Einführung eines integrierten Workflowmanagementsystems (iWMS)

Ziel des Projekts ist die Einführung eines Workflowmanagement Systems, das als On-Premise Lösung in die bestehende IT-Landschaft der SNH integriert werden soll, um Unternehmensprozesse zu standardisieren und zu beschleunigen sowie die Organisation bei täglichen Aufgaben zu unterstützen und ein Rollen- und Rechtekonzept umzusetzen. Das ausgeschriebene System soll es den Mitarbeiter*innen ermöglichen, Workflows eigenständig zu gestalten und zu ändern und über ein Dashboard anstehende Aufgaben einzusehen und zu koordinieren. Neben dem Workflowmanagement soll das System ein Dokumentenmanagement, das Freigaben über elektronische Unterschriften ermöglicht, sowie ein Aufgabenmanagement, Auditmanagement, Lieferantenmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Schulungsmanagement bereitstellen.

Ziel des Projekts ist die Einführung eines Workflowmanagement Systems, das als On-Premise Lösung in die bestehende IT-Landschaft der SNH integriert werden soll, um Unternehmensprozesse zu standardisieren und zu beschleunigen sowie die Organisation bei täglichen Aufgaben zu unterstützen und ein Rollen- und Rechtekonzept umzusetzen. Das ausgeschriebene System soll es den Mitarbeiter*innen ermöglichen, Workflows eigenständig zu gestalten und zu ändern und über ein Dashboard anstehende Aufgaben einzusehen und zu koordinieren. Neben dem Workflowmanagement soll das System ein Dokumentenmanagement, das Freigaben über elektronische Unterschriften ermöglicht, sowie ein Aufgabenmanagement, Auditmanagement, Lieferantenmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Schulungsmanagement bereitstellen.

Die im Teilnahmewettbewerb von den Bewerbern eingereichten Produktbeschreibungen des anzubietenden Softwaresystems haben gezeigt, dass die Bewerber und der Auftraggeber unterschiedliche Verständnisse vom Auftragsgegenstand und der gewünschten Softwarelösung haben.

Die im Vergabeverfahren anzubietenden Produkte sollten nach Erwartung des Auftraggebers ausgereifte Standardprodukte sein, welche die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anwendungsbereiche bzw. Module (z.B. Workflowmanagement, Auftragsmanagement, Dokumentenmanagement, Risikomanagement, etc.) vollumfänglich bzw. zu wesentlichen Teilen als vorgefertigte Produkte bereitstellen. Die im Softwarepaket bereitgestellten Module müssen von den anzubietenden Lösungen der Bewerber vollständig integriert sein.

Die im Teilnahmewettbewerb von den Bewerbern präsentierten Softwareprodukte beinhalteten dagegen im Wesentlichen Kombinationen aus Einzellösungen, welche nicht als ein Standardprodukt angesehen werden können und nicht über die erforderliche Produktreife verfügen. Einzellösungen werden für ein einziges, spezifisches Anwendungsfeld entwickelt und erfüllen, auch wenn diese miteinander technisch „verwoben“ werden, nicht die vom Auftraggeber aufgestellten Anforderungen an ein integriertes standardisiertes Softwareprodukt (z.B. einheitliche Datenbasis).

Die abweichenden Verständnisse sind von einem so großen Gewicht, dass nicht zu erwarten ist, dass diese im Rahmen der Verhandlungen zufriedenstellend aufgeklärt werden können. Die Fortsetzung des Vergabeverfahrens würde daher nicht mit hinreichender Sicherheit zu vergleichbaren Angeboten und insoweit nicht zu einem fairen Wettbewerb führen.

Aus diesem Grund sieht sich der Auftraggeber gezwungen, das Vergabeverfahren einzustellen. Der Auftraggeber wird die im Vergabeverfahren gewonnenen Erkenntnisse zur Überarbeitung und Klarstellung der Vergabeunterlagen nutzen und im Anschluss das Verfahren mit angepassten Anforderungen erneut einleiten.“