112/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft

E-Mail: alexandra.losch@hlp-rae.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des Auftraggebers: Städtische Eisenbahn-, Straßenbahn-, Oberleitungsbus- oder Busdienste

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: ÜSTRA_eProcurement_VP

Beschreibung: Bereitstellung und Betrieb Softwarelösung für Einkaufsprozess: Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.

Kennung des Verfahrens: 475ac7f3-b0f6-41c9-903a-75a8bc6364fe

Interne Kennung: ÜSTRA_eProcurement-System_2025_VP

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Im ersten Verfahrensabschnitt werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrages aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle die Eignung der Bewerber anhand der eingereichten Nachweise. Sodann werden max. 6 Bewerber ausgewählt, die eingeladen werden, erste indikative Angebote einzureichen, über die dann in zwei Verhandlungsphasen verhandelt wird. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung nach den bekannt gegebenen Auswahlkriterien. Die sechs (6) ausgewählten Bieter werden durch die Vergabestelle aufgefordert, ein indikatives Erstangebot einzureichen und Zugangsdaten für ein Testsystem der Standardsoftware, die Grundlage der angebotenen Softwarelösung sein wird, an die Vergabestelle zu übermitteln. Die Zugangsdaten werden sieben (7) Kalendertage nach der Aufforderung zur Einreichung des indikatives Erstangebotes übermittelt. Das Testsystem muss mindestens sechs Wochen lang zur Verfügung gestellt werden und die Zugänge für bis zu 25 Personen zur Verfügung gestellt werden. Das bereitgestellte System wird in Bezug auf die Usability gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde Usability" getestet und bewertet werden.Die Zahl der Bieter, die an dem weiteren Verfahren teilnehmen, wird sodann auf drei (3) reduziert. Die Auswahlentscheidung erfolgt anhand der erreichten Punktzahl gem. den Kriterien der "Anlage 01_Anlage 05_Bewertungsbogen für die 1. Bewertungsrunde (...).Die 3 ausgewählten Bieter erhalten sodann Gelegenheit zur Entwicklung der Schnittstelle innerhalb des bereitgestellten Standardtestsystem zu folgenden Systemen: Stammdaten-Schnittstelle für die "Lieferanten" zwischen eProcurement-System und Infor OS-(Schnittstellenserver)]. Hierfür steht innerhalb der Angebotsfrist ein Entwicklungszeitraum von vier (4) Wochen zur Verfügung.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Hohen Ufer 6

Stadt: Hannover

Postleitzahl: 30159

Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 3 000 000,00 EUR

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3 000 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YHS5JG7

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/25/EU

sektvo -

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: ÜSTRA_eProcurement_VP

Beschreibung: Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung "eProcurement-System". Die ÜSTRA führt für sich zur Nutzung im Unternehmen der ÜSTRA und zur Nutzung im Unternehmen der regiobus Hannover GmbH (regiobus) das eingeleitete europaweite Ausschreibungsverfahren durch. ÜSTRA wird mit dem obsiegenden Bieter den ausgeschriebenen Rahmenvertrag abschließen, die Lizenzen zur Nutzung erwerben. Geplant ist es, dass die ÜSTRA einen Teil der erworbenen Lizenzen an die regiobus unterlizenziert. Diese Unterlizensierung dient insbesondere dem Zweck, dass regiobus und ÜSTRA seit 2025 einen Gemeinschaftsbetrieb bilden und ihre Zusammenarbeit intensivieren werden. Hierzu gehört es, mandantenfähige gemeinsame Systeme und möglichst einheitliche Prozesse zu nutzen. Die Unternehmenstrennung innerhalb eines Systems muss jedoch gewährleistet sein. Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden. Um die technische Umsetzung einer Anbindung an den Schnittstellenserver Infor OS sowie das ERP-System Infor LN der ÜSTRA und Sage sowie regio LG der regiobus sicherzustellen, erfolgt im Vergabeverfahren ein Proof of Concept (PoC). Zwingende Voraussetzungen zur Zulassung zu dem PoC sind die Akzeptanz und Zeichnung folgender Unterlagen durch den Wettbewerbsteilnehmer: - Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) inklusive der Mindestanforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie - Vertraulichkeitsvereinbarung. Die Bieter erhalten dann weitergehende Informationen zur Durchführung des PoC, technischen Ansprechpersonen, technischen Voraussetzungen, Use cases, Zugangsdaten etc. Die Vorgaben hierzu ergeben sich aus dem Schnittstellenkonzept. ÜSTRA gibt einheitlich für alle Bieter eine Schnittstelle vor. Der Bieter, der im Vergabeverfahren den PoC zur Schnittstellenprogrammierung durchführt, erhält hierfür eine Vergütung in Höhe von 10.000,00 Euro netto. Wird der Bieter nach Abschluss des Vergabeverfahrens mit der Bereitstellung des eProcurement-Systems beauftragt, wird das für die Vorarbeiten erhaltene Entgelt auf die Gesamtvergütung angerechnet. Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 02 mitsamt weiteren Anlagen gem. Anlagenverzeichnis) und der Einleitung (Anlage 01). Die Anlagen zur Leistungsbeschreibung werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs an die Bieter übermittelt.

Interne Kennung: ÜSTRA_eProcurement-System_2025_VP

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Hohen Ufer 6

Stadt: Hannover

Postleitzahl: 30159

Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 2 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 6

Weitere Informationen zur Verlängerung: 6 x 1 Jahr bis maximal 8 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Zusätzliche Informationen: Voraussetzung für die erfolgreiche Teilnahme an dem Wettbewerb innerhalb der Angebots- und Verhandlungsphase ist die erfolgreiche Absolvierung des definierten Proof of Concept gem. Einleitung und die Entwicklung der Schnittstelle innerhalb des bereitgestellten Standardtestsystem zu folgenden Systemen: Stammdaten-Schnittstelle für die "Lieferanten" zwischen eProcurement-System und Infor OS-Servern [(die produktive Umgebung des Infor OS (Schnittstellenserver)].

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotspreis

Beschreibung: Der Gesamtpreis des Angebotes geht zu 40 Prozent in die Gesamtbewertung des Angebotes ein. Die jeweilige Prozentzahl wird auf Basis der nachstehenden Formel berechnet: (Günstigster Angebotspreis)/(Angebotspreis Bieter 1,2,3 usw.)×100=Preiswert

Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzeptbewertung

Beschreibung: Konzepte sind im Wesentlichen textlich zu beschreiben und können unterstützend mit Grafiken oder weiteren Ausführungen ergänzt werden, um die geforderten Funktionalitäten und Anforderungen herauszustellen. Die Bewertung erfolgt anhand der in der Leistungsbeschreibung konkretisierten Aspekte und Aufgabenstellungen (Mindestinhalte, Vorgaben etc. zu den jeweiligen Konzepten). Innerhalb der Punktvergabe werden je nach Qualität und Plausibilität des Konzeptes Abstufungen vorgenommen. Details ergeben sich aus Kapitel 9 der Einleitung.

Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)

Zuschlagskriterium — Zahl: 60

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung

Informationen über die Überprüfungsfristen: Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung. Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft

6. Ergebnisse

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.

Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund geänderter Anforderungen

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote