109/2026

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus

E-Mail: einkauf@esh.essen.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Transformationsprojekt H4S4

Beschreibung: Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung von Beraterleistungen für die Zusammenführung von zwei SAP-HR-Systemen (ERP) und anschließende Transformation nach SAP HCM S/4HANA (H4S4) durch ein offenes Verfahren.

Kennung des Verfahrens: 383a7898-4717-48e1-b046-a802609803c7

Interne Kennung: 2026-07

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72246000 Systemberatung, 72266000 Software-Beratung

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Essen

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTP4CR6KC# Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 21.05.2026, 10:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB

Betrug: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB

Korruption: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und §123 Abs. 1 Nr. 6, 7, 8 und 9 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 4 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 123 Abs. 4 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 5 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und § 124 Abs. 1 Nr. 8 und 9 GWB

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Transformationsprojekt H4S4

Beschreibung: Beschafft werden soll ein Abrufkontingent zu den o.g. Leistungen mit einer Abnahmeverpflichtung und mehreren Optionspaketen.

Interne Kennung: 2026-07

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72246000 Systemberatung, 72266000 Software-Beratung

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Essen

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbekannt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten

Beschreibung des Eignungskriteriums: Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anzugeben sind die für das Projekt vorgesehenen Mitarbeitenden.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens zwei , nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor in den letzten drei Jahren (ab Bekanntmachungszeitpunkt). Referenzen sind nach Art und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind: - Transformationsprojekte im Bereich H4S4 (reine Betriebsleistungen, Supportleistungen und technische Standardtätigkeiten, wie das Einspielen von Updates oder Wartung bestehender Systeme werden nicht als gleichwertig anerkannt) - Mindestumfang von 1.000 Personentagen Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):

Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten

Beschreibung des Eignungskriteriums: DIN EN ISO 9001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Gefordert ist die Vorlage eines gültigen DIN EN ISO 9001 Zertifikates

Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten

Beschreibung des Eignungskriteriums: DIN EN ISO/IEC 27001 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Gefordert ist die Vorlage eines gültigen DIN EN ISO/IEC 27001 Zertifikates

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Projektmanagementzertifikat Projektleiter (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Der vom Bieter benannte Projektleiter verfügt über fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung im Projektmanagement. Diese sind nachzuweisen durch: - eine anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung, insbesondere nach etablierten Standards und Vorgehensmodellen wie PRINCE2, PMBOK oder dem V-Modell, oder - nachweislich gleichwertige Erfahrung in der erfolgreichen Leitung vergleichbarer Projekte. Die vergleichbare Projekterfahrung muss insbesondere die folgenden Aufgabenbereiche umfassen: - Projektplanung - Projektsteuerung - Projektcontrolling - Risikomanagement Gleichwertige Zertifizierungen oder Qualifikationen werden anerkannt. Zertifikate können insbesondere von anerkannten Organisationen wie dem PMI oder der IPMA stammen. Nachweisführung: Die Qualifikation ist durch geeignete Unterlagen zu belegen, insbesondere durch: - Zeugnisse, - Zertifikate, - oder detaillierte Projektdokumentationen (z. B. Referenzprojekte mit Beschreibung der eigenen Rolle und Verantwortlichkeiten).

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/05/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTP4CR6KC/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTP4CR6KC

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTP4CR6KC

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 17/06/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 105 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich vor, Bietende gem. § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist - fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder - fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Wenn die nachzureichenden, zu vervollständigenden und/oder zu korrigierenden Unterlagen daraufhin nicht innerhalb der Nachfrist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss der Bietenden vom weiteren Vergabeverfahren. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für wesentliche Preisangaben (vgl. § 56 Abs. 3 VgV).

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Eigenerklärung Datenschutz - Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe: Im Fällen von Bietergemeinschaften/Unterauftragnehmern/Eignungsleihe ist das Formular 521 zusätzlich jeweils von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern/Unterauftragnehmern/Eignungsleihern einzureichen. - Formular 522 Eigenerklärung Mindestlohngesetz - Formular 523 Eigenerklärung EU-Sanktionspaket - Formular 531 Bietergemeinschaftserklärung: sofern zutreffend - Formular 533a Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe: sofern zutreffend - Formular 533b Nachweis Unterauftragtnehmer: sofern zutreffend - Formular 534a Erklaerung Eignungsleihe: sofern zutreffend - Projektmanagementzertifikat Projektleiter: Der Projektleiter verfügt über fundierte Kenntnisse im Projektmanagement, nachweisbar durch: - eine anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung oder - nachweislich gleichwertige Erfahrung in der erfolgreichen Leitung vergleichbarer Pr

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen

Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Essener Systemhaus

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Essener Systemhaus

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus

Registrierungsnummer: DE119651740

Postanschrift: Kruppstr. 82-100

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45145

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

E-Mail: einkauf@esh.essen.de

Telefon: 000

Internetadresse: https://www.esh-essen.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48147

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de

Telefon: +49 251411-1604

Fax: +49 251411-2165

Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de/kontaktseite-vergabekammer-westfalen

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a0862847-5e8b-42aa-9cce-5000520e6f52-01

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen

10.1.

Änderung

Abschnittskennung: PROCEDURE

Beschreibung der Änderungen: Die Angebotsfrist wurde verlängert und es wurden weitere Vertragsbedingungen direkt im Projektraum zur Verfügung gestell.

Änderung der Auftragsunterlagen am: 08/06/2026

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c6fe7e05-3705-4e5e-89f3-13e4a0aa0b19 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/06/2026 14:19:47 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 393856-2026

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 109/2026

Datum der Veröffentlichung: 09/06/2026