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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Lausitzer und Mitteldeutsche Bergbau-Verwaltungsgesellschaft mbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung des ai Vergabemanagers als Vergabemanagementsystem der LMBV mbH (Einrichtung, Customizing, Schulung, Betrieb, Schnittstellenanbindung)
Beschreibung: Gegenstand des Auftrages sind Cloudleistungen und Dienstleistungen zur Einführung des ai Vergabemanagers als Vergabemanagementsystem (VMS) einschließlich Anbindung an das SAP-System des Auftraggebers: - Einführung des ai Vergabemanagers zum 01.07.2026 als Stand-Alone-Lösung (ai Vergabemanager, ai Reportingportal, White Label Lösung) sowie begleitende Dienstleistungen (Projektleitung, Beratung, Customizing/Anpassung, technische Beratung, Endanwender- und Administratorenschulungen) - Erweiterung des ai Vergabemanagers zum 01.01.2027 mit Anbindung an das SAP S/4 HANA des Auftraggebers mittels Asapio Cloud Integrator sowie optional Implementierung des WinGAEB-Addons (u. a. für Preisspiegel/-vergleich) sowie begleitende Dienstleistungen (Projektleitung, Beratung, Customizing/Anpassung, technische Beratung, optional Endanwender- und Administratorenschulungen)
Kennung des Verfahrens: 463c69c4-fc36-4a03-92c5-c255797ab424
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72266000 Software-Beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Senftenberg
Postleitzahl: 01968
Land, Gliederung (NUTS): Oberspreewald-Lausitz (DE40B)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Einführung des ai Vergabemanagers als Vergabemanagementsystem der LMBV mbH (Einrichtung, Customizing, Schulung, Betrieb, Schnittstellenanbindung)
Beschreibung: Gegenstand des Auftrages sind Cloudleistungen und Dienstleistungen zur Einführung des ai Vergabemanagers als Vergabemanagementsystem (VMS) einschließlich Anbindung an das SAP-System des Auftraggebers: - Einführung des ai Vergabemanagers zum 01.07.2026 als Stand-Alone-Lösung (ai Vergabemanager, ai Reportingportal, White Label Lösung) sowie begleitende Dienstleistungen (Projektleitung, Beratung, Customizing/Anpassung, technische Beratung, Endanwender- und Administratorenschulungen) - Erweiterung des ai Vergabemanagers zum 01.01.2027 mit Anbindung an das SAP S/4 HANA des Auftraggebers mittels Asapio Cloud Integrator sowie optional Implementierung des WinGAEB-Addons (u. a. für Preisspiegel/-vergleich) sowie begleitende Dienstleistungen (Projektleitung, Beratung, Customizing/Anpassung, technische Beratung, optional Endanwender- und Administratorenschulungen)
Interne Kennung: Vergabenummer: L26IT11561
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72266000 Software-Beratung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Optionen gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB Die Leistungen für den Betrieb des ai Vergabemanagers als Cloud-Lösung für den Zeitraum ab 01.01.2028 werden als Optionen vereinbart. Eine separate Optionsbeauftragung ist nicht notwendig. Die Laufzeit des Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, soweit der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Die Leistungen zum WinGAEB-Addon (Cloudleistung und Implementierung), die Schnittstellenerweiterung des Asapio Cloud Integrators (für zusätzliche Anforderungen des Auftraggebers) sowie die Endanwender- und Administratorenschulungen zum 01.01.2027 werden jeweils als Option vereinbart. Die Beauftragung der Option erfolgt gemäß EVB-IT Cloudvertrag, Nummer 3.1 und 9.1. Die Voraussetzungen für die Beauftragung der Optionen bzw. optionalen Leistungen sind im EVB-IT Cloudvertrag, Nummer 3.1 und 9.1 geregelt.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Senftenberg
Postleitzahl: 01968
Land, Gliederung (NUTS): Oberspreewald-Lausitz (DE40B)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 22/06/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Der Abschluss des Vertrages erfolgt frühestens 10 Tage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Niedrigster Preis
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 GWB schreibt vor: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Verga-bevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekannt-machung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabe-unterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Lausitzer und Mitteldeutsche Bergbau-Verwaltungsgesellschaft mbH
