Archivdienstleistungen 2023 ff.

Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH sowie des damit verbundenen Informationsservice ab 2023 ff.

Hauptort der Ausführung: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alleeinschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburgentsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers• Registraturaufgaben• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg• externe Aktenaufbewahrung• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nachRecherche• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. anLandes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der VertragslaufzeitDer Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen. Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: