Beschreibung der Beschaffung
Für den Bereich EFM und ESS/MSS ist die Weitergabe an Subunternehmer zulässig.
Die Abwicklung der Beratung für das Employee File Management by Open Text bzw. ESS/MSS soll auch bei einer Weitergabe an einen Subunternehmer über den Vertragspartner als Generalunternehmer erfolgen.
Technische Details zu unseren Systemen:
SAP HCM ist seit 2003 im Einsatz und läuft auf einem separaten Mandanten auf einem System (ERP 6 mit EHP 8 mit DokuLink (OTEXBAS 1620_700)).
Fiori Front-End Server 6.0 mit SP03 (Fiori Frontend wird auch für ERP genutzt).
Die HCM Komponenten haben den Releasestand 608 mit SP-Level A1.
Die digitale Personalakte EFM 16.2 ist seit 2016 im Einsatz.
Als Auftragnehmer müssen Sie bei der Leistungserbringung grundsätzlich die Vorschriften der DSGVO einhalten. Sie als Bieter verpflichten sich bei Vertragsabschluss die zur Auftragsdurchführung betrauten Beschäftigten auf die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu verpflichten. Die Originale der Verpflichtungserklärungen sind der GMSH auszuhändigen.
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Zusätzliche Informationen zu ESS/MSS (Los 2):
Folgende Employee und Manager Self-Services sind seit dem 01.11.2020 im produktiven Einsatz:
- Meine Abwesenheitsanträge
In diesem Self-Service können Beschäftigte bei der Beantragung einer Abwesenheit zwischen verschiedenen „SAP An-/Abwesenheitsarten“ auswählen. Je nach An/Abwesenheitsart läuft der Genehmigungsprozess 1 bis 2-stufig und mit oder ohne Dateianlagen. Bei Prozessen mit Dateianlagen werden diese mit Abschluss des Prozesses über eine vorbestimmte Dokumentenart in die betroffene digitale Personalakte abgelegt.
Die Genehmigerermittlung erfolgt auf Basis des SAP Organisationsmanagements.
- Meine Zeitbuchungen
Beschäftigte haben die Möglichkeit, über „Meine Zeitbuchungen“ eine Schnellerfassung und/oder Ausführliche Erfassung (nachträgliche Erfassung) vorzunehmen. Angezeigt werden unter dem dritten Reiter „Zeitereignisse“ alle (auch aus Subsystemen stammende) Einträge. Das Löschen von Zeitereignissen, die aus Subsystemen stammen, ist derzeit noch nicht möglich. Die Manager werden per E-Mail (wird automatisch aus dem System versendet) über erfasste Zeitbuchungen ihrer Mitarbeiter informiert, sodass es in der aktuellen Ausprägung keiner obligatorischen Genehmigung der vorgenommenen Zeiterfassungen durch den Manager bedarf.
- Meine Zeitnachweise
In „Meine Zeitnachweise“ wird abweichend zum SAP Standard ein SAPScript basiertes Formular eingesetzt und dem Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Manager haben in „Meine Zeitnachweise“ zusätzlich die Möglichkeit, im Namen eines unterstellten Beschäftigten zu agieren und sich die Zeitnachweise anzusehen.
- Meine Entgeltnachweise
Zur Anzeige der Entgeltnachweise wird die Fiori App „Meine Entgeltnachweise“ im SAP Standard eingeführt.
- Teamkalender
Der „Teamkalender“ wird in zwei Varianten angeboten. Einmal in der SAP Standard Variante und einmal in der NWBC Darstellung. Die NWBC-Darstellung wird hauptsächlich wegen Exportfunktion des Teamkalenders bereitgestellt. Die Beschäftigten verfügen über eine einzige Sicht und die Manager über 3 Sichten. Bei dem Aufbau der Sichten im MSS sind zusätzliche Prüfungen implementiert, um die GMSH-individuellen Aspekte (abweichend zum Standard) im Teamkalender darstellen zu können.
- Meine Dokumente
Zur Anzeige der eigenen Lohnsteuerbescheinigungen und DEÜV-Bescheinigungen wurde die Fiori App Meine Dokumente als kundenindividuelle Fiori App eingeführt. Mit Hilfe dieser App können ohne Parametrisierung der Dokumentenart sämtliche in einem SAP ArchiveLink zertifizierten Content Repository abgelegten Dokumente angezeigt werden. Durch Festlegung der Dokumentenart kann die kundenindividuelle Fiori App differenziert ausgeprägt und jede einzelne Dokumentenart als eigene Kachel abgebildet werden.