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: „Im Rahmen einer Markterkundung wurden mehrere am Markt verfügbare Vergabemanagementsysteme hinsichtlich ihrer technischen, funktionalen und organisatorischen Eignung bezogen auf den Vergabeprozess des Auftraggebers untersucht. Im Ergebnis wurde das Vergabemanagementsystem „ai Vergabemanager“ der Administration Intelligence AG als Vorzugsvariante ermittelt. Diese Auswahl begründet sich insbesondere dadurch, dass es sich bei diesem Vergabemanagementsystem um ein Teilmodul der Beschaffungslösung „ai Beschaffungsportal“ handelt, die als (Entwicklungs-)Grundlage für die im Auftrag des Bundes im Rahmen der Dienstekonsolidierung als von der unmittelbaren Bundesverwaltung einheitlich zu verwendende Beschaffungslösung „VMS Bund“ dient. Insoweit würde sich der Auftraggeber als bundeseigenes Unternehmen an der Systemarchitektur des Bundes orientieren. Durch den Einsatz des ai Vergabemanagers würde ferner die perspektivische Möglichkeit geschaffen werden, sich bei einer Folgeausschreibung des Bundes im Hinblick auf das ai Beschaffungsportal als Abrufberechtigter zu beteiligen und zukünftig weitere Leistungen über das Kaufhaus des Bundes (KdB) zu beziehen. Daneben konnten die weiteren im Rahmen der Markterkundung betrachteten Vergabemanagementsysteme die Anforderungen an den Vergabeprozess des Auftraggebers entweder nicht oder nur mit erheblichen funktionalen Einschränkungen, die einen unzumutbaren Mehraufwand im Vergabeprozess zur Folge hätten, erfüllen. So müssten bspw. Bestellungen mit Leistungsverzeichnissen auf Basis von SAP MM-SRV im SAP-System des Auftraggebers manuell angelegt werden. Der Auftraggeber nutzt diese Art von Leistungsverzeichnissen standardmäßig für seine Vergabeverfahren. Diese sind nach Zuschlagserteilung zudem die Grundlage für die elektronische Leistungserfassung im AVA@SAP (Erfassung von Aufmaßen, Freigabe von Aufmaßen). Aufgrund der hohen Anzahl an Bestellungen sowie des Umfangs und der Komplexität der Leistungsverzeichnisse ist eine automatisierte Bestellanlegung gemäß den vorgenannten Vorgaben zwingende Anforderung des Auftraggebers. Auch gibt es teils keine Vorschaufunktion mit Exportfunktion für EU-Bekanntmachungen nach dem eForms-DE-Standard. Dies ist ebenfalls zwingende Anforderung des Auftraggebers, da Auftragsbekanntmachungen vor dem Start des Vergabeverfahrens bzw. der Veröffentlichung der Bekanntmachung gemäß innerbetrieblichen Organisationsregelungen zu Dokumentationszwecken einer Freigabe bedürfen. Ferner handelt es sich bei dem ai Vergabemanager um eine proprietäre Software. Dahingehend verfügt die Administration Intelligence AG über die ausschließlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte. Diese beziehen sich insbesondere auf den Quellcode sowie zugrunde liegenden Datenbankstrukturen und Schnittstellen. Aufgrund dessen ist es weder möglich, den ai Vergabemanager in dem von dem Auftraggeber geforderten Umfang (Einrichtung, Customizing, Schulung, Betrieb, Schnittstellenanbindung) über Dritte zu beziehen noch können Dritte etwaige Fehlerbehebungen/Pflegeleistungen auf Quellcodeebene erbringen. Im Ergebnis liegen technische Gründe i. S. d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV sowie gewerbliche Schutzrechte i. S. d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV zugunsten der Administration Intelligence AG vor. Eine vernünftige Alternative i. S. d. § 14 Abs. 6 VgV besteht aus den o. g. Gründen nicht.“
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Lausitzer und Mitteldeutsche Bergbau-Verwaltungsgesellschaft mbH
Registrierungsnummer: 992-80106-26
Postanschrift: Knappenstraße 1
Stadt: Senftenberg
Postleitzahl: 01968
Land, Gliederung (NUTS): Oberspreewald-Lausitz (DE40B)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3573 84 4478
Fax: +49 3573 84 4643
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228 94990
Fax: +49 228 9499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Administration Intelligence AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: UStID. DE210766265
Stadt: Würzburg
Postleitzahl: 97082
Land, Gliederung (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)
Land: Deutschland
Telefon: +49 931 73046-200
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 828a64e7-6b1c-4e92-8b4e-bc5265d1f84f - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/06/2026 08:31:51 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 396767-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 110/2026
Datum der Veröffentlichung: 10/06/2026