der Vergabestelle gerügt wird. Insoweit wird auf die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen entsprechend § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.

So sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB Nachprüfungsanträge unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in der Vergabeunterlage erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
08/07/2022

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1.

Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen

VII.1.1.

CPV-Code Hauptteil
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

VII.1.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)

VII.1.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE72 Gießen

Hauptort der Ausführung: Hessen

VII.1.4.

Beschreibung der Beschaffung

Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Umstellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln.

— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter,

— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,

— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise,

— Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den.

Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:

In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind:

— 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktiona-litäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,

— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,

In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.

— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,

— Projektleitung, Projektsteuerung und Pro-jektcontrolling,

— Beratungsleistungen einschließlich konzep-tioneller Arbeiten,

— Anpassung, Konfiguration und Customizing,

— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,

— Test- und Qualitätssicherung,

— Technische Installation on premise im Re-chenzentrum der ekom21,

— Erstellung von Rollen & Berechtigungskon-zepten,

— Schulung (technisches und fachliches Personal sowie Anwender),

— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation etc.),

— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Be-triebsaspekte),

— Pflege und Weiterentwicklung einschließ-lich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,

— Support.

VII.1.5.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48

VII.1.6.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 0,01 EUR

VII.1.7.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: BTC Business Technology Consulting

Postanschrift: Escherweg 5

Ort: Oldenburg (Oldenburg)

NUTS-Code: DE943 Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 26121

Land: Deutschland

E-Mail: vertrieb@btc-ag.com

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein

VII.2.

Angaben zu den Änderungen

VII.2.1.

Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Der Auftragswert wird aufgrund von unvorhersehbaren Umständen, die der öffentliche Auftraggeber im Projektverlauf nicht hätte vorhersehen können, angehoben.

Hinweis zu Feld VII.2.3: Da die Veröffentlichung der Auftragswerte den berechtigten geschäftlichen Interessen der Auftragnehmer zuwiderlaufen würde, werden diese hier nicht veröffentlicht.

VII.2.2.

Gründe für die Änderung

Notwendigkeit der Änderung aufgrund von Umständen, die ein öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber bei aller Umsicht nicht vorhersehen konnte (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/25/EU)

Beschreibung der Umstände, durch die die Änderung erforderlich wurde, und Erklärung der unvorhersehbaren Art dieser Umstände:

Es sind nachträglich unvorhersehbare Umstände im Zuge des Projektverlaufs eingetreten, die einen erhöhten Beratungs- und Umsetzungsaufwand bedürfen und somit in einer Anhebung des Auftragswerts resultieren.

Der Gesamtcharakter des Auftrags wird durch die Änderung nicht verändert. Der Auftrag wird weder durch eine andersartige Leistung ersetzt noch wird die Art der Beschaffung grundlegend geändert. Ansonsten erfolgt keine weitere Vertragsänderung.

Der Auftragswert wird durch die Änderung allenfalls um deutlich weniger als 50 % erhöht.

Es liegen unvorhersehbare Umstände vor (§132 Abs.2 Nr. 3 GWB), die zu diesem Mehrbedarf führen. Zudem wird durch die Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert.

VII.2.3.

Preiserhöhung

Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)

Wert ohne MwSt.: 0,01 EUR

Gesamtauftragswert nach den Änderungen

Wert ohne MwSt.: 0,01 EUR